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Fundamentos de la validación de direcciones – Cómo validar los datos de las direcciones de una lista de correo

¿Los datos de las direcciones postales de sus clientes tienen este aspecto?

Nombre Dirección
Cliente A 1828 Joy Lane, California,
Cliente B 4070 Emily Renzelli Boulevard, CA
Cliente C calle sicomoro, valle de san antonio
Cliente D Calle Sycamore 1606, Valle de San Antonio, California

Si la ciudad, el estado, el número de la calle y los carriles no son correctos, su dirección no podrá ser validada. Pero, ¿qué es exactamente la validación de direcciones, por qué es importante y cómo se hace? Siga leyendo mientras le ayudamos a entender los fundamentos de la validación de direcciones.

¿Qué es la validación de direcciones?

La validación de la dirección es el proceso de comprobación de una dirección física para asegurarse de que existe en los registros postales oficiales de una zona determinada. La mayoría de las veces las direcciones no se validan porque los datos de la dirección son:

Incompleto: Como en el ejemplo anterior, algunos campos no tienen datos de estado.

Inexacta: Un nombre de zona mal escrito puede dificultar la validación de una dirección.

No existente/vacante: Una dirección que está marcada como vacante o que no está registrada.

Desgraciadamente, los datos de direcciones son uno de los problemas de datos más complejos que cuestan a las empresas cientos de miles de dólares en correos devueltos, pérdida de mercancías, insatisfacción de los clientes y reputación de la marca.

Dicho esto, no es imposible resolver los datos de las direcciones. Se puede hacer en tres pasos, y lo bueno es que puede realizar los tres pasos utilizando un software de validación de direcciones como DataMatch Enterprise.

  1. Depuración de direcciones: Limpia los datos de direcciones desordenados.
  2. Deduplicar datos: Elimine los duplicados de sus registros de datos.
  3. Validación de USPS: Coteja los datos limpios con el registro postal de USPS o de cualquier otra autoridad.

Discutamos esto en detalle.

¿Qué es la limpieza de direcciones?

Una analogía sencilla sería la de un cirujano que se limpia las manos antes de realizar una operación. Cuando se preparan los datos de las direcciones para una lista de correo, hay que depurarlos, es decir, hay que eliminar todos los errores, incoherencias y problemas de formato.

Lalimpieza de direcciones es un proceso tedioso que no puede tomarse a la ligera. No se puede hacer manualmente, por lo que tendrás que utilizar una potente herramienta de depuración de direcciones que te permita hacerlo:

Perfile sus datos de dirección: La mayoría de los problemas con las direcciones son subyacentes, es decir, no se detectan fácilmente. Por ejemplo, un signo de puntuación innecesario entre letras es algo habitual, pero las hojas de cálculo o los CRM no lo detectan. Por eso es necesario el perfilado de datos, una función que permite identificar los errores en los datos de las direcciones.

Mira la imagen de abajo.

Puede perfilar sus datos de dirección para determinar las filas de datos no válidos, como nombres de ciudades incorrectos, o para averiguar el número de filas con letras en el código postal. Este nivel de detalle de los perfiles le ayuda a evaluar la calidad de sus datos y le permite hacer correcciones informadas.

Process of profiling address data

Hay 20 patrones y reglas de negocio más que puede utilizar para profundizar en sus datos de direcciones y obtener detalles que no habría podido ver.

Limpie sus datos: Ahora que puedes ver los problemas de tus datos, puedes empezar a limpiarlos. Esta parte es fácil. Puede limpiar los datos corrigiendo los problemas de formato, eliminando los espacios y ajustando las letras y los números. Incluso puede sustituir todas las grafías incorrectas por las correctas utilizando un diccionario de localización.

Deduzca los datos: Lo más probable es que tus datos estén duplicados. Tienes varias direcciones de la misma entidad y hace años que estos datos no se actualizan. Antes de comenzar el proceso de validación, es importante desduplicar los datos generales para asegurarse de que no se están validando direcciones obsoletas, ya que es una pérdida de tiempo y esfuerzo.

Cuando haya terminado con esta depuración de datos, puede proceder a validar su lista de correo.

Cómo validar una dirección postal con USPS

La validación de la dirección es sólo el último paso y es el más fácil. La parte más complicada fue la limpieza de los datos, para no tener que lidiar con datos desordenados y duplicados.

Si utiliza un software de validación de direcciones, accederá a un módulo que cotejará los datos de su dirección con la dirección postal estándar de USPS o de cualquier otra autoridad. Sólo hay dos pasos en este proceso:

Compare sus datos: A medida que sus datos son depurados, ahora pueden ser validados con una base de datos gubernamental. DataMatch Enterprise tiene un módulo especial de verificación y normalización de direcciones que le permite cotejar sus datos con la base de datos de USPS. Con más de 50 campos, puede hacer coincidir hasta el código postal+5.

Obtener un valor de retorno: Cuando valida los datos de la dirección, debe devolver un valor basado en el estado de la dirección proporcionada por el registro gubernamental. Algunos de estos valores son:

  1. Dirección no válida: La dirección no se valida porque es falsa o la dirección no existe.
  2. Código postal no válido: El código postal no coincide con la región. Esto suele ocurrir cuando la gente escribe códigos postales falsos o erróneos.
  3. Código de Estado inválido: El mismo problema que el código postal.
  4. Ciudad inválida: Si tiene problemas graves de ortografía como en los datos indicados anteriormente, obtendrá una ciudad no válida como resultado cuando se empareje con el USPS.
  5. Dirección no encontrada: Puede que no sea inválida, pero puede que ya no esté en uso. Por ejemplo, un edificio o casa que puede haber sido demolido.
  6. Múltiples respuestas: Múltiples posibilidades a una dirección. Esto rara vez ocurre, pero si lo hace, es probable que los datos de su dirección estén duplicados.
  7. Respuesta por defecto (información faltante – Ste #, o Ste # inválido): Si no hay información proporcionada, por ejemplo, filas que no tienen códigos postales, se devuelve una respuesta de información no válida o faltante.

Con esta clasificación, ahora está en mejores condiciones para descartar las direcciones falsas o inexistentes y crear una lista de correo que no contenga errores. Objetivo cumplido.

Comprender los complejos retos de la validación de direcciones

Una herramienta de validación de direcciones no puede hacer más que eso. Deberá garantizar la integridad de su lista de correo poniendo en práctica algunas de las mejores prácticas de calidad de datos. Estos incluirían:

1. Reducir los errores de entrada: La mayoría de los errores que se ven en el ejemplo anterior son resultado de errores humanos. Si los clientes rellenan el formulario de datos de la dirección, tendrá que colocar controles como permitirles seleccionar de una lista de ciudades en lugar de escribirla manualmente. Si los miembros de su equipo o los proveedores externos rellenan estos datos, tendrá que formarles en los aspectos básicos de la introducción de datos. Cuanto más se centre en reducir los errores de entrada, más fácil será gestionar la parte de la limpieza más adelante.

Información incorrecta: Esta es quizás la parte más complicada de los datos de la dirección. No se puede hacer mucho con el software. Aunque puede arreglar los problemas estructurales, no puede arreglar los problemas de contexto. Así, si la dirección es correcta, pero el usuario pone un nombre de calle o de casa equivocado, el software no puede detectarlo. Algunas empresas cotejan estos datos con un conjunto verdadero de direcciones reales, lo que significa que se conectan con un proveedor de datos local especializado en la mitigación del fraude. Estas empresas cotejan los datos con las facturas de los servicios públicos, los extractos bancarios, los documentos de identidad o el permiso de conducir. Por otra parte, la verificación de USPS elimina una parte importante de estas direcciones, por lo que no es necesario un servicio adicional.

Priorizar la calidad de los datos: La calidad de los datos es una actividad continua. No se puede lograr de una sola vez o en una sola sesión. Siempre necesitará listas de correo y mientras su negocio funcione, siempre obtendrá nuevos datos cada día. No tiene sentido entonces mantener la calidad de los datos como un objetivo único. También necesitará una implementación en tiempo real de la limpieza y deduplicación de datos si está tratando con datos transaccionales.

¿Por qué debe preocuparse por la integridad de los datos de direcciones y las listas de correo?

Los datos de las direcciones no sólo sirven para enviar boletines mensuales o revistas promocionales. Tiene que ver con mucho más. Desempeña un papel crucial en:

Inteligencia empresarial: ¿Quiere ampliar el negocio? ¿Abrir una nueva tienda o lanzar un nuevo servicio? ¿O qué tal si se crean campañas locales específicas? Necesitará datos precisos de la dirección. Sin estos datos, estarás apuntando en la oscuridad. Hoy en día, con la capacidad de obtener datos sociales y de comportamiento, esto podría darle una idea muy clara de la demografía de sus clientes, sus preferencias y sus expectativas de una marca.

Logística: ¿Necesita hacer envíos? Es evidente que este modelo de negocio se basa en datos precisos.

El comercio electrónico: Los minoristas son los que más tienen que ver con los datos de direcciones y las listas de correo. También son los más perjudicados, ya que no pueden hacerse una idea exacta de la demografía de sus clientes cuando tienen pocos datos sobre las direcciones. Si usted está en el negocio en línea, realizando envíos a todo el mundo, los datos de la dirección física son literalmente un salvavidas.

Reducción de costes: Fije sus datos de dirección y reduzca los costes de los correos de devolución y las tasas de reposición de existencias. Los expertos del sector han demostrado que sólo el coste operativo del correo no entregado oscila entre 1 y 3 dólares.

Fuente: MailingSystemsTechnology

Reglamentos: Sí. Los datos de dirección deficientes también pueden causar problemas de regulación. Cuando se devuelve un envío, el cartero está obligado a tomar estas medidas:

  • El remitente tiene la opción de volver a enviar el correo antes de marcar al titular de la seguridad como «perdido».
  • si el registro no puede actualizarse en un plazo determinado (desde unos días hasta tres meses), la empresa está obligada a enviar el nombre y el número de seguro social del destinatario a un tercero para intentar obtener la actualización de la dirección.

Todo esto requiere una cantidad importante de tiempo y esfuerzo, teniendo en cuenta que en la era moderna no puede permitirse perder clientes, sufrir gastos innecesarios y tener problemas con la ley. Para ahorrarse todo esto, es mejor limpiar los datos y priorizar su integridad por encima de todo.

Conclusión:

La validación de direcciones no es una tarea fácil y requiere una estrategia de calidad. Tendrá que invertir en una solución que le ayude a limpiar, desduplicar y corregir los datos erróneos. Aunque la validación de direcciones plantea problemas, también hay soluciones viables que puede utilizar. La única pregunta que debe hacerse es si su organización está dispuesta a priorizar la validación de direcciones como parte de un objetivo de gestión de datos.

Si está interesado en la estandarización y validación de direcciones, consulte la solución de estandarización de direcciones de Data Ladder, que permite a los usuarios empresariales limpiar, desduplicar y validar los datos de las direcciones. Nuestra plataforma sigue un marco completo de preparación de datos en el que se pueden integrar datos de más de 150 aplicaciones y cotejarlos con un módulo certificado por CASS.

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