Grundlagen der Adressvalidierung – Wie Sie Adressdaten für eine Mailingliste validieren

Sehen die Adressdaten Ihrer Kunden wie folgt aus?

Wenn Stadt, Bundesland, Straßennummer und Fahrspuren nicht korrekt sind, kann Ihre Adresse nicht validiert werden. Aber was genau ist eine Adressvalidierung, warum ist sie wichtig und wie geht man dabei vor? Lesen Sie weiter, um die Grundlagen der Adressvalidierung zu verstehen.

Was ist Adressprüfung?

Bei der Adressvalidierung wird eine physische Adresse überprüft, um sicherzustellen, dass sie in den offiziellen Postunterlagen für ein bestimmtes Gebiet vorhanden ist. In den meisten Fällen werden Adressen nicht validiert, weil die Adressdaten entweder:

Unvollständig: Wie im obigen Beispiel haben einige Felder keine Statusdaten.

ungenau: Ein falsch geschriebener Gebietsname kann die Validierung einer Adresse erschweren.

Nicht existent/Leerstand: Eine Adresse, die als leerstehend oder nicht registriert gekennzeichnet ist.

Leider gehören Adressdaten zu den komplexesten Datenproblemen, die Unternehmen Hunderttausende von Euro durch Rücksendungen, Warenverluste, Kundenunzufriedenheit und Markenreputation kosten.

Dennoch ist es nicht unmöglich, Adressdaten zu klären. Dies kann in drei Schritten erfolgen, und das Gute daran ist, dass Sie alle drei Schritte mit einer Adressvalidierungssoftware wie DataMatch Enterprise durchführen können.

1. Adress-Scrubbing: Bereinigen Sie unordentliche Adressdaten.
2. Daten deduplizieren: Entfernen Sie Duplikate aus Ihren Datensätzen.
3. USPS-Validierung: Abgleich der bereinigten Daten mit dem USPS oder einer anderen Postbehörde.

Lassen Sie uns dies im Detail besprechen.

Was ist Address Scrubbing?

Eine einfache Analogie dazu wäre ein Chirurg, der sich vor einer Operation die Hände schrubbt. Wenn Sie Adressdaten für eine Mailingliste aufbereiten, müssen Sie diese bereinigen – das heißt, alle Fehler, Unstimmigkeiten und Formatierungsprobleme müssen beseitigt werden.

DieAdressensäuberung ist ein mühsamer Prozess, der nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf. Da dies nicht manuell möglich ist, müssen Sie ein leistungsfähiges Tool zur Adressensäuberung verwenden, das Ihnen dies ermöglicht:

Profilieren Sie Ihre Adressdaten: Die meisten Probleme mit Adressdaten liegen im Verborgenen – das heißt, sie sind nicht leicht zu erkennen. So sind beispielsweise unnötige Satzzeichen zwischen den einzelnen Buchstaben keine Seltenheit, werden aber von Tabellenkalkulationen oder CRM-Systemen nicht erfasst. Deshalb brauchen Sie eine Datenprofilierung, mit der Sie die Fehler in Ihren Adressdaten erkennen können.

Werfen Sie einen Blick auf das folgende Bild.

Sie können ein Profil Ihrer Adressdaten erstellen, um Zeilen mit ungültigen Daten zu ermitteln, z. B. falsche Ortsnamen, oder um die Anzahl der Zeilen mit Buchstaben in der Postleitzahl herauszufinden. Diese Detailgenauigkeit hilft Ihnen bei der Bewertung der Qualität Ihrer Daten und ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Es gibt 20 weitere Muster und Geschäftsregeln, mit denen Sie tief in Ihre Adressdaten eindringen und Details herausfinden können, die Sie sonst nicht sehen könnten.

Bereinigen Sie Ihre Daten: Nachdem Sie nun die Probleme mit Ihren Daten erkannt haben, können Sie damit beginnen, sie zu bereinigen. Dieser Teil ist einfach. Sie können Daten bereinigen, indem Sie Formatierungsprobleme beheben, Leerzeichen entfernen und Buchstaben und Zahlen anpassen. Sie können sogar alle falschen Schreibweisen mit Hilfe eines Ortswörterbuchs durch die richtigen ersetzen.

Deduplizieren Sie die Daten: Wahrscheinlich sind Ihre Daten dupliziert. Sie haben mehrere Adressen desselben Unternehmens, und es ist Jahre her, dass diese Daten aktualisiert wurden. Bevor Sie mit der Validierung beginnen, sollten Sie Ihre gesamten Daten abgleichen, um sicherzustellen, dass Sie keine veralteten Adressen validieren – das wäre reine Zeit- und Arbeitsverschwendung.

Wenn Sie mit dieser Datenbereinigung fertig sind, können Sie mit der Validierung Ihrer Mailingliste fortfahren.

Validierung einer Postanschrift mit USPS

Die Überprüfung der Adresse ist nur der letzte Schritt und der einfachste. Die größte Herausforderung bestand darin, die Daten zu bereinigen und sicherzustellen, dass man nicht mit unordentlichen, doppelten Daten konfrontiert wird.

Wenn Sie eine Adressvalidierungssoftware verwenden, greifen Sie auf ein Modul zu, das Ihre Adressdaten mit der USPS- oder einer anderen behördlichen Standardpostadresse abgleicht. Es gibt nur zwei Schritte in diesem Prozess:

Stimmen Sie Ihre Daten ab: Wenn Ihre Daten bereinigt sind, können sie nun mit einer staatlichen Datenbank abgeglichen werden. DataMatch Enterprise verfügt über ein spezielles Modul zur Adressverifizierung und Standardisierung, mit dem Sie Ihre Daten mit der USPS-Datenbank abgleichen können. Mit über 50 Feldern können Sie bis zur Postleitzahl+5 abgleichen.

Erhalten Sie einen Rückgabewert: Bei der Validierung von Adressdaten muss ein Wert zurückgegeben werden, der sich nach dem Status der Adresse richtet, die im Datensatz der Behörde angegeben ist. Einige dieser Werte sind:

1. Ungültige Adresse: Die Adresse wird nicht überprüft, weil sie falsch ist oder nicht existiert.
2. Ungültige Postleitzahl: Die Postleitzahl stimmt nicht mit der Region überein. Dies geschieht häufig, wenn Menschen falsche oder unrichtige Postleitzahlen eintippen.
3. Ungültiger State Code: Gleiches Problem wie bei der Postleitzahl.
4. Ungültige Stadt: Wenn Sie schwere Rechtschreibfehler haben, wie in den oben genannten Daten, erhalten Sie beim Abgleich mit dem USPS eine ungültige Stadt als Ergebnis.
5. Adresse nicht gefunden: Sie ist zwar nicht ungültig, wird aber möglicherweise nicht mehr verwendet. Zum Beispiel ein Gebäude oder ein Haus, das möglicherweise abgerissen wurde.
6. Mehrere Antworten: Mehrere Möglichkeiten zu einer Adresse. Das passiert zwar selten, aber wenn doch, sind Ihre Adressdaten wahrscheinlich doppelt vorhanden.
7. Standardantwort (Fehlende Informationen – Ste #, oder Ungültige Ste #): Wenn keine Informationen bereitgestellt werden, z. B. Zeilen ohne Postleitzahlen, wird eine ungültige oder fehlende Information zurückgegeben.

Mit dieser Klassifizierung sind Sie nun besser in der Lage, gefälschte oder nicht existierende Adressen auszusortieren und eine fehlerfreie Mailingliste zu erstellen. Das Ziel ist erreicht!

Die komplexen Herausforderungen der Adressvalidierung verstehen

Ein Adressvalidierungstool kann nicht mehr tun, als es kann. Sie müssen die Integrität Ihrer Mailingliste sicherstellen, indem Sie einige bewährte Verfahren zur Datenqualität anwenden. Dazu gehören:

1. Verringerung von Eingabefehlern: Die meisten Fehler, die Sie in dem obigen Beispiel sehen, sind auf menschliche Fehler zurückzuführen. Wenn die Kunden das Formular für die Adressdaten ausfüllen, müssen Sie Kontrollen einrichten, z. B. dass sie aus einer Liste von Städten auswählen können, anstatt sie manuell einzugeben. Wenn Ihre Teammitglieder oder Drittanbieter diese Daten eingeben, müssen Sie sie in den Grundlagen der Dateneingabe schulen. Je mehr Sie sich auf die Verringerung von Eingabefehlern konzentrieren, desto einfacher wird es später sein, den Bereinigungsteil zu bewältigen.

Falsche Informationen: Dies ist vielleicht der schwierigste Teil der Adressdaten. Mit Software kann man nur eine bestimmte Menge tun. Sie kann zwar strukturelle Probleme beheben, nicht aber kontextuelle Probleme. Wenn also die Adresse richtig ist, der Benutzer aber einen falschen Straßennamen oder Hausnamen eingegeben hat, kann die Software dies nicht erkennen. Einige Unternehmen gleichen diese Daten mit echten Adressen ab, d. h. sie arbeiten entweder mit einem lokalen Datenanbieter zusammen, der auf Betrugsbekämpfung spezialisiert ist. Diese Unternehmen überprüfen Daten anhand von Rechnungen von Versorgungsunternehmen, Kontoauszügen, Personalausweisen oder Führerscheinen. Andererseits werden durch die Verifizierung des USPS viele dieser Adressen aussortiert, so dass Sie eigentlich keinen zusätzlichen Dienst benötigen.

Priorisierung der Datenqualität: Datenqualität ist eine fortlaufende Aktivität. Sie kann nicht in einem Rutsch oder in einer Sitzung erledigt werden. Sie werden immer Verteilerlisten benötigen, und solange Ihr Unternehmen funktioniert, werden Sie jeden Tag neue Daten erhalten. Es macht also nicht wirklich Sinn, die Datenqualität als einmaliges Ziel zu betrachten. Wenn Sie mit Transaktionsdaten arbeiten, benötigen Sie außerdem eine Echtzeit-Implementierung von Datenbereinigung und Deduping.

Warum müssen Sie sich um die Integrität von Adressdaten und Verteilerlisten kümmern?

Adressdaten sind nicht nur für den Versand von monatlichen Newslettern oder Werbemagazinen wichtig. Es hat mit viel mehr zu tun. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei:

Business Intelligence: Wollen Sie Ihr Geschäft ausbauen? Ein neues Geschäft eröffnen oder eine neue Dienstleistung anbieten? Oder wie wäre es mit der Durchführung gezielter lokaler Kampagnen? Sie benötigen genaue Adressdaten. Ohne diese Daten tappt man im Dunkeln. Dank der Möglichkeit, soziale und verhaltensbezogene Daten zu sammeln, können Sie sich heute ein klares Bild von den demografischen Merkmalen Ihrer Kunden, ihren Vorlieben und ihren Erwartungen an eine Marke machen.

Logistik: Müssen Sie Lieferungen verschicken? Es liegt auf der Hand, dass dieses Geschäftsmodell von genauen Daten abhängt.

Der elektronische Handel: Einzelhändler haben am meisten mit Adressdaten und Verteilerlisten zu tun. Sie leiden auch am meisten darunter, dass sie nicht in der Lage sind, sich ein genaues Bild von der Demografie ihrer Kunden zu machen, wenn sie über schlechte Adressdaten verfügen. Wenn Sie im Online-Geschäft tätig sind und Sendungen in die ganze Welt verschicken, sind physische Adressdaten buchstäblich eine Lebensader.

Kostensenkung: Korrigieren Sie Ihre Adressdaten und senken Sie die Kosten für Rücksendungen und Wiedereinlagerungsgebühren. Branchenexperten haben gezeigt, dass allein die Betriebskosten für unzustellbare Post zwischen 1 und 3 Dollar liegen.

Quelle: MailingSystemsTechnology

Vorschriften: Ja. Auch unzureichende Adressdaten können zu Problemen bei der Regulierung führen. Wenn ein Poststück zurückgeschickt wird, muss der Absender diese Maßnahmen ergreifen:

• Der Absender hat die einmalige Möglichkeit, die Sendung zu wiederholen, bevor er den Sicherheitsinhaber als „verloren“ kennzeichnet.
• Wenn der Datensatz nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums (von einigen Tagen bis zu drei Monaten) aktualisiert werden kann, ist das Unternehmen verpflichtet, den Namen und die Sozialversicherungsnummer des Empfängers an einen Dritten zu übermitteln, um zu versuchen, eine Aktualisierung der Adresse zu erhalten.

All dies nimmt viel Zeit und Mühe in Anspruch, denn in der heutigen Zeit können Sie es sich nicht leisten, Kunden zu verlieren, unnötige Kosten zu verursachen und mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten. Um sich all das zu ersparen, ist es besser, Ihre Daten zu bereinigen und ihre Integrität über alles zu stellen.

Schlussfolgerung

Die Adressvalidierung ist keine leichte Aufgabe und erfordert eine Qualitätsstrategie. Sie müssen in eine Lösung investieren, die Sie bei der Bereinigung, Deduktion und Korrektur fehlerhafter Daten unterstützt. Es gibt zwar Probleme bei der Adressvalidierung, aber es gibt auch praktikable Lösungen, die Sie nutzen können. Die einzige Frage, die Sie sich stellen müssen, ist, ob Ihre Organisation bereit ist, der Adressvalidierung als Teil eines Datenmanagementziels Priorität einzuräumen?

Wenn Sie an der Standardisierung und Validierung von Adressen interessiert sind, sollten Sie sich die Adressstandardisierungslösung von Data Ladderansehen, mit der Geschäftsanwender Adressdaten bereinigen, ableiten und validieren können. Unsere Plattform verfügt über ein komplettes Datenaufbereitungssystem, in das Sie Daten aus über 150 Anwendungen integrieren und mit einem CASS-zertifizierten Modul abgleichen können.