Schlüsselkomponenten, die Teil Ihrer Ziele für die betriebliche Effizienz sein sollten

Betriebliche Effizienz ist nach wie vor eine zentrale Herausforderung für Unternehmen, vor allem in einer Zeit, in der die Kunden wenig Geduld haben und der Wettbewerb groß ist. Für Unternehmen ist es unerlässlich geworden, die Latenzzeiten in der Bereitstellungspipeline zu verringern, die Infrastruktur und den Betrieb zu verbessern sowie Praktiken und Prozesse zu entwickeln, die die Automatisierung und kollaborative Lösungen fördern.

Aber was genau ist betriebliche Effizienz, warum ist sie wichtig und welche Schlüsselkomponenten sollten Teil Ihrer betrieblichen Effizienzziele sein?

Lassen Sie uns dies im Detail besprechen.

Was ist operationelle Effizienz?

In der modernen Unternehmenssprache bezieht sich betriebliche Effizienz auf die schnellere, billigere, bessere, präzisere und effizientere Herstellung oder Lieferung von Waren oder Dienstleistungen. Im Zeitalter des Internet der Dinge, der digitalen Abhängigkeit und des raschen technologischen Wandels bedeutet betriebliche Effizienz vor allem, den Erwartungen der Kunden gerecht zu werden, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und die internen Abläufe zu verbessern, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.

Warum ist betriebliche Effizienz wichtig?

Es versteht sich von selbst, dass alle Unternehmen davon profitieren, effizient zu sein, aber in der heutigen Welt verschwendet man Geld und Mühe, wenn man nicht effizient ist.

Die betriebliche Effizienz konzentriert sich darauf, kosteneffizient zu sein und gleichzeitig die Produktion zu steigern und das Unternehmen so zu entwickeln, dass es den Anforderungen der Verbraucher gerecht wird. Darüber hinaus bedeutet es auch, die Konkurrenz in Schach zu halten, indem man schneller, intelligenter und innovativer ist.

Ziel der operativen Effizienz ist es, das Unternehmen auf ein völlig neues Niveau zu heben, ohne Kompromisse bei der Qualität oder Produktivität einzugehen. Darüber hinaus wird die betriebliche Effizienz durch die Notwendigkeit motiviert, die Kundennachfrage zu befriedigen und die Kundenbindung zu erhöhen. In einem volatilen Markt können Unternehmen nicht riskieren, fast 33 % der Kunden wegen langsamer, ineffizienter Prozesse an die Konkurrenz zu verlieren.

Wenn es so wichtig ist, warum kämpfen die Unternehmen dann immer noch mit betrieblicher Ineffizienz?

Obwohl die Unternehmen wissen, dass sie effizient sein müssen, haben sie immer noch mit allgemeinen Problemen zu kämpfen, die zu Engpässen bei allen Innovationsinitiativen werden. Die häufigsten Streitigkeiten sind:

• Abhängigkeit von manuellen Prozessen: Auch heute noch ist man bei der Verwaltung redundanter Aktivitäten in einem Unternehmen auf manuelle Tätigkeiten angewiesen. Ein Beispiel dafür ist die Reinigung und Pflege von Akten, eine Tätigkeit, die immer noch von den IT-Mitarbeitern erledigt wird. In ähnlicher Weise verlangsamen Prozesse in Produktionsphasen nicht nur die Freigabegeschwindigkeit, sondern sind auch die Hauptursache für fehlerhafte Freigaben.
• Mangel an effektiver Zusammenarbeit: In Unternehmen arbeiten die Abteilungen oft isoliert. Entwicklung und Marketing, Vertrieb und Kundendienst arbeiten oft nicht Hand in Hand, was zu Engpässen und anderen betrieblichen Problemen führt.
• Mangel an Tests und Überwachung: Automatisierte Leistungstests und -überwachung stehen nicht im Mittelpunkt, obwohl sie eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Kundenerfahrung spielen.
• Abhängigkeit von Altsystemen: Die Unternehmen haben Angst, sich von ihren Altsystemen zu trennen, und verlassen sich im Tagesgeschäft weiterhin auf diese Systeme. Dies ist einer der Hauptgründe für das Scheitern von Initiativen zur digitalen Transformation oder zur Steigerung der betrieblichen Effizienz.

Lesen Sie, warum Altsysteme und schlechte Datenqualität die Hauptursache für das Scheitern von Plänen zur digitalen Transformation sind und was Sie tun können, um damit umzugehen.

• Schlechte Daten führen zu zahlreichen Problemen: Experten bezeichnen Daten als das neue Öl, aber die Unternehmen sind weit davon entfernt, genaue Daten zu erhalten. Mit mehreren Datenquellen, die in den jeweiligen Abteilungen isoliert sind, mit menschlichen Eingabefehlern und anderen Qualitätsproblemen, sind schlechte Daten die Hauptursache für gescheiterte Initiativen. Ob digitale Transformation, Verbesserung des Kundenerlebnisses oder interne Abläufe – Daten spielen in allen Bereichen eine entscheidende Rolle. Wenn Unternehmen über fehlerhafte oder korrupte Daten verfügen, kann dies zu kostspieligen Fehlern, schlechtem Kundenservice, Geldbußen und Strafen, Sicherheitsproblemen und vielem mehr führen.
• Risiken der Cybersicherheit: Sicherheitsverletzungen werden immer häufiger. Ein Teil davon hat damit zu tun, dass die Unternehmen nicht bereit sind, ihre Systeme zu aktualisieren und in fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen zu investieren. IT-Teams sind mit der Lösung kleinerer Probleme beschäftigt, anstatt sich auf die Lösung der wichtigsten Probleme zu konzentrieren.
• Schlechter Kundenservice: Bei der Effizienz geht es nicht nur um die Optimierung von Unternehmensdienstleistungen oder -prozessen. Es geht darum, die Qualität des Kundendienstes zu gewährleisten. Die Unternehmen müssen sich darauf konzentrieren, ihre Kunden zu halten und die Markentreue zu stärken.

Die meisten dieser Probleme können gelöst werden, wenn sich die Unternehmen darauf konzentrieren, die Dinge richtig zu machen. Dazu gehört auch, dass ihre Ziele transparent, klar und erreichbar sind und von allen verstanden werden. Noch wichtiger ist, dass die Unternehmensleitung und die Mitarbeiter miteinander im Einklang stehen und sicherstellen, dass sich jeder seiner Verantwortung bewusst ist und mit den richtigen Werkzeugen, Fähigkeiten und Hilfsmitteln ausgestattet ist, um seine Aufgaben zu erfüllen.

Schlüsselkomponenten, die Teil der Ziele für die betriebliche Effizienz sein sollten

Wenn Sie sich entschlossen haben, bestimmte Effizienzziele zu erreichen, finden Sie hier einige wichtige Komponenten, die Teil Ihrer Gesamtziele sein sollten.

1. Schaffung einer einzigen Wahrheitsquelle: Die meisten Ihrer Probleme, wie z. B. Kundendienst, Isolierung von Abteilungen, unzureichende Einblicke und Probleme bei der Zusammenarbeit, können durch die Verwendung einer einzigen Wahrheitsquelle gelöst werden. Der Hauptvorteil einer einzigen Quelle der Wahrheit besteht darin, dass alle Beteiligten auf dieselben Ziele hinarbeiten können. Sie können dies erreichen, indem Sie alle Ihre verstreuten Informationen in einer einzigen Plattform zusammenführen und dies zu einem der ersten und wichtigsten Schritte zur Erreichung operativer Effizienz machen.
2. Initiieren Sie einen Datenumwandlungsplan: Die betriebliche Effizienz beginnt mit der meist übersehenen, aber wichtigsten Komponente im Unternehmen – den Daten. All die Daten Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Kunden, Ihrer Lieferanten, Ihrer Logistik, Ihrer Versorgung und Ihres Vertriebs sind Rohdaten, die bereinigt, optimiert und für Analysen und Business Intelligence nutzbar gemacht werden müssen. Ohne genaue Daten wäre es unmöglich, eine Quelle der Wahrheit zu schaffen und Prozesse zu verbessern.
3. Messen und überwachen: Was man nicht misst, kann man auch nicht ändern. Setzen Sie sich SMART-Ziele und holen Sie sich konsequentes Feedback aus Ihren Daten, um die Strategie Ihres Unternehmens zu steuern. Zwar basiert nicht jede Entscheidung auf Daten, aber die meisten Entscheidungen lassen sich mit Daten sicherer und genauer treffen.
4. Investieren Sie in automatisierte Lösungen: Automatisieren Sie, was automatisiert werden kann. Sie können zum Beispiel Datenqualitätslösungen verwenden, um die Komponenten 1, 2 und 3 zu erreichen. Sie müssen nicht Millionen von Dollar für die Einstellung von Teams und Spezialisten ausgeben, wenn eine Softwarelösung die Arbeit erledigen kann. Diese Theorie lässt sich auf jeden Unternehmensbereich anwenden – Marketing, Vertrieb, Kundendienst usw.
5. Konzentration auf die Schaffung von Geschäftsprozessen: Große Unternehmen erreichen Effizienz durch die Schaffung und Befolgung eines Prozesses. Erst wenn Sie einen Geschäftsprozess entwickeln, erkennen Sie die Schwachstellen und Ungenauigkeiten in Ihrer bestehenden Infrastruktur. Um jedoch einen effektiven Geschäftsprozess zu schaffen, benötigen Sie die Zusammenarbeit Ihrer wichtigsten Teammitglieder, Daten, auf die Sie sich verlassen können, und eine Infrastruktur, die neue Prozesse unterstützt.
6. Rationalisierung des Kundendienstes: Die Kunden von heute sind ungeduldig. Sie erwarten von den Unternehmen Effizienz. Sei es die sofortige Antwort im Chat, sei es die Lieferung eines Artikels vor dem erwarteten Termin, sei es ein effizienter Kundendienst – Unternehmen müssen auf Zack sein, wenn sie ihre Kunden halten wollen.
7. Aufgaben und Projekte auslagern: Die Zukunft liegt in der Ferne. Stellen Sie für Aufgaben, die sich leicht auslagern lassen, keine internen Mitarbeiter ein, nur um die Kontrolle zu behalten. Investieren Sie in eine gute ausgelagerte Agentur oder einen Freiberufler, um Aufgaben zu erledigen, die viel unnötige Zeit in Anspruch nehmen. Einstellung, Rekrutierung, Talentsuche, Suche nach Leads, Marketing usw. können ausgelagert werden. Outsourcing hilft Ihren internen Mitarbeitern, sich auf produktive Tätigkeiten zu konzentrieren, die mit den Kernkompetenzen Ihres Unternehmens zusammenhängen.
8. Entwickeln Sie einen langfristigen Plan für die digitale Transformation: Wenn Ihr Unternehmen noch auf Altsysteme und veraltete Plattformen angewiesen ist, müssen Sie möglicherweise einen langfristigen Plan für die digitale Transformation entwickeln. Veraltete Systeme belasten die Mitarbeiter und die Unternehmensressourcen, ganz zu schweigen davon, dass sie auch zu einer schlechten Kundenerfahrung führen. Ermitteln Sie die Probleme, mit denen Ihr Unternehmen derzeit konfrontiert ist, und bestimmen Sie sorgfältig die kurz- und langfristigen Geschäftsziele, um die technologischen Lösungen sorgfältig auf diese Ziele abzustimmen.
9. Investieren Sie in Mitarbeiterschulungen: Effizienz ist immer noch weitgehend eine menschliche Leistung. Wenn Sie also wollen, dass Ihr Vertriebsteam immer auf dem neuesten Stand ist, Ihre IT-Mitarbeiter sich auf die Verbesserung der Sicherheit konzentrieren oder Ihr Marketingteam über die neuesten Trends und Ereignisse auf dem Laufenden bleibt, müssen Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiter investieren. Ohne ein Schulungsprogramm wird es Ihren Mitarbeitern schwer fallen, Veränderungen im Unternehmen zu akzeptieren. Um den Widerstand der Mitarbeiter zu minimieren, sollten Sie immer in die Schulung der Mitarbeiter investieren, bevor Sie ein neues System oder eine Prozessänderung einführen.
10. Heben Sie sich auf dem Markt ab: Nutzen Sie Instrumente, mit denen Sie wissen, wo Sie auf dem Markt stehen. Vergleichen Sie ein Unternehmen, ein Produkt oder eine Dienstleistung mit Ihren Konkurrenten. Überwachen und messen Sie den Preis und die Leistungsanpassung, um zu sehen, wie Sie sich auf dem Markt abheben können. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie sich auf Prozesse konzentrieren, mit denen Sie Ihre Kunden davon abhalten können, zur Konkurrenz zu wechseln.

Wie messen Sie Initiativen zur Steigerung der betrieblichen Effizienz?

Ganz einfach: das Verhältnis von Output zu Input. Sie definieren Ihre eigenen Kennzahlen auf der Grundlage Ihrer langfristigen Ziele, Branche, Unternehmensgröße und anderer relevanter Aspekte. Sie werden Leistungsindikatoren erstellen, um zu sehen, wie erfolgreich Ihre Initiativen sind.

Wenn zum Beispiel die Datenbereinigung Ihre Hauptinitiative ist, können Sie die Anzahl der Kundenbeschwerden oder Fehler messen, die zurückgegangen sind. Sie können auch die Anzahl der Stunden messen, die Ihre IT-Mitarbeiter für die Korrektur fehlerhafter Daten eingespart haben.

Ähnlich verhält es sich, wenn Sie die Effizienz der Mitarbeiter messen wollen: Die Arbeit der Mitarbeiter ist Ihr Input. Es gibt Dutzende von Möglichkeiten, wie Sie Initiativen zur Steigerung der betrieblichen Effizienz messen können, aber der Grundgedanke ist einfach, den Ertrag Ihrer Bemühungen zu sehen.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass betriebliche Effizienz die Schritte sind, die Unternehmen unternehmen, um ihre Kernprozesse zu rationalisieren, die Unternehmensleistung zu optimieren und die steigenden Anforderungen der Verbraucher zu erfüllen. Operative Effizienz wiederum führt zu organisatorischer Exzellenz – ein Zustand nahezu perfekter Leistung, den die meisten Unternehmen anstreben. Auch wenn Perfektion eine fehlerhafte Ideologie ist, können Unternehmen dennoch danach streben, durch die Verbesserung ihrer Kernprozesse einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, die Markentreue zu erhöhen und mit den Anforderungen der neuen Zeit Schritt zu halten.

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