Wie eine Merge Purge Software helfen kann, Probleme mit Mailinglisten zu lösen

Seien wir ehrlich – es ist peinlich, wenn man Mails an die falsche Zielgruppe verschickt. Mehr noch, sie ist kostspielig. Jedes Jahr werden Millionen von Dollar verschwendet, weil Unternehmen mit der Pflege ihrer Mailinglisten zu kämpfen haben. Aus diesem Grund ist eine Software zum Bereinigen von Mailinglisten oft ein wichtiges Hilfsmittel bei der Bewältigung des Dilemmas der Mailinglisten einer Organisation.

Wozu genau dienen die Tools zum Zusammenführen und Bereinigen von Daten und wie profitieren Sie davon? Hier ist eine kurze Zusammenfassung.

Die Herausforderung der Datenqualität

Interessenten- und Kundendaten sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens. Der Besitz von Daten allein reicht jedoch nicht aus – die Daten müssen auch für den beabsichtigten Zweck geeignet sein. Leider glauben fast 60 % der Geschäftsanwender, dass ihr Datenbestand insgesamt unzuverlässig ist.

Schmutzige Daten sind nicht mehr nur ein geflügeltes Wort, und es geht auch nicht mehr darum, mit ETL-Regeln alle Kleinbuchstaben in Großbuchstaben zu verwandeln oder exakte Duplikate zu entfernen. Heutzutage sind die Daten komplex und die Art ihrer Ungenauigkeit ist es auch.

Nehmen Sie zum Beispiel Mailinglisten. Sie müssen nicht nur Adressdaten verwalten, sondern auch Telefondaten, E-Mail-Daten, Daten aus sozialen Medien und vieles mehr. Wenn Sie Ihre Listen nach Abteilungen und Funktionen aufteilen, haben Sie es außerdem mit einer viel komplexeren Datenmenge zu tun. Das Problem ist, dass die meisten dieser Daten unstrukturiert, unübersichtlich und stark dupliziert sein können.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen mehrere Apps und Tools zur Speicherung von Kundendaten verwenden. Die meisten dieser Informationen bleiben entweder in einem Silo oder sie werden nicht beachtet. Tagtäglich arbeiten Marketingexperten und Kundendienstmitarbeiter mit veralteten, falschen Daten – die Hälfte der Zeit müssen sie diese Daten auch noch manuell korrigieren!

Hier kommt der Bedarf an einer Software zur Bereinigung von Datenzusammenführungen ins Spiel.

Die Bedeutung von Merge Purge Software und die Komplexität von Duplikaten

Eine Bereinigungssoftware ist im Grunde ein Werkzeug, mit dem Sie Daten aus einer oder mehreren Quellen zusammenführen und doppelte Datensätze entfernen können.

Es gibt Dutzende von Tools, die genau das versprechen, aber nur wenige von ihnen sind in der Lage, diese Aufgabe zu bewältigen.

Der Grund dafür ist die Komplexität der Duplikate.

Grundlegende Werkzeuge markieren oder entfernen nur deterministische oder exakt übereinstimmende Duplikate. Schauen Sie sich das folgende Beispiel an:

Dies ist ein deterministisches Duplikat. Alles ist gleich, nur das Geburtsjahr ist anders. Mit einfachen Mitteln lässt sich das im Handumdrehen feststellen.

Sehen Sie sich nun das folgende Beispiel an:

Dies sind probabilistische Duplikate, die am schwierigsten auszusortieren sind. Sie benötigen ein Zusammenführungs- und Bereinigungstool, das diese Duplikate auf der Grundlage von Fuzzy-Matching-Algorithmen (und im Fall von DataMatch Enterprise einer Kombination aus etablierten Algorithmen und einem proprietären Algorithmus) identifizieren kann.

In diesem speziellen Fall hat der Name des Benutzers nun ein mittleres Alphabet und eine kürzere Form von Senior. Das Geburtsdatum ist falsch. Die Telefonnummer wurde geändert und die Adresse ist unvollständig. Einfache Zusammenführungs-/Bereinigungswerkzeuge werden es schwer haben, diese Übereinstimmung zu finden – vor allem, wenn diese Dublette in mehreren Datensätzen vorkommt.

Das obige Beispiel wurde stark vereinfacht, aber die Tatsache bleibt bestehen, dass die Beseitigung von Duplikaten immer komplexer wird. Es gibt keine Möglichkeit, dies zu verhindern, daher ist es ratsam, in ein erstklassiges Tool zum Zusammenführen und Bereinigen von Daten zu investieren, mit dem Sie dies besser bewältigen können.

Wie funktioniert ein Merge Purge Tool?

Ihre Mailingliste stammt nicht unbedingt aus einer einzigen Quelle. Es ist ziemlich wahrscheinlich, dass Sie Listen aus dem Marketing und der Kundenbetreuung benötigen – sagen wir, Sie wollen eine Mailingliste für ein bestimmtes Kundensegment, das Ihre wichtigsten Online-Käufer sind und auch Ihre aktivsten Nutzer sozialer Medien. Dazu benötigen Sie Datensätze aus mehreren Abteilungen, und genau hier werden Sie wahrscheinlich auf Duplikate stoßen.

Je nach dem von Ihnen gewählten Tool können Sie Mailingdaten zwischen, über und innerhalb von Datensätzen abgleichen. DataMatch Enterprise bietet beispielsweise die Möglichkeit, Daten zusammenzuführen und zu bereinigen, indem die Benutzer zunächst ein Profil ihrer Daten erstellen, um Fehler zu ermitteln, diese Fehler zu bereinigen und die Daten dann durch die Abgleichsfunktion laufen zu lassen, um Duplikate zu entfernen. Sobald die Duplikate entfernt oder bereinigt sind, können Sie Ihre Datensätze zu einem endgültigen Stammsatz zusammenführen, mit dem Sie Ihre Versandaktivitäten beginnen können.

Warum ein Tool und nicht ein Team?

Duplikate sind ein ständiges Problem, und Sie müssen sie immer wieder beseitigen. Jedes Mal, wenn Sie Ihre Mailingliste aktualisieren, brauchen Sie eine Lösung, in die Sie die Daten einfach einspeisen können, um die Arbeit zu erledigen.

Im Laufe der Jahre haben wir mehrere Führungskräfte kennengelernt, die versucht haben, ein Team zur Bereinigung von Duplikaten einzustellen – und leider gescheitert sind.

Die Duplizierung von Daten, das Zusammenführen und Bereinigen von Listen usw. sind alltägliche Aufgaben, die jetzt leicht durch Automatisierung erledigt werden können. Wofür ein Team Monate braucht, braucht ein effizientes Tool nur Minuten. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Millionen von Datenzeilen in weniger als 30 Minuten zusammenführen und bereinigen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten dies wiederholt tun und für jeden Verwendungszweck neue und aktualisierte Datensätze erstellen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten dies mit allen möglichen Datenquellen innerhalb des Unternehmens tun.

Die Einstellung eines Teams mag sich wie ein Erfolg anfühlen, aber insgesamt wird dies die Moral Ihres Teams beeinträchtigen. Ihre Data Scientists und Analysten sind nicht dazu da, Datenfehler zu beheben – sie sollen Ihnen helfen, Ihre Daten besser zu verwalten, wichtige Erkenntnisse daraus abzuleiten und eine solide datengesteuerte Organisation aufzubauen.

Zum Abschluss

Sie wollen keine peinlichen Fehler machen? Sie möchten Ihre Mailinglisten sortieren und Ihre Zielgruppe besser ansprechen? Verwenden Sie ein erstklassiges Tool zum Zusammenführen und Bereinigen und geben Sie Ihren Teams die Möglichkeit, mit Daten zu arbeiten, denen sie vertrauen können.