Selon une enquête menée par l’ACFE (Association of Certified Fraud Evaluators), les organisations perdent en moyenne près de 5 % de leurs revenus annuels à cause d’activités frauduleuses. En raison de l’impact négatif de la déclaration de la fraude sur l’image de l’organisation, les entreprises ont tendance à ne pas déclarer les pertes subies en raison de la fraude. Pour protéger leur réputation et éviter qu’elle ne soit ternie, les organisations continuent de subir des pertes importantes. Mais grâce aux progrès réalisés dans la tenue et la numérisation des dossiers, les entreprises ont désormais la possibilité de minimiser les pertes de revenus dues à la fraude. L’une des techniques intégrales qui peut jouer, en fait, joue déjà un rôle essentiel dans la prévention et la détection de la fraude, est le rapprochement des données.
En quoi consiste le rapprochement des données ?
Le rapprochement des données est une technique par laquelle les enregistrements d’une base de données, ou de plusieurs bases de données, sont rapprochés à l’aide de valeurs correspondantes. Le rapprochement des données implique l’identification et la mise en correspondance des enregistrements qui correspondent les uns aux autres dans une base de données. Par exemple, vous pouvez introduire un seul terme dans le logiciel de rapprochement des données, et il fera apparaître tous les enregistrements correspondants qui existent dans la ou les bases de données de l’entreprise. Essentiellement, le rapprochement des données permet de suivre de manière précise et efficace les stocks ou toute autre forme de données enregistrées dans la ou les bases de données de l’organisation. Avec des opérations commerciales en constante expansion dans un environnement commercial mondialisé, garder la trace des dossiers d’une organisation est une tâche ardue. Mais avec l’apparition de logiciels et d’algorithmes efficaces de rapprochement des données, la tenue des dossiers est devenue assez simple, facile et précise.
Il a rendu possible une vérification plus rapide et une gestion efficace, et a permis aux organisations de garder la trace de chaque aspect de leurs dossiers opérationnels sans aucun problème. En d’autres termes, elle permet aux entreprises de trouver exactement ce dont elles ont besoin dans un vaste réservoir d’informations et de documents. L’absence de contrôle et d’équilibre et la montagne de dossiers sont souvent des occasions de fraude.
Comment le rapprochement des données joue-t-il un rôle dans la prévention de la fraude ?
Comme nous l’avons mentionné à la fin de la section précédente, les personnes impliquées dans des activités frauduleuses utilisent souvent la quantité excessive d’enregistrements comme un écran de fumée pour camoufler leur fraude. Le rapprochement des données offre une solution pour voir à travers leur écran de fumée et les prendre en flagrant délit. Auparavant, les employés, voire des tiers, pouvaient détourner des fonds et s’en tirer à bon compte, car la plupart des documents étaient sur papier et la recherche d’écarts dans une grande quantité de documents était une tâche fastidieuse. Mais avec la numérisation des dossiers, le taux d’activité frauduleuse a considérablement diminué. Néanmoins, en raison de la pléthore d’enregistrements inclus dans une base de données, les organisations continuent de perdre une part importante de leurs bénéfices annuels à cause de la fraude.
Pour résoudre ce problème et passer au crible d’énormes bases de données contenant une pléthore d’enregistrements, le rapprochement des données est la solution idéale. En utilisant les derniers logiciels et outils de rapprochement des données, une organisation peut examiner les dossiers des départements où l’entreprise perd de l’argent afin d’identifier les activités frauduleuses potentielles. Il permet aux organisations non seulement d’identifier et de suivre les activités frauduleuses, mais aussi de les prévenir. La simple mise en œuvre d’un logiciel de rapprochement des données peut potentiellement décourager les fraudeurs potentiels.
L’impact du rapprochement des données sur la prévention de la fraude
L’impact du rapprochement des données dans la prévention de la fraude est si important que plusieurs gouvernements, comme celui du Royaume-Uni, ont donné aux agences d’audit de l’État le pouvoir d’utiliser le rapprochement des données pour révéler les activités frauduleuses. L’efficacité des exercices de rapprochement de données a montré des résultats positifs significatifs dans la prévention et la détection de la fraude, permettant d’économiser des millions de dollars perdus par les organisations à cause de la fraude chaque année.
Comme indiqué plus haut, le gouvernement britannique a modifié en 2008 la loi de 1998 sur la commission d’audit (Audit Commission Act) afin d’habiliter l’auditeur national à utiliser le couplage de données pour traquer les fraudes et, par la suite, les prévenir. Cette mesure prise par le gouvernement a permis de réduire considérablement le montant des pertes subies par les organisations. Malheureusement, le législateur américain n’a pas encore intégré cette dernière technologie dans les mécanismes de prévention de la fraude de ses États. Le succès du couplage de données dans la prévention de la fraude au Royaume-Uni peut servir d’exemple à suivre. En mettant en œuvre des mécanismes similaires dans le monde entier, tant dans le secteur public que dans le secteur privé, les pertes dues à la fraude peuvent être réduites de manière drastique.
Comment pouvez-vous prévenir la fraude dans votre organisation ?
Même si vos agences d’État n’ont pas encore intégré les exercices de rapprochement de données pour prévenir la fraude, vous pouvez prendre l’initiative en les mettant en œuvre en interne, au sein de votre propre organisation. Le rapprochement des données permettra non seulement à votre organisation de prévenir la fraude, mais aussi de relier les dossiers et de prendre des décisions éclairées, ce qui se traduira par une efficacité et une productivité accrues. Soyons honnêtes, la découverte de la fraude interne n’est pas le travail des auditeurs de l’État, et c’est votre entreprise qui perd de l’argent à cause de cette fraude. Investir dans un produit de rapprochement des données peut vous aider à prévenir la fraude au sein de votre organisation de manière rentable et efficace.
La popularité et l’efficacité du rapprochement des données dans diverses applications telles que les soins de santé, la tenue des casiers judiciaires et l’identification des produits dans les grands entrepôts, ont conduit à un afflux de différents logiciels et produits de rapprochement des données sur le marché. La demande de cette technologie exceptionnelle ne cessant de croître, un certain nombre d’entreprises proposent des produits de rapprochement de données. Il est important que vous réalisiez que tous les logiciels de rapprochement de données ne sont pas aussi précis et efficaces. L’augmentation de la demande du produit a entraîné l’afflux de produits de qualité inférieure qui produisent des données de mauvaise qualité, ce qui a un impact négatif sur la santé de l’organisation. Il est donc impératif d’effectuer une recherche approfondie avant de choisir l’outil de rapprochement des données le plus approprié pour votre organisation.
En résumé, le rapprochement des données peut faire des merveilles dans le domaine de la prévention de la fraude. Il permet à l’organisation de passer au crible des millions d’enregistrements pour trouver des divergences et prévenir la fraude en un rien de temps. En utilisant un logiciel de rapprochement des données, vous pouvez augmenter les résultats de votre entreprise en rationalisant votre processus décisionnel et en réduisant considérablement les pertes.
