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Cómo un software de purga de fusiones puede ayudar a resolver los problemas de las listas de correo

Reconozcámoslo: es embarazoso enviar correos a un conjunto de destinatarios equivocado. Más aún, es costoso. Cada año se desperdician millones de dólares porque las empresas se esfuerzan por mantener sus listas de correo. Por ello, un software de purga de fusiones suele ser una herramienta importante para manejar los dilemas de las listas de correo de una organización.

¿En qué consisten exactamente las herramientas de fusión y depuración y cómo se benefician de su uso? He aquí un rápido resumen.

El reto de la calidad de los datos

Los datos de clientes y prospectos son el activo más importante que posee una organización. Pero no basta con poseer los datos, sino que éstos deben ser aptos para su uso. Desgraciadamente, casi el 60% de los usuarios empresariales creen que la salud de sus datos en general no es fiable.

Los datos sucios ya no son una frase pegadiza, ni tampoco es una simple cuestión de utilizar reglas ETL para convertir todas las letras minúsculas en mayúsculas o eliminar los duplicados exactos. Hoy en día, los datos son complejos y también lo es la naturaleza de sus imprecisiones.

Por ejemplo, las listas de correo. No sólo hay que gestionar los datos de las direcciones, sino también los del teléfono, el correo electrónico, las redes sociales y mucho más. Además, si separa sus listas según los departamentos y las funciones, tendrá que lidiar con un conjunto de datos mucho más complejo. El problema es que la mayoría de estos datos pueden estar desestructurados, desordenados y muy duplicados.

No es raro que las empresas utilicen varias aplicaciones y herramientas para almacenar la información de los clientes. La mayor parte de esta información permanece en silos o se deja sin atender. Día tras día, los vendedores y los representantes del servicio de atención al cliente trabajan con datos obsoletos e incorrectos, y la mitad de las veces tienen que corregirlos manualmente.

Aquí es donde entra en juego la necesidad de un software de purga de fusiones.

La importancia del software de purga de fusiones y las complejidades de los duplicados

Un software de purga de fusión es básicamente una herramienta que permite fusionar datos de una o varias fuentes y eliminar los registros duplicados.

Ahora, hay docenas de herramientas que prometen hacer exactamente esto, sin embargo, muy pocas de ellas son capaces de lograr la tarea.

La razón es la complejidad de los duplicados.

Las herramientas básicas sólo destacan o eliminan los duplicados deterministas o de coincidencia exacta. Mira el siguiente ejemplo:

Se trata de un duplicado determinista. Todo es igual, sólo el año de nacimiento es diferente. Las herramientas básicas lo atraparán en una mosca.

Nombre DOB Dirección de correo electrónico Teléfono Dirección
John Senior 14-09-1956 John.senior.56@gmail.com 361-306-8877 165 de la calle Washington
John Senior 14-09-1959 john.senior.56@gmail.com 361-306-8877 165 de la calle Washington

Ahora, mira el ejemplo de abajo:

Se trata de duplicados probabilísticos, que son los más difíciles de eliminar. Necesitará una herramienta de fusión y purga que pueda identificar estos duplicados basándose en algoritmos de coincidencia difusa (y en el caso de DataMatch Enterprise, una combinación de algoritmos establecidos más un algoritmo propio).

Nombre DOB Dirección de correo electrónico Teléfono Dirección
John Senior 14-09-1956 John.senior.56@gmail.com 361-306-8877 165 de la calle Washington
John F. Sr. 13-09-1956 john.senior.56@outlook.com 361-206-5577 Corpus Christi, TX

En este caso concreto, el nombre del usuario tiene ahora un alfabeto intermedio, además de una forma más corta de Senior. La fecha de nacimiento está mal. El número de teléfono ha sido cambiado y la dirección está incompleta. Las herramientas básicas de fusión/depuración tendrán dificultades para encontrar esta coincidencia, sobre todo si este duplicado se produce en varios conjuntos de datos.

El ejemplo anterior se ha simplificado mucho, pero el hecho es que los duplicados son cada vez más complejos de resolver. No hay forma de evitar que ocurra, por lo que lo más sensato es invertir en una herramienta de fusión y purga de primera clase que le ayude a gestionarla mejor.

¿Cómo funciona una herramienta de purga de fusiones?

Su lista de correo no proviene necesariamente de una sola fuente. Es bastante probable que necesite listas de marketing y de atención al cliente: digamos que quiere una lista de correo de un segmento específico de clientes que son sus principales compradores en línea y que también son sus usuarios más activos en las redes sociales. Para ello, necesitará registros de varios departamentos, y es aquí donde probablemente encontrará duplicados.

Dependiendo de la herramienta que elija, podrá cotejar datos de correo entre, a través y dentro de conjuntos de datos. DataMatch Enterprise, por ejemplo, ofrece la posibilidad de fusionar y purgar permitiendo a los usuarios perfilar primero sus datos para determinar los errores, limpiarlos y luego pasarlos por la función de concordancia para eliminar los duplicados. Una vez eliminados o depurados los duplicados, podrá fusionar sus registros de datos en un registro maestro final que podrá utilizar para comenzar su actividad de envío.

merge purge software

¿Por qué utilizar una herramienta en lugar de un equipo?

Los duplicados son un problema constante y siempre tendrás que solucionarlos. Cada vez que actualice su lista de correo, necesitará una solución en la que pueda introducir los datos y hacer el trabajo.

A lo largo de los años, hemos conocido a múltiples líderes empresariales que intentaron contratar un equipo para purgar los duplicados, pero lamentablemente fracasaron.

Verá, la duplicación de datos, la fusión/purga de listas, etc., son tareas mundanas que ahora pueden realizarse fácilmente mediante la automatización. Lo que un equipo tarda meses en resolver, una herramienta eficaz lo hace en minutos. Imagínese poder fusionar y depurar millones de filas de datos en menos de 30 minutos. Imagínese poder hacer esto repetidamente, creando registros nuevos y actualizados para cada uso previsto. Imagínese, poder hacer esto con todo tipo de fuentes de datos dentro de la organización.

La contratación de un equipo puede parecer un logro, pero en general, esto desbaratará la moral de su equipo. Sus científicos y analistas de datos no están para arreglar los errores de los datos: están ahí para ayudarle a gestionar mejor sus datos, a obtener información clave de ellos y a construir una organización sólida basada en los datos.

Para concluir

¿No quiere cometer errores embarazosos? ¿Necesita clasificar sus listas de correo y dirigirse mejor a su público? Utilice una de las mejores herramientas de fusión y depuración y dé a sus equipos la oportunidad de trabajar con datos en los que puedan confiar.

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