¿Sus responsables de banca o agentes de seguros siguen comparando manualmente hojas de cálculo para dar sentido a los datos? ¿Sigue teniendo asientos manuales como parte de su flujo de trabajo? No es raro ver a contables, agentes de crédito y de seguros enterrados tras montones de papeles impresos u hojas de cálculo de Excel, escudriñando montañas de datos para buscar información, identificar errores o conciliar elementos.
Por lo tanto, el mayor reto de la conciliación de transacciones es la cantidad de tiempo y esfuerzo humano que se dedica a su procesamiento, especialmente cuando las cuentas del libro mayor están formadas por millones de filas y columnas que deben conciliarse con otras fuentes de datos para que sean relevantes y sustanciales.
Sin embargo, el tiempo y el esfuerzo son sólo una parte del problema: existen riesgos reales asociados al proceso manual que ponen en juego la reputación de su organización.
Impacto del esfuerzo manual en la precisión
La conciliación de los datos transaccionales es una tarea tediosa y onerosa, que no garantiza la exactitud y la precisión. Un registro omitido, un error ortográfico, un número duplicado, una cifra incorrecta son casos con gran impacto.
Los registros bancarios, las facturas, las tarjetas de crédito, las fichas bancarias y la información de los clientes son datos confidenciales que no admiten errores. El reto se agrava aún más cuando su personal tiene que tratar con datos de ERP o datos de múltiples silos. Las suposiciones, la omisión deliberada o indeliberada de los hechos y la negligencia son de esperar cuando se trata de tanta presión y sobrecarga de trabajo.
Un informe de la IMA que encuestó a 751 profesionales financieros
concluyó que:
- El proceso de cierre tarda una media de siete días
- Dos tercios de los encuestados afirmaron que dependen en gran medida de las hojas de cálculo, lo que aumenta el tiempo dedicado a los estados financieros, así como el riesgo de obtener resultados inexactos.
A pesar de los riesgos asociados al esfuerzo manual, sigue siendo un método predominante de casación y conciliación de transacciones en las organizaciones financieras, simplemente porque la transición a la automatización es lenta y a menudo se ve perjudicada.
Problemas en la gestión de un gran volumen de trabajo
A menudo es necesario conciliar las relaciones de uno a muchos o de muchos a muchos entre los conjuntos de datos, pero tener que hacerlo manualmente puede dar lugar a falsas suposiciones y errores individuales. Con un gran volumen de trabajo, un calendario y un apoyo limitados, el personal que trabaja en estos elementos de datos puede verse desbordado y pasar por alto puntos de datos cruciales. Esto abre literalmente la puerta a la omisión de entradas y a costosos errores en los datos financieros.
La excesiva carga de trabajo también puede hacer que los empleados sean negligentes, ignorando elementos poco claros, haciendo suposiciones falsas sobre conjuntos de datos que, en última instancia, causan retrasos, errores y muchos más problemas sustanciales.
El agotamiento de los empleados y la retención del talento
Mientras que los que eligen la contabilidad lo hacen por amor a los números, caen en la trampa de las tareas manuales repetitivas. Cotejo de hojas de cálculo que tienen prioridad sobre otras tareas de resolución de problemas.
Además, las tareas repetitivas impiden a los empleados añadir valor y pensamiento crítico a los procesos que idealmente deberían realizar. En cambio, pasan la mayor parte de su tiempo dando sentido a los datos, con la cabeza metida en montañas de papeleo.
¿El resultado? Ya no están contentos con su trabajo. La organización tiene que volver a centrarse en la contratación, la formación y la retención de los empleados.
Todos estos problemas podrían frenarse de forma significativa mediante el uso de software de transacciones automatizadas.
Ventajas de utilizar un software de comparación de transacciones automatizado
Lo reconozca o no, su organización acabará necesitando invertir en sistemas y procesos automatizados. El proceso de conciliación de los saldos del libro mayor, el cotejo de las entidades con otras entidades, la transacción de las finanzas en múltiples lugares implica son tareas tediosas que implican sistemas y fuentes dispares.
Así es como una solución de autómatas puede ayudar:
Garantiza la precisión
Es imposible que un humano verifique, identifique y garantice el 100% de exactitud en múltiples capas de datos. Siempre habrá errores. Un software automatizado garantiza la precisión, ya que utiliza una lógica predefinida basada en el sistema para realizar automáticamente el cotejo. No es necesario depender de la criba manual de volúmenes de datos.
Cumplir los plazos de cierre
Evite la presión de última hora de un plazo de cierre. Reduzca el tedioso trabajo manual, acorte su cierre y dé a sus empleados la oportunidad de respirar. La solución de software tardará sólo unos minutos en realizar un cotejo de transacciones que a sus empleados les llevaría días de presión constante.
Integración con sus fuentes de datos
Un buen software de cotejo de transacciones le permitirá integrar automáticamente su información en el software para que pueda realizar el cotejo de transacciones sin tener que saltar entre archivos u hojas. Ni siquiera tienes que copiar/pegar manualmente o importar el archivo. Todo lo que hay que hacer es integrar la base de datos con el software, y dejar que éste realice la elaboración de perfiles, las concatenaciones o la normalización de los datos en función de las normas definidas por el usuario.
Automatizar el emparejamiento
Haga coincidir un número ilimitado de filas de datos o varios conjuntos de datos con un proceso basado en reglas que le permite automatizar la conciliación financiera de gran volumen en tiempo real. La integración de su base de datos con el software permite un cotejo instantáneo y en tiempo real, lo que garantiza un cotejo de datos instantáneo y preciso.
Lea este artículo para saber más sobre el software y las soluciones de emparejamiento.
Eliminar redundancias y errores
Lo más probable es que tenga la información de contacto repartida en varias fuentes de datos, lo que podría dar lugar a redundancias y duplicados. Si la introducción manual sigue siendo un proceso en su organización, la posibilidad de que se produzcan errores humanos aumenta. El software de cotejo de transacciones también le permitirá identificar los duplicados y proporcionar una única fuente de verdad (entre en la entrada del blog aquí).
Reducir los riesgos
Como ya se ha dicho, el mayor reto del cotejo manual de transacciones son los riesgos de error, de negligencia, de inexactitud, de conjuntos de datos incompletos o no estructurados. Reduzca los riesgos dejando que el software identifique y solucione las diferencias, los duplicados, las redundancias y cualquier otro problema de calidad de los datos.
A medida que el mundo avanza hacia un panorama digital, ya no es aconsejable que su institución financiera confíe en los métodos tradicionales de conciliación. Su volumen de datos mejorará exponencialmente, al igual que sus fuentes de datos, especialmente si otros departamentos de su organización están integrando los canales digitales como parte de una iniciativa general de transformación digital. En medio de todo esto, si sus contables siguen teniendo que cotejar gigabytes de datos manualmente, su organización puede enfrentarse a la pérdida de ingresos, de talento e incluso de cuota de mercado.
En Data Ladder, hemos trabajado con varias instituciones financieras que han pasado de los procesos manuales a utilizar nuestro software de cotejo de transacciones.
He aquí un caso interesante.
Lamb Financial Group – Estudio de caso
Lamb Financial Group es uno de los corredores de seguros de más rápido crecimiento del país, que presta servicios financieros exclusivamente a organizaciones sin ánimo de lucro y de servicios sociales en todo el país. La empresa se dedica a buscar los seguros que necesitan las organizaciones benéficas locales que abordan algunos de los problemas más difíciles de la sociedad. Con sede en Nueva York, la organización trabaja con compañías especializadas en organizaciones sin ánimo de lucro y benéficas, proporcionando seguros de indemnización por accidentes laborales, responsabilidad civil, responsabilidad profesional, propiedad, automóvil, directores y funcionarios, salud colectiva y discapacidad.
Situación de la empresa
La organización necesitaba extrapolar datos de diferentes fuentes. Con ligeras diferencias en el campo clave, necesitaban reducir la cantidad de depuración de datos y ahorrar tiempo con la limpieza de datos. Al ser la precisión una parte tan importante de su negocio, mantener un alto nivel de estandarización era también muy importante para la organización. Era fundamental poder contar con una herramienta de software de datos que pudiera conciliar las diferencias con todos los datos que se combinan y vincular los registros con precisión.
Nuestra solución
DataMatch Enterprise™ fue una solución de limpieza y cotejo de datos más fácil para la organización. Pudieron utilizar rápidamente nuestra función Wordsmith™, que es una herramienta de estandarización para crear configuraciones de biblioteca personalizadas. Esta opción de estandarización, junto con las funciones de cotejo y limpieza, convirtieron a DataMatch Enterprise en una parte importante de su proceso a la hora de importar nuevos datos a su CRM.
Ventajas de utilizar DataMatch Enterprise de Data Ladder
El conjunto de herramientas de limpieza y cotejo de Data Ladder ha ayudado a la empresa a hacer más con menos supervisión, optimizando su flujo de trabajo en varias horas cada semana. Esto les resulta especialmente útil cuando se trata de grandes volúmenes de datos de conciliación.
Utilizando nuestro sistema DataMatch Enterprise como herramienta de cotejo de transacciones, usted consigue:
- Ahorre en trabajo manual
- Realización de cotejos por lotes o en tiempo real
- Perfile sus datos para identificar los campos problemáticos
- Estandarizar los datos para garantizar la coherencia
- Integrar múltiples bases de datos en el software (Quickbooks, Excel, etc.)
- Realización de cotejos de datos de gran volumen entre fuentes de datos
- Garantizar la exactitud y la precisión de los informes
Para las organizaciones financieras, los datos no sólo son el combustible, sino que son un salvavidas. No hay lugar para los errores, ni para comprometer la precisión o la facilidad de uso. Sin embargo, los procesos manuales son la principal causa de la elaboración de informes inexactos, de la falta de correspondencia de la información de los clientes y de muchos otros problemas de calidad. En esta era digital, una empresa financiera ya no puede confiar en los procesos manuales. La velocidad, la precisión y el tiempo de respuesta instantáneo son los nuevos requisitos.
Obtenga su consulta GRATUITA
con nuestros especialistas para ver cómo nuestra herramienta de cotejo de datos puede ayudarle con la conciliación y el cotejo de transacciones.
