Según una encuesta realizada por la ACFE (Asociación de Evaluadores de Fraude Certificados), las organizaciones pierden de media casi el cinco por ciento de sus ingresos anuales por actividades fraudulentas. Debido al impacto negativo de la notificación del fraude en la imagen de la organización, las empresas tienden a no notificar las pérdidas ocasionadas por el fraude. Para proteger y salvaguardar su reputación y evitar que se vea empañada, las organizaciones siguen soportando importantes pérdidas. Pero con los avances en el mantenimiento de registros y la digitalización de los mismos, las empresas tienen ahora la posibilidad de minimizar las pérdidas de ingresos sufridas a causa del fraude. Una de las técnicas integrales que puede desempeñar, de hecho ya está desempeñando un papel integral en la prevención y detección del fraude, es el cotejo de datos.
¿Qué implica el cotejo de datos?
El cotejo de datos es una técnica mediante la cual los registros de una base de datos, o de varias bases de datos, se cotejan utilizando valores correspondientes. El cotejo de datos implica la identificación, la coincidencia de registros que coinciden entre sí dentro de una base de datos. Por ejemplo, se puede introducir un solo término en el software de comparación de datos y éste mostrará todos los registros correspondientes que existan en la base de datos de la empresa. Esencialmente, el cotejo de datos garantiza una manera precisa y eficaz de realizar un seguimiento del inventario o de cualquier otra forma de datos registrados en la(s) base(s) de datos de la organización. Con las operaciones comerciales en constante expansión en un entorno empresarial globalizado, es una tarea desalentadora hacer un seguimiento de los registros de cualquier organización. Pero con la aparición de programas y algoritmos eficaces de cotejo de datos, el mantenimiento de registros se ha convertido en algo muy sencillo, fácil y preciso.
Ha hecho posible una verificación más rápida y una gestión eficaz, y ha permitido a las organizaciones hacer un seguimiento de todos los aspectos de sus registros operativos sin problemas. En otras palabras, permite a las empresas encontrar exactamente lo que necesitan en un vasto conjunto de información y registros. La falta de control y equilibrio y la montaña de registros es algo que a menudo ofrece oportunidades para el fraude.
¿Qué papel desempeña el cotejo de datos en la prevención del fraude?
Como se ha mencionado al final de la sección anterior, las personas implicadas en actividades fraudulentas suelen utilizar la excesiva cantidad de registros como cortina de humo para camuflar su fraude. El cotejo de datos ofrece una solución para ver a través de su cortina de humo y atraparlos justo en el acto. Antes, los empleados, e incluso terceras personas, podían malversar y salirse con la suya, ya que la mayoría de los registros eran en papel y encontrar discrepancias a través de una gran cantidad de papeleo era una tarea tediosa. Pero con la digitalización de los registros, la proporción de actividades fraudulentas se redujo considerablemente. Sin embargo, debido a la plétora de registros incluidos en una base de datos, las organizaciones siguen perdiendo una parte importante de sus beneficios anuales debido al fraude.
Para solucionar este problema y cribar las enormes bases de datos con una plétora de registros, el cotejo de datos es la solución perfecta. Utilizando los últimos programas y herramientas de cotejo de datos, una organización puede examinar los registros de los departamentos en los que la empresa está perdiendo dinero para identificar posibles actividades fraudulentas. No sólo permite a las organizaciones identificar y rastrear la actividad fraudulenta, sino también prevenirla. La mera implantación de un programa de cotejo de datos puede disuadir a los posibles defraudadores.
El impacto de la concordancia de datos en la prevención del fraude
El impacto del cotejo de datos en la prevención del fraude es tan inmenso que varios gobiernos, como el del Reino Unido, han facultado a los organismos estatales de auditoría para utilizar el ejercicio de cotejo de datos para revelar actividades fraudulentas. La eficacia de los ejercicios de cotejo de datos ha mostrado resultados positivos significativos en la prevención y detección del fraude, ahorrando millones de dólares que las organizaciones pierden cada año debido al fraude.
Como ya se ha mencionado, el Gobierno británico modificó en 2008 la Ley de la Comisión de Auditoría de 1998 para facultar al auditor del Estado a hacer uso de la conciliación de datos en el seguimiento de los fraudes y la posterior prevención de los mismos. Esta medida adoptada por el Gobierno ha reducido enormemente el importe de las pérdidas sufridas por las organizaciones. Lamentablemente, el poder legislativo estadounidense aún no ha incorporado esta última tecnología a sus mecanismos estatales de prevención del fraude. El éxito del cotejo de datos en la prevención del fraude en el Reino Unido puede servir de ejemplo. La aplicación de un mecanismo similar en todo el mundo, tanto en el sector público como en el privado, permite reducir drásticamente las pérdidas ocasionadas por el fraude.
¿Cómo puede prevenir el fraude en su organización?
Aunque sus organismos estatales aún no hayan incorporado ejercicios de cotejo de datos para prevenir el fraude, usted puede tomar la iniciativa implementándolos internamente, dentro de su propia organización. El cotejo de datos no sólo permitirá a su organización prevenir el fraude, sino que también proporcionará una forma de vincular los registros y tomar decisiones informadas, lo que redundará en una mayor eficiencia y productividad. Admitámoslo, descubrir el fraude interno no es el trabajo de los auditores estatales, y es su empresa la que está perdiendo dinero debido a ello. Invertir en un producto de cotejo de datos puede ayudarle a prevenir el fraude dentro de su organización de forma rentable y eficaz.
La popularidad y la eficacia del cotejo de datos en diversas aplicaciones, como la asistencia sanitaria, el mantenimiento de los antecedentes penales y la identificación de productos en grandes almacenes, ha dado lugar a una afluencia de diferentes programas y productos de cotejo de datos en el mercado. Ante la creciente demanda de esta excepcional tecnología, hay varias empresas que ofrecen productos de cotejo de datos. Es importante que sepa que no todos los programas de cotejo de datos son igual de precisos y eficaces. El aumento de la demanda del producto ha llevado a la afluencia de productos de baja calidad que producen datos deficientes que tienen un impacto adverso en la salud de la organización. Por lo tanto, es imprescindible realizar una investigación exhaustiva antes de decidir cuál es la herramienta de cotejo de datos más adecuada para su organización.
En resumen, el cotejo de datos puede hacer maravillas en el ámbito de la prevención del fraude. Permite a la organización examinar millones de registros para encontrar discrepancias y prevenir el fraude en poco tiempo. Con el software de cotejo de datos, puede aumentar los resultados de su empresa agilizando el proceso de toma de decisiones y reduciendo enormemente las pérdidas.
