Ein neues ERP bekommen
Es ist ein weit verbreiteter Glaube, dass Unternehmen über saubere Daten verfügen, die sie bei der Einführung ihres neuen ERP-Systems verwenden werden. Bevor Sie jedoch die Umstellung auf die neue ERP-Lösung in Angriff nehmen, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen.
Haben Sie derzeit ein leeres oder unvollständiges Feld für Ihre Produkte oder Gattungsartikel?
Haben Sie alte oder überholte Produktcodes in Ihren Systemen, die nicht mehr verwendet werden?
Haben Sie schon einmal ein Preisangebot eingegeben und vielleicht vergessen, es zu löschen?
Haben Sie Daten, die in Excel sehr wichtig sind, aber nicht in Ihrem Altsystem?
Haben Sie Duplikate von mehreren Konten desselben Kunden oder Lieferanten?
Wenn Sie eine dieser Fragen mit JA beantworten, bedeutet dies, dass Sie zwar optimistisch sind, was die Umstellung auf das neue ERP-System angeht, Ihre Daten jedoch bereinigt werden müssen, bevor Sie die Übertragung auf die neue ERP-Lösung abschließen.
Sie können sich nicht darauf verlassen, dass Ihre ERP-Softwareanbieter die Datenbereinigung vor oder nach der ERP-Implementierung für Sie übernehmen, weil dies sehr teuer ist und es daher falsch wäre, sie dafür verantwortlich zu machen. Daher wird der Prozess der Datenbereinigung den eigentlichen Nutzern des ERP-Systems im Unternehmen überlassen. Da dies bei den ERP-Anbietern nicht ganz oben auf der Prioritätenliste steht, sollte das Team, das diese Implementierung leitet, die Datenbereinigung zu einem festen Bestandteil des gesamten Implementierungsprozesses machen. Denn saubere, präzise, relevante und aktuelle Aufzeichnungen bei gleichzeitiger Minimierung des Abfalls helfen Ihnen, die Ausfallzeiten bei der Umstellung zu minimieren und die Probleme zu verringern, die nach dem Going-Live auftreten können.
Welche Daten sind in die Datenmigration einzubeziehen?
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube von Unternehmen zu denken, dass alle Daten in ihre neue ERP-Software gebracht werden müssen, aber da das nicht der Fall ist, was als Müll oder unnötige Daten in ihrem Altsystem identifiziert. Stellen Sie sich vor, Sie ziehen von Ihrer alten Wohnung in eine neue um, um es mit nichttechnischen Worten zu sagen. Würden Sie lieber all Ihre alten Sachen wie unfertige Mahlzeiten im Kühlschrank, Möbel, Müll und wirklich alte Zeitungen in Ihr neues Zuhause mitnehmen? Je mehr Dinge Sie mitnehmen, desto schwieriger wird es für Sie, sie aufzuräumen oder etwas zu finden, das Sie später brauchen. Je mehr Daten Sie mitbringen wollen, desto schwieriger wird es für Sie zum Zeitpunkt der Umstellung, was sich auf den Starttermin auswirkt. Außerdem könnte es schwieriger werden, diese Daten später auszusortieren. Wenn Sie jedoch etwas Wichtiges vergessen, könnten Sie die Unterlagen vollständig verlieren.
Behalten Sie bei der Implementierung und Datenmigration die Verordnung im Auge
Die verschiedenen Branchen müssen unterschiedliche rechtliche Anforderungen erfüllen. Einige dieser Vorschriften verlangen, dass die Daten unverändert bleiben, um die Anforderungen zu erfüllen, z. B. PCI DSS mit den Daten von Karten und Transaktionen. In einigen Verordnungen ist vorgesehen, dass die Daten zu Prüfzwecken mindestens eine bestimmte Zeit lang gespeichert werden müssen. Am besten ist es, wenn diese Anforderungen in dem Papier berücksichtigt werden, da auf diese Weise die Kosten für die Pflege, Bereinigung und Migration der Daten gesenkt werden können.
Die Verantwortung für die Datenbereinigung
Häufig wird angenommen, dass die Datenbereinigung in der alleinigen Verantwortung des IT-Teams liegt. Es gibt zwar großartige Datenbereinigungstools, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind, aber sie können nur dabei helfen, die potenziellen Bereiche und Datensätze zu identifizieren, die höchstwahrscheinlich bereinigt werden müssen, nicht aber die Daten selbst bereinigen. Damit das Verfahren vollständig funktioniert, ist immer die Mitwirkung einer Person erforderlich, z. B. wenn es zwei verschiedene Datensätze für die Adresse eines Unternehmens gibt, muss diese Person darauf hinweisen, welcher von beiden richtig ist. In einem anderen Fall ist vor der Umstellung auf das neue ERP-System das Eingreifen der Person erforderlich, um die Schlussbilanz des Unternehmens zu validieren. Dies ist der Schlüssel zu echter Datenintegrität und -genauigkeit. Daher kann die Verantwortung für die Datenbereinigung nicht allein bei der IT-Abteilung liegen, sondern jede Abteilung muss ihre Rolle spielen, um perfekte Daten zu erstellen, da die an der Überprüfung und Validierung der Daten beteiligten Personen sowohl qualifiziert als auch sachkundig in ihrer Abteilung sein müssen. Alle diese Abteilungen müssen jedoch zusammenarbeiten, damit es ein Erfolg wird.
Datenbereinigung in Excel und im System
Obwohl beide ihre eigenen Vor- und Nachteile haben, werden beide in dem Verfahren verwendet. Die systeminterne Bereinigung wird durchgeführt, um die Daten in der Datenbank des Altsystems zu korrigieren. Dies ist eine gute Methode, wenn Sie eine Kopie eines endgültigen Screenshots des Altsystems zu Dokumentationszwecken speichern möchten. Wenn jedoch einige Felder im Altsystem nicht verfügbar sind, müssen Sie sie herunterladen und in Excel ändern. Es wird am besten am Tag der Inbetriebnahme verwendet, da es sich um doppelte Daten handelt und im Falle von Änderungen im System nach dem Herunterladen der Daten nicht mehr registriert wird.
Generierung sauberer Daten
Wenn die Problembereiche erst einmal identifiziert sind, kann bis zum eigentlichen Starttermin noch einige Zeit vergehen, was bedeutet, dass dem Altsystem weiterhin Daten hinzugefügt werden. An diesem Punkt ist es äußerst wichtig, dass die Daten standardisiert sind, da eine falsche Dateneingabe die Konvertierung noch komplizierter machen kann. Jedes einzelne Teammitglied, das mit dem Altsystem arbeitet, muss gründlich in den Standards geschult und genau überwacht werden, um etwaige Probleme für die Zukunft auszuschließen. Vielmehr sollte die Datenstandardisierung eine kontinuierliche Politik sein, bei der es ein festes Format für die Dateneingabe gibt, um die Eingabe falscher Daten auch nach der erfolgreichen Einführung der neuen ERP-Software zu vermeiden.
