Vergleichen Ihre Bankangestellten oder Versicherungsvertreter immer noch manuell Tabellenkalkulationen, um Daten sinnvoll auszuwerten? Sind manuelle Journaleinträge immer noch Teil Ihres Arbeitsablaufs? Es ist nicht ungewöhnlich, dass Buchhalter, Kredit- und Versicherungsvertreter hinter Stapeln von gedruckten Papieren oder Excel-Tabellen vergraben sind und Berge von Daten durchforsten, um Informationen zu suchen, Fehler zu finden oder Posten abzugleichen.
Die größte Herausforderung beim Abgleich von Transaktionen ist daher der Zeit- und Arbeitsaufwand, der mit der Verarbeitung verbunden ist – vor allem, wenn die Konten des Hauptbuchs aus Millionen von Zeilen und Spalten bestehen, die mit anderen Datenquellen abgeglichen werden müssen, um relevant und aussagekräftig zu sein.
Zeit und Aufwand sind jedoch nur ein Teil des Problems – der manuelle Prozess birgt Risiken, die den Ruf Ihres Unternehmens aufs Spiel setzen.
Auswirkungen des manuellen Aufwands auf die Genauigkeit
Der Abgleich von Transaktionsdaten ist eine langwierige und mühsame Aufgabe, bei der Genauigkeit und Präzision nicht gewährleistet sind. Ein übersprungener Datensatz, ein Rechtschreibfehler, eine doppelte Nummer, eine falsche Zahl sind Fälle mit großen Auswirkungen.
Bankunterlagen, Rechnungen, Kreditkarten, Bankauszüge, Kundeninformationen sind vertrauliche Daten, die keinen Platz für Fehler haben. Die Herausforderung wird noch verschärft, wenn Ihre Mitarbeiter mit ERP-Daten oder Daten aus mehreren Silos arbeiten müssen. Annahmen, vorsätzliches oder absichtliches Übersehen von Tatsachen, Nachlässigkeit sind bei so viel Druck und Arbeitsüberlastung zu erwarten.
Ein Bericht der IMA, in dem 751 Finanzfachleute befragt wurden
kam zu dem Schluss:
- Im Durchschnitt dauert es sieben Tage, bis das Verfahren abgeschlossen ist.
- Zwei Drittel der Befragten gaben an, dass sie in hohem Maße auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind, was den Zeitaufwand für die Erstellung von Jahresabschlüssen erhöht und das Risiko ungenauer Ergebnisse erhöht.
Trotz der Risiken, die mit dem manuellen Aufwand verbunden sind, ist dies immer noch eine weit verbreitete Methode des Abgleichs und der Abstimmung von Transaktionen in Finanzunternehmen – einfach deshalb, weil der Übergang zur Automatisierung nur langsam erfolgt und oft untergraben wird.
Probleme bei der Bewältigung hoher Arbeitsvolumen
One-to-many- oder Many-to-many-Beziehungen zwischen Datensätzen müssen oft abgeglichen werden, aber dies manuell zu tun, kann zu falschen Annahmen und individuellen Fehlern führen. Angesichts des hohen Arbeitsvolumens, des begrenzten Zeitrahmens und der begrenzten Unterstützung kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter, die diese Datenelemente bearbeiten, überfordert sind und wichtige Datenpunkte übersehen. Dies öffnet buchstäblich Tür und Tor für fehlende Einträge und kostspielige Fehler in den Finanzdaten.
Eine übermäßige Arbeitsbelastung kann auch dazu führen, dass Mitarbeiter nachlässig werden, unklare Punkte übersehen oder falsche Annahmen über Datensätze treffen, was letztlich zu Verzögerungen, Fehlern und vielen weiteren erheblichen Problemen führt.
Burnout von Mitarbeitern und Bindung von Talenten
Diejenigen, die sich für die Buchhaltung entscheiden, tun dies aus Liebe zu den Zahlen, tappen aber in die Falle der sich wiederholenden manuellen Aufgaben. Abgleich von Tabellenkalkulationen, die Vorrang vor anderen Problemlösungsaufgaben haben.
Außerdem hindern repetitive Aufgaben die Mitarbeiter daran, den Prozessen einen Mehrwert zu verleihen und kritisch zu denken, was sie eigentlich tun sollten. Stattdessen verbringen sie die meiste Zeit damit, Daten auszuwerten, während der Kopf hinter Bergen von Papierkram vergraben ist.
Das Ergebnis? Sie sind mit ihrer Arbeit nicht mehr zufrieden. Das Unternehmen muss sich erneut auf die Einstellung, Schulung und Bindung von Mitarbeitern konzentrieren.
All diese Probleme könnten durch den Einsatz von automatisierter Transaktionssoftware erheblich eingedämmt werden.
Vorteile des Einsatzes einer Software für den automatischen Abgleich von Transaktionen
Ob Sie es erkennen oder nicht, Ihr Unternehmen wird irgendwann in automatisierte Systeme und Prozesse investieren müssen. Der Abgleich von Hauptbuchsalden, der Abgleich von Entitäten mit anderen Entitäten, die Abwicklung von Finanztransaktionen an mehreren Stellen sind mühsame Aufgaben, die unterschiedliche Systeme und Quellen einbeziehen.
So kann eine Automatenlösung helfen:
Gewährleistet Genauigkeit
Für einen Menschen ist es unmöglich, 100 %ige Genauigkeit über mehrere Datenebenen hinweg zu überprüfen, zu identifizieren und sicherzustellen. Es wird immer Fehler geben. Eine automatisierte Software gewährleistet Genauigkeit, da sie eine vordefinierte systembasierte Logik verwendet, um den Abgleich automatisch durchzuführen. Sie müssen sich nicht mehr auf die manuelle Sichtung von Datenmengen verlassen.
Einhaltung der Abschlussfristen
Vermeiden Sie den Druck einer Abschlussfrist in letzter Minute. Verringern Sie mühsame manuelle Arbeit, verkürzen Sie Ihren Feierabend und geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Chance zum Durchatmen. Die Softwarelösung benötigt nur wenige Minuten, um einen Transaktionsabgleich durchzuführen, für den Ihre Mitarbeiter sonst tagelang unter ständigem Druck arbeiten müssten.
Integration mit Ihren Datenquellen
Eine gute Software zum Abgleich von Transaktionen ermöglicht es Ihnen, Ihre Informationen automatisch in die Software zu integrieren, so dass Sie den Abgleich von Transaktionen durchführen können, ohne zwischen Dateien oder Blättern hin- und herspringen zu müssen. Sie müssen die Datei nicht einmal manuell kopieren/einfügen oder importieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Datenbank in die Software zu integrieren und die Software Profilerstellung, Verkettungen oder Datenstandardisierung auf der Grundlage benutzerdefinierter Standards durchführen zu lassen.
Abgleich automatisieren
Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Datenzeilen oder mehrere Datensätze mit einem regelbasierten Prozess abgleichen, der es Ihnen ermöglicht, Finanzabstimmungen mit hohem Volumen in Echtzeit zu automatisieren. Die Integration Ihrer Datenbank in die Software ermöglicht einen sofortigen Abgleich in Echtzeit, so dass ein sofortiger und genauer Datenabgleich gewährleistet ist.
Lesen Sie diesen Beitrag, um mehr über passende Software und Lösungen zu erfahren.
Beseitigung von Redundanzen und Fehlern
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Ihre Kontaktinformationen über mehrere Datenquellen verteilt sind, was zu Redundanzen und Duplikaten führen kann. Wenn die manuelle Eingabe in Ihrem Unternehmen immer noch ein Prozess ist, erhöht sich die Möglichkeit menschlicher Fehler. Die Software für den Abgleich von Transaktionen ermöglicht es Ihnen auch, Duplikate zu erkennen und eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen (siehe Blogbeitrag hier).
Risiken vermindern
Wie bereits erwähnt, besteht die größte Herausforderung beim manuellen Abgleich von Transaktionen in der Gefahr von Fehlern, Nachlässigkeit, Ungenauigkeit, unvollständigen oder unstrukturierten Datensätzen. Reduzieren Sie Risiken, indem Sie die Software Unterschiede, Duplikate, Redundanzen und andere Datenqualitätsprobleme erkennen und beheben lassen.
Da sich die Welt auf eine digitale Landschaft zubewegt, ist es für Ihr Finanzinstitut nicht mehr ratsam, sich auf traditionelle Abstimmungsmethoden zu verlassen. Ihr Datenvolumen wird sich exponentiell erhöhen, ebenso wie Ihre Datenquellen, insbesondere wenn andere Abteilungen in Ihrem Unternehmen digitale Kanäle als Teil einer übergreifenden Initiative zur digitalen Transformation integrieren. Wenn Ihre Buchhalter dennoch Gigabytes von Daten manuell abgleichen müssen, drohen Ihrem Unternehmen Umsatzverluste, der Verlust von Talenten und sogar der Verlust von Marktanteilen.
Wir von Data Ladder haben mit einer Reihe von Finanzinstituten zusammengearbeitet, die von manuellen Prozessen auf unsere Software zum Abgleich von Transaktionen umgestiegen sind.
Hier ist eine interessante Fallstudie.
Lamb Financial Group – Fallstudie
Die Lamb Financial Group ist einer der am schnellsten wachsenden Versicherungsmakler des Landes und bietet landesweit Finanzdienstleistungen ausschließlich für gemeinnützige Organisationen und soziale Einrichtungen an. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Versicherungen zu finden, die von lokalen Wohltätigkeitsorganisationen benötigt werden, die sich mit einigen der schwierigsten Probleme der Gesellschaft befassen. Die Organisation mit Sitz in New York arbeitet mit Versicherern zusammen, die sich auf gemeinnützige Organisationen und Wohltätigkeitsorganisationen spezialisiert haben, und bietet Arbeiterunfall-, Unfall-, Berufshaftpflicht-, Sach-, Kfz-, Direktoren- und Vorstandsmitglieder-, Gruppenkranken- und Invaliditätsversicherungen an.
Geschäftslage
Die Organisation musste Daten aus verschiedenen Quellen extrapolieren. Da es leichte Unterschiede im Schlüsselfeld gab, musste der Umfang der Datenbereinigung reduziert und Zeit gespart werden . Da die Genauigkeit ein so wichtiger Bestandteil ihres Geschäfts ist, war es für das Unternehmen auch sehr wichtig, ein hohes Maß an Standardisierung zu erreichen. Es war von entscheidender Bedeutung, über ein Daten-Software-Tool zu verfügen, das die Lücke beim Abgleich von Unterschieden mit allen zu kombinierenden Daten schließen und Datensätze genau miteinander verknüpfen kann.
Unsere Lösung
DataMatch Enterprise™ war eine einfachere Lösung zur Datenbereinigung und zum Datenabgleich für das Unternehmen. Sie waren in der Lage, unsere Wordsmith™-Funktion, ein Standardisierungstool zur Erstellung benutzerdefinierter Bibliothekseinstellungen, schnell zu nutzen. Diese Möglichkeit der Standardisierung zusammen mit den Abgleich- und Bereinigungsfunktionen machte DataMatch Enterprise zu einem wichtigen Bestandteil des Prozesses beim Import neuer Daten in ihr CRM.
Vorteile der Verwendung von DataMatch Enterprise von Data Ladder
Das Bereinigungs- und Abgleich-Toolkit von Data Ladder hat dem Unternehmen geholfen, mit weniger Aufsicht mehr zu tun und den Arbeitsablauf um mehrere Stunden pro Woche zu optimieren. Dies ist für sie besonders nützlich, wenn sie mit großen Mengen von Abstimmungsdaten zu tun haben.
Wenn Sie unser DataMatch Enterprise-System als Werkzeug zum Abgleich von Transaktionen verwenden, können Sie dies tun:
- Sparen Sie sich die manuelle Arbeit
- Batch- oder Echtzeit-Abgleich durchführen
- Profilieren Sie Ihre Daten, um Problemfelder zu identifizieren
- Daten standardisieren, um Konsistenz zu gewährleisten
- Integration mehrerer Datenbanken in die Software (Quickbooks, Excel usw.)
- Abgleich großer Datenmengen aus verschiedenen Datenquellen
- Gewährleistung von Genauigkeit und Präzision bei der Berichterstattung
Für Finanzorganisationen sind Daten nicht nur ein Treibstoff, sondern eine Lebensader. Es gibt keinen Raum für Fehler, Kompromisse bei der Genauigkeit oder bei der Benutzerfreundlichkeit. Dennoch sind manuelle Prozesse die Hauptursache für ungenaue Berichte, nicht übereinstimmende Kundeninformationen und viele andere Qualitätsprobleme. Im digitalen Zeitalter kann sich ein Finanzunternehmen nicht mehr auf manuelle Prozesse verlassen. Schnelligkeit, Genauigkeit und sofortige Reaktionszeit sind die neuen Anforderungen.
Holen Sie sich Ihre KOSTENLOSE Beratung
mit unseren Spezialisten, um zu erfahren, wie unser Datenabgleichs-Tool Ihnen bei der Abstimmung und dem Abgleich von Transaktionen helfen kann.
