Componentes clave que deben formar parte de sus objetivos de eficiencia operativa

La eficiencia operativa sigue siendo un reto clave para las empresas, especialmente en una época en la que los clientes tienen muy poca paciencia y la competencia es alta. Se ha convertido en un imperativo para las empresas el exprimir la latencia de la cadena de suministro, mejorar la infraestructura y las operaciones, desarrollar prácticas y procesos que promuevan la automatización y las soluciones de colaboración.

Pero, ¿qué es exactamente la eficiencia operativa, por qué es importante y qué componentes clave deben formar parte de sus objetivos de eficiencia operativa?

Discutamos esto en detalle.

¿Qué es la eficiencia operativa?

En el lenguaje empresarial moderno, la eficiencia operativa se refiere a la creación o entrega de bienes o servicios más rápida, más barata, mejor, más precisa, más eficiente. En la era del IoT, la dependencia digital y la tecnología en rápida evolución, la eficiencia operativa significa básicamente satisfacer las expectativas del cliente, obtener una ventaja competitiva y mejorar las operaciones internas para satisfacer las crecientes demandas.

¿Por qué es importante la eficiencia operativa?

No hace falta decir que todas las empresas se benefician de ser eficientes, pero, en el mundo actual, si no se es eficiente, se está desperdiciando dinero y esfuerzo.

La eficiencia operativa se centra en ser rentable a la vez que se aumenta la producción y se hace crecer el negocio para satisfacer las demandas de los consumidores. Además, también significa mantener a raya a los competidores siendo más rápidos, más inteligentes y más innovadores.

El objetivo final de la eficiencia operativa es llevar a la empresa a un nivel completamente nuevo sin comprometer la calidad ni la productividad. Además, la eficiencia operativa está motivada por la necesidad de satisfacer la demanda de los clientes y aumentar su retención. En un mercado volátil, las empresas no pueden arriesgarse a perder casi el 33% de los clientes a manos de la competencia por culpa de procesos lentos e ineficaces.

Si es tan importante, ¿por qué las empresas siguen luchando contra la ineficacia operativa?

Aunque las empresas saben que necesitan ser eficientes, siguen luchando con problemas comunes que se convierten en cuellos de botella para cualquier iniciativa de innovación. Las luchas más comunes son:

• Dependencia de los procesos manuales: Incluso hoy en día, existe una dependencia de los esfuerzos manuales en la gestión de actividades redundantes en una organización. Por ejemplo, la limpieza y el mantenimiento de los registros, una actividad que sigue realizando el personal de TI. Del mismo modo, los procesos en las fases de producción no sólo ralentizan la velocidad de los lanzamientos, sino que también son la principal causa de los lanzamientos defectuosos.
• Falta de colaboración efectiva: Las organizaciones de nivel empresarial suelen tener departamentos que trabajan de forma aislada. El desarrollo y el marketing, las ventas y el servicio de atención al cliente no suelen ir de la mano, lo que aumenta los cuellos de botella y otros problemas operativos.
• Falta de pruebas y supervisión: Las pruebas de rendimiento automatizadas y la monitorización no son el centro de atención a pesar de que juegan un papel importante en la mejora de la experiencia del cliente.
• Dependencia de los sistemas heredados: Las empresas tienen miedo de desprenderse de sus sistemas heredados y siguen dependiendo de ellos para sus operaciones diarias. Esta es una de las mayores razones por las que fracasa cualquier iniciativa de transformación digital o de eficiencia operativa.

Lea cómo un sistema heredado y la mala calidad de los datos es la principal causa de los fracasos de los planes de transformación digital y qué puede hacer para gestionarlo.

• Los datos deficientes provocan múltiples problemas: Los expertos afirman que los datos son el nuevo petróleo, pero las empresas están lejos de obtener datos precisos. Con múltiples fuentes de datos aisladas en sus respectivos departamentos, con errores humanos de introducción y otros problemas de calidad, los datos deficientes son la principal causa de fracaso de las iniciativas. Ya sea la transformación digital, la mejora de la experiencia del cliente o las operaciones internas, los datos desempeñan un papel fundamental en todo ello. Si las empresas tienen datos defectuosos o corruptos, pueden producirse costosos errores, un mal servicio al cliente, multas y sanciones, problemas de seguridad y mucho más.
• Riesgos de ciberseguridad: Los fallos de seguridad son cada vez más frecuentes. Parte de ello tiene que ver con la reticencia de las empresas a actualizar sus sistemas e invertir en medidas de seguridad avanzadas. Los equipos de TI se dedican a resolver problemas minúsculos en lugar de centrarse en resolver lo que más importa.
• Mala atención al cliente: La eficiencia no consiste únicamente en optimizar los servicios o procesos de la empresa. Se trata de garantizar un servicio de calidad al cliente. Las empresas deben centrarse en retener a sus clientes y apostar por la fidelidad a la marca.

La mayoría de estos problemas pueden resolverse si las empresas se centran en hacer las cosas bien. Esto incluye garantizar que sus metas y objetivos sean transparentes, claros, alcanzables y comprendidos por todos. Y lo que es más importante, la dirección y el personal deben estar en sintonía y asegurarse de que todos son conscientes de sus responsabilidades y están equipados con las herramientas, las habilidades y el apoyo adecuados para llevar a cabo su trabajo.

Componentes clave que deben formar parte de los objetivos de eficiencia operativa

Si ha decidido cumplir ciertos objetivos de eficiencia, aquí tiene algunos componentes importantes que deberían formar parte de sus objetivos generales.

1. Creación de una única fuente de verdad: La mayoría de sus problemas, como el servicio al cliente, el aislamiento de los departamentos, la falta de información y los problemas de colaboración, pueden resolverse utilizando una única fuente de verdad. La principal ventaja de contar con una única fuente de verdad es que todos pueden trabajar con los mismos objetivos. Puede conseguirlo reuniendo toda su información dispersa en una única plataforma y convirtiéndola en uno de los primeros y más importantes pasos para obtener eficiencia operativa.
2. Inicie un plan de transformación de datos: La eficiencia operativa empieza por el componente más olvidado, pero más importante, de la organización: los datos. Todos esos datos de sus empleados, sus clientes, sus proveedores, su logística, su suministro y su distribución son datos brutos que deben limpiarse, optimizarse y hacerse utilizables para la analítica y la inteligencia empresarial. Sin datos precisos, sería imposible crear una fuente de verdad y mejorar los procesos.
3. Medir y supervisar: no se puede cambiar lo que no se mide. Adopte objetivos SMART, obtenga información consistente de sus datos para guiar la estrategia de su empresa. Aunque no todas las decisiones se basan en datos, la mayoría de ellas se toman con más confianza y precisión gracias a los datos.
4. Invierta en soluciones automatizadas: Automatice lo que pueda ser automatizado. Por ejemplo, puede utilizar soluciones de calidad de datos para lograr los componentes 1, 2 y 3. No es necesario gastar millones de dólares en la contratación de equipos y especialistas cuando una solución de software puede hacer el trabajo. Esta teoría podría aplicarse a todas las áreas de la empresa: marketing, ventas, atención al cliente, etc.
5. Centrarse en la creación de procesos empresariales: Las grandes empresas logran la eficiencia creando y siguiendo un proceso. Es cuando se está desarrollando un proceso de negocio cuando se reconocen los defectos e imprecisiones de la infraestructura existente. Sin embargo, para crear un proceso empresarial eficaz, es necesario contar con la colaboración de los miembros de su equipo principal, con datos en los que basarse y con una infraestructura que soporte los nuevos procesos.
6. Agilizar los servicios de atención al cliente: Los clientes de hoy en día son impacientes. Esperan que las empresas sean eficientes. Ya sea respondiendo al instante en el chat, entregando un artículo antes de la fecha prevista o prestando un servicio de atención al cliente eficaz, las empresas deben estar atentas si quieren conservar a sus clientes.
7. Externalizar tareas y proyectos: El futuro es a distancia. En el caso de las tareas que pueden subcontratarse fácilmente, no contrate a personal interno sólo para mantener el control. Invierta en una buena agencia subcontratada o en un freelance para gestionar las tareas que le quitan mucho tiempo innecesario. La contratación, el reclutamiento, la búsqueda de talento, la búsqueda de clientes potenciales, el marketing, etc., pueden ser externalizados. La subcontratación ayuda a su talento interno a mantenerse centrado en actividades productivas relacionadas con las competencias básicas de su empresa.
8. Desarrollar un plan de transformación digital a largo plazo: Si su empresa sigue dependiendo de sistemas heredados y plataformas obsoletas, es posible que necesite desarrollar un plan de transformación digital a largo plazo. Los sistemas obsoletos suponen una carga para los empleados y los recursos de la empresa, por no mencionar que también generan una mala experiencia para el cliente. Identifique los problemas a los que se enfrenta su organización en este momento y determine cuidadosamente los objetivos empresariales a corto y largo plazo para asignar cuidadosamente las soluciones tecnológicas a esos objetivos.
9. Invertir en la formación de los empleados: La eficiencia sigue siendo, en gran medida, un esfuerzo basado en el ser humano. Esto significa que si quiere que su equipo de ventas se mantenga en lo más alto, o que su personal de TI se centre en mejorar la seguridad, o que su equipo de marketing se mantenga al día con las últimas tendencias y acontecimientos, necesita invertir en la formación de los empleados. Si no se aplica un programa de formación, al personal le costará aceptar cualquier cambio en la organización. Para minimizar la resistencia de los empleados, invierta siempre en su formación antes de implantar un nuevo sistema o cambio de proceso.
10. Destaque en el mercado: Utilice eficazmente las herramientas que le permiten conocer su posición en el mercado. Comparar una empresa, producto o servicio con sus competidores. Supervise y mida el precio, la personalización del rendimiento para ver cómo puede destacar en el mercado. Pero lo más importante es centrarse en los procesos que puede emplear para evitar que sus clientes se vayan a la competencia.

¿Cómo se miden las iniciativas de eficiencia operativa?

Muy sencillo: la relación entre la producción y la entrada. Usted definirá sus propias métricas en función de sus objetivos a largo plazo, su sector, el tamaño de su empresa y otros aspectos relevantes. Creará indicadores de rendimiento para ver el éxito de sus iniciativas.

Por ejemplo, si la limpieza de datos es su iniciativa clave, puede medir el número de reclamaciones o errores de los clientes que se han reducido. También puede medir el número de horas que su personal de TI ha ahorrado en la corrección de datos defectuosos.

Del mismo modo, si quiere medir la eficiencia de los empleados, el trabajo de los empleados es su entrada. Hay docenas de formas de medir las iniciativas de eficiencia operativa, pero la idea básica es simplemente ver el rendimiento de sus esfuerzos.

Conclusión:

En resumen, la eficiencia operativa son los pasos que dan las empresas para racionalizar los procesos básicos, optimizar el rendimiento empresarial y satisfacer las crecientes demandas de los consumidores. La eficiencia operativa, a su vez, conduce a la excelencia organizativa, un estado de casi perfección que la mayoría de las organizaciones aspiran a alcanzar. Aunque la perfección es una ideología errónea, las empresas pueden aspirar a obtener una ventaja competitiva, aumentar la fidelidad a la marca y mantenerse al día con las exigencias de la nueva era mejorando sus procesos principales.

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