Si vous lisez ce guide, il y a de fortes chances que vous ayez déjà décidé de lancer un projet de migration de données et que vous soyez à la recherche de conseils supplémentaires. Pour aller droit au but, ce guide vous aidera à créer une stratégie de migration des données et à suivre un cadre qui réduira vos risques de commettre des erreurs coûteuses. Il vous aidera également à comprendre où et comment vous pouvez utiliser une solution de qualité des données pour optimiser le processus et faire de votre migration de données un succès. C’est parti !
Comprendre les défis que vous pourriez avoir à relever
Selon les analystes du secteur, à tout moment, environ deux tiers des entreprises du classement Fortune 1000 sont engagées dans des projets de migration ou de conversion de données. Cependant, près de 70 à 80 % de ces projets échouent, ce qui se traduit par une perte de plusieurs milliards de dollars. Oui, les statistiques peuvent sembler alarmantes, mais si vous prenez réellement en considération le processus complexe et long de la migration des données, il est facile de comprendre pourquoi le taux d’échec est plus élevé. La migration des données est par nature un projet à haut risque. Le transfert de vos données d’un environnement ancien ou central vers un nouvel environnement exige plus qu’une simple expertise technique. Vous aurez besoin d’une stratégie de migration des données infaillible, d’un plan, de listes de contrôle, tout en réglant les problèmes de qualité des données, en recrutant ou en retenant les talents, en assurant la collaboration de l’équipe et en effectuant des essais et des tests, parmi de nombreuses autres tâches. Au cours de notre expérience avec plus de 4 500 clients, nous avons remarqué plusieurs défis majeurs qui finissent par devenir les raisons de l’échec de la migration des données. Voici un bref aperçu des défis potentiels auxquels vous pourriez être confronté et de la manière dont vous pouvez vous y préparer.
- Négliger l’importance de la qualité des données :
De nombreuses études et recherches prouvent qu’une mauvaise qualité des données coûte aux entreprises des millions de dollars. Pourtant, les entreprises ont tendance à négliger l’importance de la qualité des données. Le résultat ? Des données de mauvaise qualité deviennent un goulot d’étranglement qui empêche une migration réussie des données. Si les données sont transférées d’un ancien système vers un nouveau, il y a de fortes chances pour que le système rejette carrément les données, surtout si le nouveau système a des normes et une gouvernance de la qualité plus strictes.
Vous pouvez avoir une crise de qualité des données si vos données souffrent de :
- Informations inexactes, non valides ou incomplètes
- Erreurs de frappe, de caractère ou de ponctuation
- Entrées en double
- Erreurs de formatage et de casse (incohérences entre majuscules et minuscules), etc.
Si ces problèmes ne sont pas résolus, votre processus de migration des données est voué à l’échec.
- Les utilisateurs et les cadres de haut niveau ignorent les problèmes de qualité des données.
La qualité des données est rarement considérée comme un problème commercial, d’autant plus qu’elle implique des entrepôts de données gérés par le département informatique. Les chefs d’entreprise des différents départements sont à peine conscients des problèmes de qualité, ce qui entraîne une approche aveugle de la migration des données. Il est important que les chefs d’entreprise soient conscients du processus de collecte de données de leur organisation et des problèmes causés à ce stade. Si les chefs d’entreprise ne connaissent pas ces questions et ne les traitent pas, tout projet de migration de données sera voué à l’échec.
- Absence d’un plan de migration concret qui lie tout et tout le monde
La plupart des entreprises limitent leur plan de migration aux exigences techniques, au budget, au calendrier et aux coûts. Un plan de migration solide se concentre sur les processus, la planification, la gestion des ressources, la gestion de la charge de travail, la gestion du changement, et bien plus encore. Transférer des données d’un environnement à un autre peut prendre des mois de travail intensément concentré qui prend en compte :
- Audit des données
- Nettoyage des données
- Contrôles de la qualité des données
- Suivi et gestion des activités commerciales
- Définition des attentes
- Résoudre les conflits
… et bien plus encore.
- Mauvaise exécution
La migration des données n’est pas quelque chose qui peut être accompli sur un coup de tête. Vous aurez besoin des conseils, de l’attention et de la consultation d’un expert, sans oublier la combinaison de plusieurs outils et applications externes pour réussir la migration. La plupart des entreprises surestiment la capacité de leur équipe à mettre en place un processus interne de nettoyage et de migration des données. Au final, cela se traduit par des dépenses coûteuses, la perte de talents et l’échec de projets. La migration des données étant un effort ponctuel, il est toujours plus sage de travailler avec des experts que de tenter de confier le projet à votre équipe informatique. Voici une rapide ventilation des coûts que vous encourrez si vous demandez à votre équipe d’effectuer en interne des contrôles de qualité des données, même élémentaires. Le coût se multiplie de manière exponentielle si vous demandez à votre équipe d’effectuer également un processus de migration des données.
- Une mauvaise planification organisationnelle
La migration des données est un parcours difficile, qui met à rude épreuve les ressources de votre organisation. Les entreprises qui ne parviennent pas à définir clairement les livrables, les délais, les responsabilités professionnelles et les attentes auront du mal à réussir. En fin de compte, toute activité au sein de l’organisation dépend de son personnel. Si les entreprises se concentrent sur la partie technologique, elles risquent de négliger les coûts fixes et variables de la main-d’œuvre. Voici une ventilation simple :
C’est pourquoi il est important de créer un flux de tâches structuré afin que les membres soient conscients de leur rôle et puissent l’assumer sans qu’aucune confusion ne vienne perturber le processus.
Comment assurer la réussite de la migration des données ?
Le modèle d’entreprise d’une organisation, sa taille, ses ressources, ses ambitions, ses objectifs, ses revenus, etc. influencent la portée de son processus de migration et créent des défis uniques. Il ne serait donc pas juste d’imposer une réponse ou une recette de succès unique. Cela dit, au fil des ans, nous avons acquis une connaissance approfondie des facteurs qui influent sur le taux de réussite d’un processus de migration des données. Certains de nos clients ont réussi à mener à bien un projet de migration majeur parce qu’ils ont tenu compte de ces facteurs et ont procédé de la bonne manière.
Voici ce que vous devez faire pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
Créer un plan et répondre aux questions clés
Malgré les défis et les problèmes qu’elle pose, la migration des données peut être une réussite si un plan solide est mis en place. Nous dirions que vous devez consacrer au moins 3 mois à la simple création d’un plan. Le plan doit effectivement prendre en compte les éléments suivants :
POURQUOI voulez-vous migrer et quels objectifs voulez-vous atteindre avec la migration ?
- Vos données sont-elles suffisamment adaptées pour être migrées ?
- Quel type de méthodologie de migration des données allez-vous suivre ? (plus d’informations à ce sujet ci-dessous)
- La qualité de vos données est-elle au rendez-vous ? Comment les données sont-elles stockées dans les systèmes sources ?
- Quels sont les risques éventuels liés au processus ?
- Qui choisiriez-vous comme fournisseur de services de migration ?
- Les outils, les consultants ou les experts que vous utiliserez pour le travail.
- Les ressources dont vous disposez pour le travail et leur expertise respective
- Disposez-vous d’une liste des coûts, c’est-à-dire des coûts associés à chaque étape du processus ?
- Vos employés seront-ils capables d’adopter et de s’adapter facilement à de nouveaux processus et systèmes ?
- Auriez-vous besoin de talents supplémentaires ?
- Combien êtes-vous prêt à donner au processus de migration ?
- Quels contrôles avez-vous mis en place pour garantir que le processus n’affectera pas les activités régulières de l’entreprise ?
- Quels flux de travail et processus avez-vous mis en place pour garantir que tout est synchronisé ?
- Disposez-vous d’un ensemble de documents relatifs à la politique de migration des données ?
Il est fortement recommandé d’utiliser un outil de gestion de projets ou de tâches pour créer ces plans, flux de travail et processus et mettre à jour leur statut au fur et à mesure.
Faire face à la dérive du projet
Dans les projets de migration, il n’est pas rare de s’écarter de l’objectif fixé. Connue sous le nom de « dérapage », cette phase est celle où les multiples demandes de changement, ajustements et corrections commencent à affecter la portée ou l’intention initiale du projet.
Cela se produit également lorsque des tâches et des responsabilités supplémentaires sont ajoutées ou lorsque de nouveaux problèmes inattendus ou non découverts pendant la phase de planification sont découverts. Il est donc impératif que les objectifs opérationnels initiaux, la planification et l’évaluation des documents dans l’ancien système soient effectivement pris en considération afin d’éviter une dérive qui peut devenir un problème potentiel pour la bonne exécution du projet. C’est mauvais pour votre projet et pour tous les membres de votre équipe.
Voici comment vous pouvez éviter que la dérive des objectifs ne fasse échouer votre projet :
- Soyez très précis avec les objectifs de votre projet dès le début : C’est « cool » d’ajouter une nouvelle fonctionnalité ou un nouvel outil, mais si cela ne fait pas partie des objectifs de votre projet ou si cela n’a aucun impact sur la migration, il n’est pas nécessaire de l’inclure dans votre projet. La gestion du glissement de la portée commence par la garantie que votre équipe est sur la bonne voie pour le projet et que les objectifs sont communiqués et approuvés dès le début.
- Documentez les exigences : Fixez les exigences et définissez clairement les délais, les budgets et les responsabilités des membres de votre équipe. Plus vous êtes minutieux avec les exigences, plus vous avez de chances d’éviter que de nouvelles exigences se glissent dans votre champ d’application initial.
- Utilisez des outils de gestion des tâches pour garder tout le monde sur la bonne voie : Votre calendrier, vos produits livrables, vos tâches et vos objectifs doivent tous être documentés dans un logiciel de gestion de projet ou de tâches afin de garder tout le monde sur la bonne voie. Cela vous permet également d’identifier tout signal d’alarme susceptible de devenir un goulot d’étranglement et nécessitant une attention immédiate.
- Mettez en œuvre un plan de gestion du changement : Il ne s’agit pas d’ignorer totalement les nouveaux problèmes, mais plutôt de faire preuve d’intelligence et de mettre en œuvre un plan de gestion des changements afin de garder le contrôle sur ces derniers. Veillez à ce que tout changement soit analysé en profondeur en termes d’impact sur votre entreprise et votre projet de migration. En outre, vous devrez passer par tout le processus d’approbation des décideurs/clients/partenaires pour vous assurer que le changement est approuvé et se trouve dans le pipeline pour être exécuté avec d’autres tâches.
- Évitez d’être débordé ou de vous mettre en mode panique : De nouvelles exigences, des exigences inattendues, etc. peuvent vous faire paniquer et vous submerger. Évitez de le laisser dévier de votre objectif initial. Concentrez-vous sur le respect du processus et soyez réaliste quant à votre calendrier. Si un changement nécessaire entraîne une prolongation du calendrier, c’est très bien – tant que vous vous en occupez et que vous ne le laissez pas affecter votre projet.
Que vous le vouliez ou non, la dérive de la portée se produira peut-être, mais il est nécessaire de ne pas la laisser dicter votre flux de processus de base ou votre plan de gestion de projet. Vous devrez trouver un moyen intelligent d’intégrer les nouveaux changements à vos plans existants.
Se concentrer sur la qualité des données
On a beaucoup parlé de la qualité des données, mais comment s’y prendre pour la mettre en pratique ? Voici ce que vous pouvez faire :
- Remettez en question la fiabilité et la qualité de vos données : Les problèmes de qualité des données peuvent sembler si simples que vous finirez par les négliger complètement. Les problèmes tels que les fautes de frappe, les fautes d’orthographe, les adresses invalides ou incomplètes ne sont pas remarqués jusqu’à ce qu’ils deviennent la cause de rapports et d’analyses erronés. Dans le cas de la migration des données, une mauvaise qualité des données peut entraîner un échec total. Ne supposez pas que vos données sont parfaites en les examinant superficiellement. Demandez à vos équipes de créer des rapports sur la qualité des données et d’identifier les problèmes les plus courants.
- Ont-ils des adresses physiques complètes ?
- Ont-ils les bons identifiants uniques ?
- Les données sont-elles dupliquées?
- Les données souffrent-elles d’un manque de normalisation (problèmes de majuscules et de minuscules) ?
- Les numéros de téléphone sont-ils valables ?
- Les adresses physiques sont-elles validées avec la base de données du gouvernement ?
- Les données redondantes sont-elles supprimées ?
- Une politique de gouvernance des données a-t-elle été mise en place ?
Voici quelques exemples de problèmes courants liés aux données :
Investir dans un outil de nettoyage et de rapprochement des données
- La migration des données vous obligera à investir dans plusieurs outils pour résoudre les problèmes existants. L’un d’entre eux est un outil de nettoyage et de rapprochement des données. Pourquoi ? Parce que cet outil va vous aider :
- Faire correspondre et consolider des données provenant de sources disparates. Toutes les données que vous avez cloisonnées devront être fusionnées et consolidées en une source unique de vérité avant que vous n’essayiez de les transférer dans le nouveau système.
- Supprimez les doublons et assurez la cohérence des données.
- Profil des données et vous permet de découvrir les erreurs qui affectent vos données, notamment les fautes de frappe, les problèmes de casse, les problèmes de format, etc.
- Validation des adresses par rapport aux bases de données gouvernementales
- Aide à créer une fiche que vous pourrez éventuellement utiliser pour la migration des données.
Indépendamment de la structure, du type ou du format, les données sources destinées à être migrées doivent être validées en fonction des attributs clés suivants :
- Pertinence : Est-il pertinent par rapport à l’objectif visé ?
- Exactitude: est-elle correcte et objective, et peut-elle être validée ?
- Intégrité : A-t-il une structure cohérente et logique ?
- Cohérence : Est-il cohérent et facile à comprendre ?
- Exhaustivité: Fournit-il toutes les informations requises ?
- Validité : se situe-t-il dans des paramètres acceptables pour l’entreprise ?
- L’actualité : Est-il à jour et disponible chaque fois que nécessaire ?
- Accessibilité : Peut-on y accéder facilement et l’exporter vers l’application cible ?
- Conformité : Est-il conforme aux normes réglementaires ?
L’erreur la plus importante et la plus radicale que vous pourriez commettre serait de migrer vos données sans les traiter.
Choisir une stratégie de migration
Il existe de multiples façons d’élaborer une stratégie de migration des données. Les besoins et exigences spécifiques de votre entreprise détermineront la stratégie la plus appropriée. Cependant, la plupart des stratégies de migration sont regroupées en deux catégories : « Big Bang » et « Trickle ».
Big Bang Data Migration
Il s’agit d’une stratégie courante, mais qui est exécutée sous une immense pression. La ressource de l’entreprise est arrêtée pour une durée limitée, période pendant laquelle les données passent par le processus ETL (Extract, Transform, Load) et transitent dans la nouvelle base de données.
Le délai est limité. Les équipes sont sous pression pour réussir la transition sans aucun échec et doivent y parvenir pour éviter une perte maximale d’activité.
Bien qu’il s’agisse d’une stratégie facile à mettre en œuvre d’un seul coup, le processus doit être exécuté de manière irréprochable. Vous pourriez essayer d’émuler le processus par une simulation avant l’événement réel.
L’immigration clandestine
Cette approche est moins intensive et constitue un processus graduel où la migration se fait par phases. Pendant cette mise en œuvre, l’ancien et le nouveau système fonctionnent en parallèle, ce qui élimine la pression des temps d’arrêt et des interruptions opérationnelles. Les processus en temps réel ne sont pas affectés et les données peuvent être migrées en douceur.
Par rapport à l’approche « big bang », cette méthode est plus complexe et exige des efforts constants. Toutefois, comme elle est peu risquée, elle est préférable.
L’utilisation de ces deux approches dépend de la taille de votre entreprise, de ses besoins, de ses ressources et, surtout, de votre calendrier. Si la migration des données est un besoin immédiat et prioritaire, vous pouvez opter pour l’approche « big bang », à condition d’être conscient des risques encourus.
Quelle que soit l’approche que vous utilisez, assurez-vous que vous.. :
Mettez en place des contrôles de données : Fixez la qualité des données, créez une sauvegarde de vos nouvelles données. Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre des données en cas d’échec de l’opération.
Ne vous écartez pas du plan : Respectez votre plan, même en cas de situations inattendues ou ponctuelles.
Testez toujours vos processus : Ce que vous ne testez pas, vous ne le saurez pas. Pendant les phases de planification et de conception, testez vos données pour vous assurer que vous obtenez le résultat souhaité.
Pour plus d’informations sur la manière dont vous pouvez mettre en œuvre un projet complet de migration des données, n’hésitez pas à prendre contact avec nous en cliquant ici.
