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Por qué la limpieza de datos es crucial antes de la implantación del ERP

Conseguir un nuevo ERP

Es una creencia común que las empresas tienen datos limpios que van a utilizar con la implementación de su nuevo ERP. Pero antes de seguir adelante y completar la transferencia a la nueva solución ERP, es posible que quiera hacerse las siguientes preguntas.

¿Tiene actualmente un campo en blanco o incompleto para sus productos o artículos genéricos?

¿Tiene códigos de producto antiguos u obsoletos en sus sistemas que ya no se utilizan?

¿Alguna vez has introducido una oferta de precio y quizás has olvidado borrarla?

¿Tiene datos que son muy importantes en Excel pero no en su sistema heredado?

¿Tiene duplicados de varias cuentas del mismo cliente o proveedor?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es SÍ, significa que, aunque es optimista respecto a su conversión al nuevo sistema ERP, es necesario limpiar sus datos antes de completar su transferencia a la nueva solución ERP.
No puede confiar en que sus proveedores de software ERP hagan la limpieza de datos por usted antes o después de la implementación del ERP, simplemente porque es muy costoso para ellos hacerlo y por lo tanto será un error culparlos por ello. Por lo tanto, los procesos de limpieza de datos se dejan en manos de los usuarios reales del sistema ERP dentro de la organización. Dado que los proveedores de ERP no tienen esto en su lista de prioridades, el equipo que lidera esta implementación debe hacer de la limpieza de datos una parte integral de todo el proceso de implementación. Al fin y al cabo, llevar los registros limpios, precisos, relevantes y actualizados al tiempo que se minimizan los residuos sólo le ayudará a minimizar el tiempo de inactividad en la conversión, así como a reducir los problemas a los que podría enfrentarse justo después de entrar en funcionamiento.

Qué datos incluir en la migración de datos

Es un error común de las organizaciones pensar que todos los datos deben ser llevados a su nuevo software ERP, pero como ese no es el caso, lo que identifica como datos basura o innecesarios en su sistema heredado. Para explicarlo con palabras no técnicas, imagine que se muda de su antigua casa a una nueva. ¿Preferirías llevar a tu nuevo hogar todas tus cosas viejas, como comidas inacabadas en el frigorífico, muebles, basura o periódicos muy viejos? Cuantas más cosas lleves, más difícil te resultará limpiarlas o encontrar algo que necesites después. Del mismo modo, cuantos más datos decida aportar, más difícil le resultará en el momento de la conversión, lo que afectará a su fecha de entrada en funcionamiento. Además, podría ser más difícil clasificar estos datos más adelante. Por otro lado, si te dejas algo crucial, podrías perder los registros por completo.

Tenga en cuenta el Reglamento durante la aplicación y la migración de datos

Los distintos sectores tienen que cumplir requisitos normativos diferentes. Algunas de estas normativas exigen que los datos no se modifiquen para cumplir, por ejemplo, la norma PCI DSS con los datos de las tarjetas y las transacciones. Por otro lado, algunas normativas exigen que los datos se conserven al menos durante un tiempo determinado con fines de auditoría. Lo mejor es que estos requisitos se aborden en el documento, ya que de este modo se reducirán los costes de mantenimiento, limpieza y migración de los datos.

La responsabilidad de la limpieza de datos

A menudo se cree que es responsabilidad exclusiva del equipo de TI ocuparse del proceso de limpieza de datos. Aunque hay grandes herramientas de limpieza de datos disponibles actualmente en el mercado, sin embargo, sólo pueden ayudar a identificar las áreas potenciales y los registros que son muy posibles de ser limpiados, no los limpian ellos mismos. Para que el proceso funcione completamente, siempre se requiere la participación de una persona, por ejemplo, si hay dos registros diferentes para la dirección de una empresa, esta persona tendría que señalar cuál de ellos es el correcto. En otro caso, antes de pasar al nuevo sistema ERP, se requiere la intervención de la persona para validar el balance de cierre de la empresa. Esta es la clave para obtener una verdadera integridad y precisión de los datos. Por lo tanto, la responsabilidad de la limpieza de los datos no puede recaer únicamente en el departamento de informática, sino que cada departamento tiene que desempeñar su papel para que los datos sean perfectos, ya que las personas que participan en la verificación y validación de los datos deben estar cualificadas y tener conocimientos en su departamento. Sin embargo, todos estos departamentos tienen que trabajar juntos para que sea un éxito.

Limpieza de datos en Excel y en el sistema

Aunque ambos tienen sus propias ventajas y desventajas, los dos se utilizan en el proceso. La limpieza dentro del sistema se realiza para corregir los datos de la base de datos del sistema heredado. Este es un buen método si tiene la intención de almacenar una copia de una captura de pantalla final del sistema heredado con el fin de mantener un registro. Pero si algunos campos no están disponibles en el sistema heredado, entonces tendría que descargarlos y cambiarlos a Excel. Es mejor utilizarlo el día de la puesta en marcha, ya que representa datos duplicados y, en caso de que haya cambios en el sistema, no se registrarán después de la descarga de datos.

Generación de datos limpios

Una vez identificadas las áreas problemáticas, es posible que aún quede algún tiempo hasta la fecha real de entrada en funcionamiento, lo que significa que los datos van a seguir añadiéndose al sistema heredado. En este punto, es extremadamente crucial tener una estandarización de los datos, ya que una entrada de datos errónea puede causar más complicaciones en la conversión. Todos y cada uno de los miembros del equipo que utilizan el sistema heredado deben recibir una formación exhaustiva sobre las normas y ser supervisados de cerca para eliminar cualquier problema en el futuro. De hecho, la estandarización de los datos debe ser una política continua en la que se establezca un formato de introducción de datos para evitar la introducción de datos erróneos incluso después de la implantación satisfactoria del nuevo software ERP.

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