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Ihr vollständiger Leitfaden für eine erfolgreiche Datenmigration

Wenn Sie diesen Leitfaden lesen, haben Sie sich wahrscheinlich bereits für ein Datenmigrationsprojekt entschieden und sind auf der Suche nach weiteren Anleitungen. Dieser Leitfaden bringt es auf den Punkt und hilft Ihnen, eine Strategie für die Datenmigration zu entwickeln und einen Rahmen einzuhalten, der die Gefahr kostspieliger Fehler verringert. Außerdem erfahren Sie, wo und wie Sie eine Datenqualitätslösung einsetzen können, um den Prozess zu optimieren und Ihre Datenmigration zu einem Erfolg zu machen. Fangen wir an!

Verstehen der Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen

Branchenanalysten zufolge sind etwa zwei Drittel der Fortune-1000-Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt mit Datenmigrations- oder Datenkonvertierungsprojekten beschäftigt. Allerdings scheitern fast 70 bis 80 % dieser Projekte, was zu einem Verlust von Milliarden von Dollar führt. Ja, die Statistiken mögen alarmierend klingen, aber wenn man den komplexen und zeitaufwändigen Prozess der Datenmigration berücksichtigt, ist es leicht zu verstehen, wie es zu einer höheren Fehlerquote kommt. Die Datenmigration ist von Natur aus ein risikoreiches Projekt. Die Verlagerung Ihrer Daten von einer Legacy- oder Mainframe-Umgebung in eine neue Umgebung erfordert mehr als nur technisches Know-how. Sie brauchen eine narrensichere Strategie für die Datenmigration, einen Plan, Checklisten und müssen gleichzeitig Probleme mit der Datenqualität beheben, Talente einstellen oder halten, die Zusammenarbeit im Team sicherstellen, Versuche und Tests durchführen und viele andere Aufgaben erledigen. Bei unserer Arbeit mit mehr als 4.500 Kunden haben wir mehrere große Herausforderungen festgestellt, die letztendlich die Gründe für das Scheitern der Datenmigration sind. Hier eine kurze Vorwarnung zu möglichen Herausforderungen, die auf Sie zukommen könnten, und wie Sie sich darauf vorbereiten können.

  1. Vernachlässigung der Bedeutung der Datenqualität:

Zahlreiche Studien und Untersuchungen belegen, dass schlechte Datenqualität Unternehmen Millionen von Dollar kostet, und dennoch neigen Unternehmen dazu, die Bedeutung der Datenqualität zu übersehen. Das Ergebnis? Schlechte Daten werden zu einem Engpass, der eine erfolgreiche Datenmigration verhindert. Wenn Daten von einem Altsystem in ein neues System verschoben werden, besteht die Möglichkeit, dass das System die Daten sogar ganz ablehnt, vor allem, wenn das neuere System strengere Standards und Qualitätsrichtlinien hat.

Sie können eine Datenqualitätskrise haben, wenn Ihre Daten darunter leiden:

  • Ungenaue, ungültige oder unvollständige Informationen
  • Tippfehler, Zeichen- oder Interpunktionsfehler
  • Doppelte Einträge
  • Falsche Formatierung und Fehler in der Groß- und Kleinschreibung und vieles mehr.

Wenn diese Probleme nicht gelöst werden, ist die Datenmigration zum Scheitern verurteilt.

  1. Geschäftsanwender und hochrangige Führungskräfte nehmen keine Rücksicht auf Probleme mit der Datenqualität

Die Datenqualität wird nur selten als Geschäftsproblem betrachtet, zumal es sich um Data Warehouses handelt, die von der IT-Abteilung verwaltet werden. Die Verantwortlichen der verschiedenen Abteilungen sind sich der Qualitätsprobleme kaum bewusst, was zu einem blinden Vorgehen bei der Datenmigration führt. Es ist wichtig, dass die Führungskräfte eines Unternehmens den Prozess der Datenerfassung in ihrem Unternehmen und die in dieser Phase auftretenden Probleme kennen. Wenn Unternehmensleiter diese Probleme nicht kennen und sich nicht mit ihnen auseinandersetzen, wird jedes Datenmigrationsprojekt zum Scheitern verurteilt sein.

  1. Fehlen eines konkreten Migrationsplans, der alles und jeden einbezieht

Die meisten Unternehmen beschränken ihren Migrationsplan auf technische Anforderungen, Budget, Zeitplan und Kosten. Ein solider Migrationsplan konzentriert sich auf Prozesse, Planung, Ressourcenmanagement, Workload-Management, Änderungsmanagement und vieles mehr. Das Verschieben von Daten von einer Umgebung in eine andere kann Monate intensiver Arbeit in Anspruch nehmen, bei der alles berücksichtigt werden muss:

    • Prüfung der Daten
    • Datenbereinigung
    • Kontrollen der Datenqualität
    • Überwachung und Verwaltung von Geschäftstätigkeiten
    • Festlegung der Erwartungen
    • Lösen von Konflikten

… und vieles mehr.

    1. Schlechte Ausführung

Die Datenmigration ist keine Sache, die man aus einer Laune heraus erledigen kann. Sie werden umfassende fachliche Anleitung, Aufmerksamkeit und Beratung benötigen – ganz zu schweigen von der Kombination verschiedener externer Tools und Anwendungen, um die Migration zum Erfolg zu führen. Die meisten Unternehmen überschätzen die Kapazität ihres Teams für eine hausinterne Datenbereinigung und Datenmigration. Letztendlich führt dies zu teuren Ausgaben, dem Verlust von Talenten und gescheiterten Projekten. Da es sich bei der Datenmigration um einen einmaligen Aufwand handelt, ist es immer ratsam, mit Experten zusammenzuarbeiten, anstatt zu versuchen, Ihr IT-Team mit dem Projekt zu beauftragen. Im Folgenden finden Sie eine kurze Aufschlüsselung der Kosten, die Ihnen entstehen, wenn Sie Ihr Team dazu bringen, selbst grundlegende Datenqualitätsprüfungen intern durchzuführen. Die Kosten vervielfachen sich exponentiell, wenn Sie Ihr Team dazu bringen, auch eine Datenmigration vorzunehmen.

    1. Schlechte organisatorische Planung

Die Datenmigration ist eine schwierige Aufgabe, die die Ressourcen Ihres Unternehmens stark beansprucht. Unternehmen, die es versäumen, Leistungen, Zeitpläne, Aufgabenbereiche und Erwartungen klar zu definieren, werden es schwer haben, erfolgreich zu sein. Letzten Endes hängt jede Tätigkeit innerhalb einer Organisation von ihren Mitarbeitern ab. Während sich die Unternehmen auf den technologischen Teil konzentrieren, übersehen sie wahrscheinlich die festen und variablen Arbeitskosten. Hier ist eine einfache Aufschlüsselung:

Deshalb ist es wichtig, einen strukturierten Aufgaben-Workflow zu schaffen, damit die Mitglieder ihre Aufgaben kennen und sie ohne verwirrende Unterbrechungen des Prozesses ausführen können.

Wie kann man eine erfolgreiche Datenmigration sicherstellen?

Das Geschäftsmodell, die Größe, die Ressourcen, die Ambitionen, die Ziele, die Einnahmen usw. eines Unternehmens wirken sich auf den Umfang des Migrationsprozesses aus und schaffen einzigartige Herausforderungen. Daher wäre es nicht fair, eine pauschale Antwort oder ein Erfolgsrezept vorzuschreiben, das für alle passt. Im Laufe der Jahre haben wir jedoch eine Reihe von Faktoren kennengelernt, die sich auf die Erfolgsquote eines Datenmigrationsprozesses auswirken, und wir hatten Kunden, die ein größeres Migrationsprojekt erfolgreich abschließen konnten, weil sie diese Faktoren berücksichtigten und es richtig anstellten.

Hier erfahren Sie, was Sie tun sollten, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

Erstellung eines Plans und Beantwortung wichtiger Fragen

Trotz der damit verbundenen Herausforderungen und Probleme kann die Datenmigration erfolgreich sein, wenn ein solider Plan aufgestellt wird. Wir würden sagen, dass Sie mindestens 3 Monate damit verbringen sollten, einfach einen Plan zu erstellen. Der Plan muss Folgendes berücksichtigen:

WARUM wollen Sie migrieren und welche Ziele wollen Sie mit der Migration erreichen?

  • Sind Ihre Daten ausreichend für eine Migration geeignet?
  • Welche Art von Datenmigrationsmethodik werden Sie anwenden? (mehr dazu weiter unten)
  • Entspricht Ihre Datenqualität den Anforderungen? Wie werden die Daten in den Quellsystemen gespeichert?
  • Welche möglichen Risiken sind mit dem Verfahren verbunden?
  • Wen würden Sie als Ihren Migrationsdienstleister wählen?
  • Die Werkzeuge, Berater oder Experten, die Sie für die Arbeit einsetzen werden
  • die Ressourcen, die Ihnen für die Aufgabe zur Verfügung stehen, und ihr jeweiliges Fachwissen
  • Verfügen Sie über eine Kostenaufstellung, d. h. über die Kosten, die mit den einzelnen Schritten des Prozesses verbunden sind?
  • Werden Ihre Mitarbeiter in der Lage sein, neue Prozesse und Systeme problemlos zu übernehmen und anzupassen?
  • Benötigen Sie zusätzliche Talente?
  • Wie viel sind Sie bereit, für den Migrationsprozess zu geben?
  • Welche Kontrollen haben Sie eingerichtet, um sicherzustellen, dass der Prozess nicht zu einer Beeinträchtigung der regulären Geschäftsaktivitäten führt?
  • Welche Arbeitsabläufe und Prozesse haben Sie eingerichtet, um sicherzustellen, dass alles synchronisiert ist?
  • Verfügen Sie über eine Reihe von Dokumenten zur Datenmigrationspolitik?

Es ist sehr empfehlenswert, ein Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tool zu verwenden, um diese Pläne, Arbeitsabläufe und Prozesse zu erstellen und deren Status nach und nach zu aktualisieren.

Umgang mit schleichendem Umfang

Bei Migrationsprojekten ist es nicht ungewöhnlich, dass vom Umfang abgewichen wird. Dies ist die Phase, in der zahlreiche Änderungswünsche, Anpassungen und Korrekturen beginnen, den ursprünglichen Umfang oder die Absicht des Projekts zu beeinträchtigen.

Dies geschieht auch, wenn weitere Aufgaben und Verantwortlichkeiten hinzukommen oder wenn neue Probleme entdeckt werden, die in der Planungsphase unerwartet oder unentdeckt geblieben sind. Es ist daher unerlässlich, dass die anfänglichen Geschäftsziele, die Planung und die Bewertung der Aufzeichnungen im alten System effektiv berücksichtigt werden, um eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden, die zu einem potenziellen Problem für die reibungslose Durchführung des Projekts werden kann. Das ist schlecht für Ihr Projekt und für alle Beteiligten in Ihrem Team.

Hier erfahren Sie, wie Sie verhindern können, dass Ihr Projekt aufgrund des Umfangs schleichend scheitert:

    • Seien Sie von Anfang an sehr genau mit Ihren Projektzielen: Es ist zwar „cool“, eine neue Funktion oder ein neues Tool hinzuzufügen, aber wenn es nicht zu Ihren Projektzielen gehört oder sich nicht auf die Migration auswirkt, ist es nicht erforderlich, dass es Teil Ihres Projekts ist. Der Umgang mit der Ausweitung des Projektumfangs beginnt damit, dass Sie sicherstellen, dass Ihr Team mit dem Projekt auf Kurs ist und die Ziele von Anfang an kommuniziert und genehmigt werden.
    • Anforderungen dokumentieren: Legen Sie die Anforderungen fest und definieren Sie den Zeitplan, das Budget und die Zuständigkeiten Ihrer Teammitglieder klar. Je gründlicher Sie sich mit den Anforderungen befassen, desto besser sind Ihre Chancen, dass sich keine neuen Anforderungen in den ursprünglichen Umfang einschleichen.
    • Verwenden Sie Aufgabenmanagement-Tools, um alle auf dem Laufenden zu halten: Ihr Zeitplan, die zu erbringenden Leistungen, Aufgaben und Ziele sollten in einer Projekt- oder Aufgabenverwaltungssoftware dokumentiert werden, damit alle Beteiligten den Überblick behalten. Auf diese Weise können Sie auch feststellen, ob es rote Fahnen gibt, die möglicherweise zu einem Engpass werden könnten und sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
    • Implementieren Sie einen Plan für das Änderungsmanagement: Das soll nicht heißen, dass Sie neue Themen völlig ignorieren sollten – vielmehr müssen Sie klug vorgehen und einen Plan für das Änderungsmanagement einführen, um die Änderungen unter Kontrolle zu halten. Stellen Sie sicher, dass jede Änderung hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihr Migrationsprojekt gründlich analysiert wird. Darüber hinaus müssen Sie das gesamte Genehmigungsverfahren für Entscheidungsträger, Kunden und Interessengruppen durchlaufen, um sicherzustellen, dass die Änderung genehmigt wird und zusammen mit anderen Aufgaben in die Pipeline aufgenommen wird.
    • Vermeiden Sie es, überfordert zu sein oder in Panik zu verfallen: Neue Anforderungen, unerwartete Anforderungen usw. können dazu führen, dass Sie in Panik geraten und sich überfordert fühlen. Vermeiden Sie es, von Ihrem ursprünglichen Ziel abzuweichen. Konzentrieren Sie sich darauf, den Prozess zu verfolgen, und seien Sie realistisch, was den Zeitplan angeht. Wenn eine notwendige Änderung zu einer Verlängerung des Zeitplans führt, ist das in Ordnung – solange Sie sich darum kümmern und nicht zulassen, dass dies Ihr Projekt beeinträchtigt.

Ob es Ihnen gefällt oder nicht, die Ausweitung des Projektumfangs wird möglicherweise eintreten, aber Sie sollten nicht zulassen, dass sie Ihren Kernprozessablauf oder Ihren Projektmanagementplan diktiert. Sie müssen einen intelligenten Weg finden, um neue Änderungen in Ihre bestehenden Pläne einzubauen.

Fokus auf Datenqualität

Es wurde viel über Datenqualität gesprochen, aber wie setzt man sie praktisch um? Hier sind einige Dinge, die Sie tun können:

    • Hinterfragen Sie die Zuverlässigkeit und Qualität Ihrer Daten: Probleme mit der Datenqualität können so trügerisch einfach erscheinen, dass Sie sie am Ende völlig vernachlässigen. Probleme wie Tipp- und Rechtschreibfehler, ungültige oder unvollständige Adressen werden erst dann bemerkt, wenn sie die Ursache für fehlerhafte Berichte und Analysen sind. Bei der Datenmigration kann eine schlechte Datenqualität zu einem völligen Misserfolg führen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Daten bei oberflächlicher Betrachtung perfekt sind. Bitten Sie Ihre Teams, Berichte zur Datenqualität zu erstellen und häufig auftretende Probleme zu ermitteln.
  • Haben sie vollständige physische Adressen?
  • Verfügen sie über die richtigen eindeutigen Identifikatoren?
  • Sind die Daten doppelt vorhanden?
  • Leiden die Daten unter mangelnder Standardisierung (Probleme mit Groß- und Kleinschreibung)?
  • Sind Telefonnummern gültig?
  • Werden die physischen Adressen mit der staatlichen Datenbank abgeglichen?
  • Werden redundante Daten entfernt?
  • Gibt es eine Richtlinie zur Datenverwaltung?

Beispiele für häufige Datenprobleme sind:

Investieren Sie in ein Tool zur Datenbereinigung und -abgleichung

    • Bei der Datenmigration müssen Sie in mehrere Tools investieren, um bestehende Probleme zu beheben. Eines davon ist ein Werkzeug zur Datenbereinigung und zum Datenabgleich. Und warum? Denn dieses Tool wird Ihnen helfen:
    • Abgleich und Konsolidierung von Daten aus unterschiedlichen Quellen. Alle Daten, die Sie in Silos untergebracht haben, müssen zusammengeführt und in einer einzigen Quelle der Wahrheit konsolidiert werden, bevor Sie versuchen, sie in das neue System zu übertragen.
    • Entfernen Sie Duplikate und stellen Sie die Konsistenz der Daten sicher.
    • Profildaten und ermöglicht es Ihnen, Fehler in Ihren Daten zu entdecken, z. B. Tippfehler, Probleme mit der Groß- und Kleinschreibung, Formatprobleme usw.
    • Abgleich von Adressen mit staatlichen Datenbanken
    • hilft bei der Erstellung eines Stammsatzes, den Sie später für die Datenmigration verwenden können

Unabhängig von Struktur, Typ oder Format sollten die für die Migration vorgesehenen Quelldaten hinsichtlich der folgenden Schlüsselattribute validiert werden:

    • Relevanz: Ist sie für den beabsichtigten Zweck relevant?
    • Genauigkeit: Ist sie korrekt und objektiv, und kann sie validiert werden?
    • Integrität: Weist er eine kohärente, logische Struktur auf?
    • Konsistenz: Ist sie konsistent und leicht verständlich?
    • Vollständig: Enthält er alle erforderlichen Informationen?
    • Gültigkeit: Liegt sie innerhalb der für das Unternehmen akzeptablen Parameter?
    • Aktualität: Ist sie aktuell und bei Bedarf verfügbar?
    • Zugänglichkeit: Kann man leicht darauf zugreifen und sie in die Zielanwendung exportieren?
    • Einhaltung: Entspricht es den gesetzlichen Normen?

Der größte und drastischste Fehler, den Sie machen würden, wäre, Ihre Daten unbehandelt zu migrieren.

Auswahl einer Migrationsstrategie

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Datenmigrationsstrategie zu entwickeln. Die spezifischen geschäftlichen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens bestimmen die am besten geeignete Strategie. Die meisten Migrationsstrategien werden jedoch in zwei Kategorien eingeteilt – „Big Bang“ und „Trickle“.

Big Bang Datenmigration

Dies ist eine gängige Strategie, die jedoch unter großem Druck durchgeführt wird. Die Ressourcen des Unternehmens werden für einen begrenzten Zeitraum abgeschaltet, in dem die Daten den ETL-Prozess (Extrahieren, Transformieren, Laden) durchlaufen und in die neue Datenbank überführt werden.

Es gibt einen begrenzten Zeitrahmen. Die Teams stehen unter dem Druck, den Übergang ohne Fehlschläge zu bewältigen, um maximale Geschäftsverluste zu vermeiden.

Dies ist zwar eine einfache, sofort umsetzbare Strategie, doch muss der Prozess einwandfrei ausgeführt werden. Sie könnten versuchen, den Prozess durch eine Simulation vor dem eigentlichen Ereignis zu emulieren.

Die „Trickle Migration

Dieser Ansatz ist weniger intensiv und ist ein schrittweiser Prozess, bei dem die Migration in Phasen erfolgt. Während der Implementierung laufen das alte und das neue System parallel, so dass der Druck von Ausfallzeiten und Betriebsunterbrechungen entfällt. Echtzeit-Prozesse werden nicht beeinträchtigt und die Daten können reibungslos migriert werden.

Im Vergleich zum Big-Bang-Ansatz ist diese Methode komplexer und erfordert einen konstanten Aufwand, ist aber aufgrund des geringen Risikos vorzuziehen.

Der Einsatz dieser beiden Ansätze hängt von der Größe Ihres Unternehmens, Ihren Anforderungen, Ihren Ressourcen und vor allem von Ihrem Zeitplan ab. Wenn die Datenmigration eine unmittelbare Notwendigkeit von höchster Priorität ist, sollten Sie den Big-Bang-Ansatz wählen, sofern Sie sich der damit verbundenen Risiken bewusst sind.

Welchen Ansatz Sie auch immer wählen, stellen Sie sicher, dass Sie:

Datenkontrollen einrichten: Sorgen Sie für Datenqualität und erstellen Sie eine Sicherungskopie Ihrer neuen Daten. Sie können es sich nicht leisten, Daten zu verlieren, wenn der Vorgang schief geht.

Weichen Sie nicht von Ihrem Plan ab: Halten Sie sich auch in unerwarteten oder Ad-hoc-Situationen an Ihren Plan.

Testen Sie Ihre Prozesse immer: Was man nicht testet, kann man nicht wissen. Testen Sie während der Planungs- und Entwurfsphase Ihre Daten, um sicherzustellen, dass Sie das gewünschte Ergebnis erzielen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie ein umfassendes Datenmigrationsprojekt durchführen können, klicken Sie bitte hier, um sich mit uns in Verbindung zu setzen.

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