Die E-Mail hat sich von einem reinen Nachrichtenmedium zu einem unverzichtbaren Instrument im Unternehmensbereich entwickelt. Vor allem die offizielle Kommunikation im Unternehmenssektor erfolgt über das Mailing-System einer Organisation. Obwohl alles, von wichtigen Entscheidungen bis hin zur Strategieplanung, mit einem Klick auf Senden/Empfangen/Weiterleiten von Ihrem Desktop aus geschieht, ist die Pflege eines effektiven E-Mail-Systems nicht so einfach, wie es klingt.
Meistens stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die anderen Attribute ihrer Mailingsysteme zu verwalten. Obwohl das Blockieren bösartiger, virenverseuchter E-Mails und Spam-Filter zum alten Eisen gehören, sind sie für eine leistungsfähige elektronische Korrespondenz unabdingbar. Die Bewältigung wachsender Bedrohungen wie nicht sehr robuste Instant-Messaging-Systeme, desintegrative Mehrfach-Messaging-Systeme und das Speichern, Sichern und Abrufen geschäftskritischer Nachrichten werden als Alpträume betrachtet.
Einige der derzeit am häufigsten auftretenden E-Mail-Bedrohungen:
- Spam-E-Mails
- Virusinfizierte E-Mails
- Phishing mit HTML-E-Mail-Komponenten
- Denial-of-Service-Angriffe
- Verzeichnisabfrage
- E-Mails mit anstößigem Inhalt
Die einzige Möglichkeit, all diese Bedrohungen in Schach zu halten, sind E-Mail-Cleaner.
Warum Email Cleaners: E-Mail-Cleaner helfen Unternehmen, unangemessene Kommunikation (sowohl eingehend als auch ausgehend) zu blockieren und Spamming, Phishing, DOS-Angriffe usw. zu verhindern. Die Cleaner können die fortlaufende relationale E-Mail-Kommunikation authentifizieren und den gefälschten Versand/Empfang mit geänderten Daten verhindern.
Wirksame Durchsetzung von E-Mail-Cleanern: Vor der Einführung von E-Mail-Cleanern sollte ein Unternehmen Mailing-Richtlinien durchsetzen, die strikt einzuhalten sind.
Die Durchsetzung eines E-Mail-Säuberungssystems innerhalb einer Organisation ist nur dann effektiv, wenn die Organisation folgende Punkte ordnungsgemäß befolgt/umgesetzt hat
- Richtlinien für Mailing-Systeme und Instant Messenger
- Ordnungsgemäße Verwaltung, Überprüfung und Analyse von E-Mail-Inhalten
- Effiziente Verwaltung von verschlüsselten E-Mail-Inhalten und anderen
Kommunikation - Anforderungsbasierte E-Mail-Archivierung
- Einfache und schnelle Abrufmöglichkeiten für E-Mails
Auf dem Weg zu Spam-freien E-Mail-Systemen: Da E-Mails für das Überleben von Unternehmen immer wichtiger werden, sind immer mehr Unternehmen gezwungen, ihre bestehenden Mailingsysteme zu bereinigen und zu verbessern. Auch verschiedene Gesetze und Internetgemeinschaften schreiben die ordnungsgemäße Wartung von Mailsystemen vor.
Gesetze wie CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act of 2003) sind ein US-Gesetz, das Spammer und ihre Komplizen mit Geldstrafen von bis zu 6 Millionen Dollar belegt. Als das Gesetz vom US-Kongress verabschiedet wurde, schränkte es die Zahl der Spammer enorm ein und sorgte für spamfreie Posteingänge.
Eine Vereinigung namens Anti-Spam Technical Alliance (ASTA), ein Zusammenschluss der sechs größten webbasierten E-Mail-Anbieter, darunter MSN von Microsoft, AOL (America Online) und Yahoo!, hilft bei der Regulierung von E-Mail-Praktiken, indem sie technische und nicht-technische Lösungen für den Umgang mit unerwünschtem und unerbetenem E-Mail-Spam bereitstellt.
Eine Forschung zur E-Mail-Säuberung, die so genannte Anti-Fälschungs-Technologie, hilft, unangemessene E-Mails einzudämmen. Es sendet SMTP-Signale über das zweifelhafte Format einer Nachricht an den Message Transfer Agent (MTA), der die betreffende Nachricht/E-Mail erst nach entsprechender Prüfung weiterleitet/versendet. Eine weitere Möglichkeit, Spam zu vermeiden und die Sicherheit zu erhöhen, besteht darin, Inhalte digital zu signieren und Spoofing zu verhindern oder gefälschte Auto-Responder zu erstellen, um den Anschein einer aktiven Sitzung zu erwecken.
All diese Neuerungen müssen sich erst noch herausbilden, und keine davon hat sich als die wirksamste Methode herauskristallisiert, mit Ausnahme der E-Mail-Cleaner. Die Verwendung von E-Mail-Cleanern ist die einzige Lösung, um Ihr wichtiges E-Mail-System sicher und spamfrei zu halten. Da eine effektive Korrespondenz an ein leistungsfähiges Mailing gebunden ist, spart ein gut funktionierendes System nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Arbeit.
