Si está leyendo esta guía, es probable que ya haya decidido iniciar un proyecto de migración de datos y esté buscando orientación adicional. Para ir al grano, esta guía le ayudará a crear una estrategia de migración de datos y a seguir un marco que reduzca las posibilidades de cometer costosos errores. También le ayudará a entender dónde y cómo puede utilizar una solución de calidad de datos para optimizar el proceso y hacer que su migración de datos sea un éxito. Comencemos.
Comprender los retos que puede tener que afrontar
Según los analistas del sector, en cualquier momento, alrededor de dos tercios de las empresas de la lista Fortune 1000 están inmersas en proyectos de migración o conversión de datos. Sin embargo, casi el 70-80% de estos proyectos fracasan, lo que se traduce en una pérdida de miles de millones de dólares. Sí, las estadísticas pueden sonar alarmantes, pero si realmente se tiene en cuenta el complejo y largo proceso de la migración de datos, es fácil ver cómo hay una mayor proporción de fracasos. La migración de datos es intrínsecamente un proyecto de alto riesgo. Trasladar sus datos de un entorno heredado o de mainframe a un nuevo entorno requiere algo más que conocimientos técnicos. Necesitaría una estrategia de migración de datos infalible, un plan, listas de comprobación, todo ello mientras se solucionan los problemas de calidad de los datos, se contrata o se retiene el talento, se garantiza la colaboración del equipo y se realizan pruebas y ensayos, entre otras muchas tareas. En nuestra experiencia trabajando con más de 4.500 clientes, hemos observado varios retos importantes que acaban convirtiéndose en las razones del fracaso de la migración de datos. A continuación le informamos de los posibles retos a los que puede enfrentarse y cómo puede prepararse para ellos.
- Descuidar la importancia de la calidad de los datos:
Numerosos estudios e investigaciones demuestran que la mala calidad de los datos cuesta millones de dólares a las empresas, pero éstas tienden a pasar por alto la importancia de la calidad de los datos. ¿El resultado? Los datos deficientes se convierten en un cuello de botella que impide el éxito de la migración de datos. Si los datos se trasladan de un sistema heredado a otro nuevo, es probable que el sistema pueda incluso rechazarlos de plano, especialmente si el nuevo sistema tiene normas más estrictas y una gobernanza de calidad.
Puede tener una crisis de calidad de datos si sus datos sufren de:
- Información inexacta, inválida o incompleta
- Errores tipográficos, de caracteres o de puntuación
- Entradas duplicadas
- Errores de formato y de escritura (incoherencias entre mayúsculas y minúsculas) y otros.
Si no se resuelven estos problemas, el proceso de migración de datos está abocado al fracaso.
- Los usuarios de la empresa y los ejecutivos de alto nivel son ajenos a los problemas de calidad de los datos
La calidad de los datos rara vez se considera un problema empresarial, sobre todo porque se trata de almacenes de datos gestionados por el departamento de TI. Los responsables de los distintos departamentos apenas son conscientes de los problemas de calidad, lo que provoca un enfoque ciego de la migración de datos. Es importante que los responsables de las empresas conozcan el proceso de recogida de datos de su organización y los problemas que se producen en esta fase. A menos que los responsables de las empresas conozcan y aborden estas cuestiones, cualquier proyecto de migración de datos estará condenado al fracaso.
- Falta de un plan de migración concreto que vincule todo y a todos
La mayoría de las empresas limitan su plan de migración a los requisitos técnicos, el presupuesto, los plazos y los costes. Un plan de migración sólido se centra en los procesos, la planificación, la gestión de recursos, la gestión de la carga de trabajo, la gestión del cambio y mucho más. Trasladar los datos de un entorno a otro puede llevar meses de trabajo intensivo que tenga en cuenta:
- Auditoría de datos
- Limpieza de datos
- Controles de calidad de los datos
- Seguimiento y gestión de las actividades empresariales
- Establecimiento de expectativas
- Resolución de conflictos
… y mucho más.
- Mala ejecución
La migración de datos no es algo que pueda realizarse por capricho. Necesitará una amplia orientación, atención y asesoramiento de expertos, por no hablar de la combinación de varias herramientas y aplicaciones externas para que la migración sea un éxito. La mayoría de las organizaciones sobrestiman la capacidad de su equipo para llevar a cabo un proceso interno de limpieza y migración de datos. En última instancia, esto se traduce en costosos gastos, pérdida de talento y proyectos fallidos. Dado que la migración de datos es un esfuerzo único, siempre es aconsejable trabajar con expertos en lugar de intentar encargar el proyecto a su equipo de TI. He aquí un rápido desglose de los costes en los que incurrirá si consigue que su equipo haga incluso comprobaciones básicas de la calidad de los datos en la empresa. El coste se multiplica exponencialmente si consigue que su equipo realice también un proceso de migración de datos.
- Mala planificación organizativa
La migración de datos será un viaje duro, que afectará a los recursos de su organización. Las empresas que no definen claramente los resultados, los plazos, las responsabilidades laborales y las expectativas tendrán dificultades para tener éxito. Al fin y al cabo, cualquier actividad de la organización depende de su gente. Mientras las empresas se centran en la parte tecnológica, es probable que pasen por alto los costes laborales fijos y variables. He aquí un sencillo desglose:
Por eso es importante crear un flujo de trabajo de tareas estructurado para que los miembros sean conscientes de su función y puedan realizarla sin que ninguna confusión interrumpa el proceso.
¿Cómo se garantiza el éxito de la migración de datos?
El modelo de negocio de una organización, su tamaño, sus recursos, sus ambiciones, sus objetivos, sus ingresos, etc., afectan al alcance de su proceso de migración y crean retos únicos. Por lo tanto, no sería justo imponer una respuesta o receta de éxito única. Dicho esto, a lo largo de los años, hemos adquirido un conocimiento clave de los factores que influyen en la tasa de éxito de un proceso de migración de datos y hemos tenido clientes que han llevado a cabo con éxito un proyecto de migración importante porque han abordado estos factores y lo han hecho de la manera correcta.
Esto es lo que debes hacer para asegurarte de que vas por el buen camino.
Crear un plan y responder a las preguntas clave
A pesar de sus retos y problemas, la migración de datos puede tener éxito si se pone en marcha un plan sólido. Diríamos que hay que dedicar al menos 3 meses a la simple creación de un plan. El plan debe considerar efectivamente lo siguiente:
¿Por qué quiere migrar y qué objetivos quiere conseguir con la migración?
- ¿Sus datos son lo suficientemente adecuados para ser migrados?
- ¿Qué tipo de metodología de migración de datos va a seguir? (más información a continuación)
- ¿La calidad de sus datos está a la altura? ¿Cómo se almacenan los datos en los sistemas de origen?
- ¿Cuáles son los posibles riesgos del proceso?
- ¿A quién elegiría como proveedor de servicios de migración?
- Las herramientas, consultores o expertos que utilizará para el trabajo
- Los recursos con los que cuenta para el trabajo y su respectiva experiencia
- ¿Tiene una lista de costes, es decir, los costes asociados a cada paso del proceso?
- ¿Serán sus empleados capaces de adoptar y adaptarse fácilmente a los nuevos procesos y sistemas?
- ¿Necesitas más talento?
- ¿Cuánto está dispuesto a aportar al proceso de migración?
- ¿Qué controles ha establecido para garantizar que el proceso no afecte a las actividades habituales de la empresa?
- ¿Qué flujos de trabajo y procesos tiene en marcha para garantizar que todo esté sincronizado?
- ¿Tiene un conjunto de documentos de política de migración de datos?
Es muy recomendable utilizar una herramienta de gestión de proyectos o tareas para crear estos planes, flujos de trabajo y procesos y actualizar su estado a medida que se avanza.
Cómo afrontar el Scope Creep
En los proyectos de migración, no es raro desviarse del ámbito de aplicación. Conocida como «scope creep», es la fase en la que las múltiples solicitudes de cambio, ajustes y correcciones empiezan a afectar al alcance o intención original del proyecto.
También ocurre cuando se añaden más tareas y responsabilidades o cuando se descubren nuevos problemas inesperados o no descubiertos durante la fase de planificación. Por lo tanto, es imprescindible tener en cuenta los objetivos empresariales iniciales, la planificación y la evaluación de los registros en el sistema antiguo para evitar un desvío del alcance que pueda convertirse en un problema potencial para la buena ejecución del proyecto. Es malo para tu proyecto y para todos los que participan en tu equipo.
A continuación se explica cómo evitar que el desvío del alcance haga fracasar su proyecto:
- Sea muy específico con los objetivos de su proyecto desde el principio: Está «bien» añadir una nueva función o una nueva herramienta, pero si no forma parte de los objetivos de su proyecto o si no tiene ningún impacto en la migración, no es necesario que forme parte de su proyecto. La gestión de la ampliación del alcance empieza por asegurarse de que el equipo está al día con el proyecto y los objetivos se comunican y aprueban desde el principio.
- Documente los requisitos: Establezca los requisitos y defina claramente los plazos, los presupuestos y las responsabilidades de los miembros de su equipo. Cuanto más minucioso sea con los requisitos, más posibilidades tendrá de evitar que nuevos requisitos se cuelen en su alcance inicial.
- Utiliza herramientas de gestión de tareas para mantener a todo el mundo al día: El calendario, los resultados, las tareas y los objetivos deben documentarse en un software de gestión de proyectos o de tareas para que todo el mundo esté al día. Esto también le ayuda a identificar cualquier bandera roja que pueda convertirse en un cuello de botella y que necesite atención inmediata.
- Aplicar un plan de gestión de cambios: Esto no quiere decir que debas ignorar por completo los nuevos problemas, sino que debes ser inteligente al respecto y aplicar un plan de gestión de cambios para mantenerlos bajo control. Asegúrese de que cualquier cambio se analice a fondo en términos de su impacto en su negocio y su proyecto de migración. Además, tendrá que pasar por todo el proceso de aprobación de los responsables, los clientes y las partes interesadas para asegurarse de que el cambio se apruebe y esté en el proceso de ejecución junto con otras tareas.
- Evite sentirse abrumado o entrar en modo de pánico: Los nuevos requisitos, los requisitos inesperados, etc., pueden hacer que entre en pánico y se sienta abrumado. Evite que se desvíe de su objetivo inicial. Concéntrese en seguir el proceso y sea realista con los plazos. Si un cambio necesario hace que el plazo se amplíe, no pasa nada, siempre que te ocupes de ello y no dejes que afecte a tu proyecto.
Le guste o no, es posible que se produzca un desvío del alcance, pero es necesario no dejar que dicte el flujo del proceso principal o el plan de gestión del proyecto. Tendrá que encontrar una forma inteligente de incorporar los nuevos cambios a sus planes actuales.
Centrarse en la calidad de los datos
Se ha hablado mucho de la calidad de los datos, pero ¿cómo se aplica en la práctica? Estas son las cosas que puedes hacer:
- Cuestione la fiabilidad y la calidad de sus datos: Los problemas relacionados con la calidad de los datos pueden parecer tan aparentemente sencillos que puedes acabar descuidándolos por completo. Problemas como las erratas, las faltas de ortografía o las direcciones no válidas o incompletas no se detectan hasta que se convierten en la causa de informes y análisis defectuosos. En el caso de la migración de datos, una mala calidad de los mismos puede suponer un completo fracaso. No dé por sentado que sus datos son perfectos si los mira superficialmente. Pida a sus equipos que creen informes sobre la calidad de los datos e identifiquen los problemas más frecuentes.
- ¿Tienen direcciones físicas completas?
- ¿Tienen los identificadores únicos correctos?
- ¿Están los datos duplicados?
- ¿Los datos adolecen de falta de estandarización (problemas de mayúsculas y minúsculas)?
- ¿Son válidos los números de teléfono?
- ¿Se validan las direcciones físicas con la base de datos del gobierno?
- ¿Se eliminan los datos redundantes?
- ¿Existe una política de gobernanza de datos?
Ejemplos de problemas de datos comunes serían:
Invierta en una herramienta de limpieza y cotejo de datos
- La migración de datos le obligará a invertir en varias herramientas para solucionar los problemas existentes. Una de ellas es una herramienta de limpieza y cotejo de datos. ¿Por qué? Porque esta herramienta le ayudará:
- Cotejar y consolidar datos de fuentes dispares. Todos los datos que ha almacenado en silos tendrán que fusionarse y consolidarse en una única fuente de verdad antes de intentar trasladarlos al nuevo sistema.
- Eliminar los duplicados y garantizar la coherencia de los datos.
- Losdatos del perfil y le permite descubrir los errores que plagan sus datos, incluyendo los errores tipográficos, los problemas de casos, los problemas de formato, etc.
- Valida las direcciones con las bases de datos gubernamentales
- Ayuda a crear un registro maestro que puede utilizar eventualmente para la migración de datos
Independientemente de la estructura, el tipo o el formato, los datos de origen destinados a la migración deben ser validados en términos de los siguientes atributos clave:
- Pertinencia: ¿Es relevante para su objetivo?
- Precisión: ¿Es correcta y objetiva, y puede ser validada?
- Integridad: ¿Tiene una estructura coherente y lógica?
- La coherencia: ¿Es coherente y fácil de entender?
- Exhaustividad: ¿Proporciona toda la información requerida?
- Validez: ¿Está dentro de los parámetros aceptables para la empresa?
- La puntualidad: ¿Está actualizada y disponible siempre que se necesite?
- Accesibilidad: ¿Se puede acceder fácilmente y exportar a la aplicación de destino?
- Cumplimiento: ¿Cumple las normas reglamentarias?
El mayor y más drástico error que cometerías sería migrar tus datos sin tratar.
Elegir una estrategia de migración
Hay múltiples formas de construir una estrategia de migración de datos. Las necesidades y requisitos empresariales específicos de su organización establecerán la estrategia más adecuada. Sin embargo, la mayoría de las estrategias de migración se agrupan en dos categorías: «Big Bang» y «Trickle».
Migración de datos Big Bang
Se trata de una estrategia común, pero que se realiza bajo una inmensa presión. El recurso de la empresa se cierra durante un tiempo limitado, un periodo en el que los datos pasan por el proceso ETL (Extracción, Transformación, Carga) y transitan hacia la nueva base de datos.
Hay un plazo limitado. Los equipos están presionados para llevar a cabo la transición sin ningún fallo y deben conseguirlo para evitar la máxima pérdida de negocio.
Aunque se trata de una estrategia fácil, que se hace de una sola vez, requerirá que el proceso se ejecute a la perfección. Puedes intentar emular el proceso mediante una simulación antes del evento real.
La migración por goteo
Este enfoque es menos intensivo y es un proceso gradual en el que la migración se realiza por fases. Durante esta implantación, los sistemas antiguos y nuevos funcionan en paralelo, eliminando la presión de los tiempos de inactividad y las interrupciones operativas. Los procesos en tiempo real no se ven afectados y los datos pueden migrar sin problemas.
En comparación con el enfoque big bang, este método es más complejo y requiere un esfuerzo constante, sin embargo, al ser de bajo riesgo, es más preferible.
El uso de ambos enfoques depende del tamaño de su empresa, de sus necesidades, de sus recursos y, sobre todo, de su calendario. Si la migración de datos es una necesidad inmediata y prioritaria, es posible que desee utilizar el enfoque big bang, siempre que sea consciente de los riesgos que conlleva.
Sea cual sea el enfoque que utilice, asegúrese de que:
Disponga de controles de datos: Fijar la calidad de los datos, crear una copia de seguridad de sus datos frescos. No puede permitirse perder datos en caso de que la operación salga mal.
No se desvíe del plan: Cumpla su plan incluso en casos de situaciones inesperadas o ad hoc.
Pruebe siempre sus procesos: Lo que no pruebes, no lo sabrás. Durante las fases de planificación y diseño, pruebe sus datos para asegurarse de que consigue el resultado que necesita.
Para obtener más información sobre cómo llevar a cabo un proyecto integral de migración de datos, no dude en ponerse en contacto con nosotros haciendo clic aquí.
