Obtenir un nouvel ERP
Il est communément admis que les entreprises disposent de données propres qu’elles vont utiliser lors de la mise en œuvre de leur nouvel ERP. Mais avant d’aller de l’avant et de réaliser votre transfert vers la nouvelle solution ERP, vous pouvez vous poser les questions suivantes.
Avez-vous actuellement un champ vide ou incomplet pour vos produits ou articles génériques ?
Vos systèmes contiennent-ils des codes de produits anciens ou obsolètes qui ne sont plus utilisés ?
Avez-vous déjà saisi une offre de prix et peut-être oublié de la supprimer ?
Avez-vous des données qui sont très importantes dans Excel mais pas dans votre ancien système ?
Avez-vous des doublons de plusieurs comptes d’un même client ou fournisseur ?
Si vous avez répondu OUI à l’une de ces questions, cela signifie que, bien que vous soyez optimiste quant à votre conversion vers le nouveau système ERP, vos données doivent être nettoyées avant de terminer votre transfert vers la nouvelle solution ERP.
Vous ne pouvez pas compter sur vos fournisseurs de logiciels ERP pour effectuer le nettoyage des données à votre place avant ou après la mise en œuvre de l’ERP, tout simplement parce que cela leur coûte très cher et qu’il serait donc erroné de les en blâmer. Par conséquent, le processus de nettoyage des données est laissé aux utilisateurs réels du système ERP au sein de l’organisation. Étant donné que les fournisseurs d’ERP ne placent pas ce point en tête de leur liste de priorités, l’équipe qui dirige cette mise en œuvre doit faire du nettoyage des données une partie intégrante de l’ensemble du processus de mise en œuvre. Après tout, le fait d’apporter des enregistrements propres, précis, pertinents et à jour tout en minimisant le gaspillage ne peut que vous aider à minimiser les temps d’arrêt lors de la conversion ainsi qu’à réduire les problèmes que vous pourriez rencontrer juste après la mise en service.
Quelles données inclure dans la migration des données
Les entreprises pensent souvent, à tort, que toutes les données doivent être introduites dans leur nouveau logiciel ERP, mais comme ce n’est pas le cas, elles se demandent ce que sont les données inutiles ou superflues dans leur ancien système. En termes non techniques, imaginez que vous déménagez de votre ancienne maison à une nouvelle. Préféreriez-vous apporter toutes vos vieilles affaires, comme les repas non terminés dans le réfrigérateur, les meubles, les ordures, les très vieux journaux, dans votre nouvelle maison ? Plus vous apportez d’affaires, plus il vous sera difficile de les nettoyer ou de trouver quelque chose dont vous aurez besoin plus tard. De même, plus vous décidez d’apporter de données, plus vous aurez des difficultés au moment de la conversion, ce qui affectera votre date de mise en service. En outre, il pourrait devenir plus difficile de trier ces données par la suite. D’un autre côté, si vous oubliez un élément crucial, vous risquez de perdre complètement les enregistrements.
Gardez le règlement à l’esprit lors de la mise en œuvre et de la migration des données.
Les différents secteurs doivent se conformer à des exigences réglementaires différentes. Certaines de ces réglementations exigent que les données soient inchangées pour être conformes, par exemple PCI DSS avec les données des cartes et des transactions. En revanche, certaines réglementations exigent que les données soient conservées pendant au moins un certain temps à des fins d’audit. Il est préférable que ces exigences soient prises en compte dans le document car, ce faisant, le coût de la maintenance, du nettoyage et de la migration des données sera réduit.
La responsabilité du nettoyage des données
On croit souvent que l’équipe informatique est la seule responsable du processus de nettoyage des données. Bien qu’il existe d’excellents outils de nettoyage des données actuellement disponibles sur le marché, ils ne peuvent qu’aider à identifier les zones et les enregistrements potentiels qui sont hautement susceptibles d’être nettoyés, et non les nettoyer eux-mêmes. Pour que le processus fonctionne complètement, l’implication d’une personne est toujours nécessaire. Par exemple, s’il existe deux enregistrements différents pour l’adresse d’une entreprise, cette personne devra indiquer lequel des deux est correct. Dans un autre cas, avant de passer au nouveau système ERP, l’intervention de la personne est requise pour valider la balance de clôture de l’entreprise. C’est la clé pour obtenir une véritable intégrité et précision des données. Ainsi, la responsabilité du nettoyage des données ne peut pas être confiée uniquement au département informatique, mais chaque département doit jouer son rôle afin de rendre les données parfaites, car les personnes impliquées dans la vérification et la validation des données doivent être qualifiées et bien informées dans leur département. Cependant, tous ces départements doivent travailler ensemble pour en faire un succès.
Nettoyage des données dans Excel et dans le système
Bien qu’elles aient toutes deux leurs propres avantages et inconvénients, elles sont toutes deux utilisées dans le processus. Le nettoyage au sein du système est effectué pour corriger les données dans la base de données de l’ancien système. C’est une bonne méthode si vous avez l’intention de conserver une copie d’une capture d’écran finale de l’ancien système à des fins d’archivage. Mais si certains champs ne sont pas disponibles dans l’ancien système, vous devrez les télécharger et les convertir en Excel. Il est préférable de l’utiliser le jour de la mise en service, car il représente des données en double et, en cas de changement dans le système, il ne sera pas enregistré après le téléchargement des données.
Générer des données propres
Une fois les zones à problèmes identifiées, il se peut qu’il reste encore un peu de temps avant la date de mise en service effective, ce qui signifie que des données vont continuer à s’ajouter au système existant. À ce stade, il est extrêmement important de normaliser les données, car une mauvaise saisie peut compliquer davantage la conversion. Chaque membre de l’équipe qui utilise l’ancien système doit recevoir une formation approfondie sur les normes et faire l’objet d’une surveillance étroite afin d’éliminer tout problème à l’avenir. En fait, la normalisation des données doit être une politique continue, qui consiste à définir un format de saisie des données afin d’éviter la saisie de mauvaises données, même après la mise en œuvre réussie du nouveau logiciel ERP.
