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Por qué una solución de normalización de direcciones certificada por CASS es fundamental para reducir los correos de la SAU

Imagina esto por un momento. 

Usted ha pasado días incansables elaborando una campaña de correo directo para el lanzamiento de su última oferta de productos o servicios a clientes potenciales clave; ha finalizado el texto, aprobado el diseño promocional y pagado al servicio postal para su distribución. Sin embargo, a los pocos días usted nota que su dirección de correo se inunda de correos devueltos por un tercio de los destinatarios de su lista debido a que no puede entregarse como dirección (UAA), poniendo todos sus esfuerzos en el desperdicio. 

Y esa es la imagen brillante.   

En el peor de los casos, más del 40% de las personas que se mudan no informan de un cambio de dirección según las estimaciones de USPS, lo que hace que las empresas pierdan la oportunidad de contactar y verificar sus nuevas direcciones.  

Entonces, ¿cómo pueden las empresas evitar que esto ocurra?  La respuesta: utilizar una solución de normalización de direcciones certificada por CASS. Vamos a aprender cómo. 

¿Qué es la normalización de direcciones?  

La normalización de direcciones, también conocida como estandarización de direcciones, se refiere al proceso de convertir el formato de las direcciones en los estándares de especificados en una base de datos autorizada, como la de USPS en Estados Unidos.  

La normalización o estandarización de las direcciones es fundamental en aquellos casos en los que las listas de direcciones están repletas de detalles variados, incoherentes e incompletos, como errores de ortografía, casación, puntuación y valores ZIP+4 y ZIP+6. En el ejemplo siguiente, ninguno se ajusta a las directrices de USPS. 

Tabla 1 

Nombre  Dirección  Errores ortográficos  Problemas de formato  Información que falta  Errores en la carcasa  Errores de espaciado 
David  129 parker  ave, wantagh, 44354  Sí  Sí  Sí  Sí   
Bruce  43 Mayne, Charlotte 13421  Sí    Sí    Sí 
Tim  McKinsey Street, Salisbury, MD    Sí  Sí     

La normalización de las direcciones está estrechamente relacionada con la verificación y el cotejo de direcciones. La verificación de la dirección consiste en asegurarse de que una dirección determinada se ajusta a un registro de la base de datos de USPS. El cotejo de direcciones, sin embargo, se refiere a la comparación de dos datos de direcciones para confirmar si pertenecen a la misma persona o a dos personas diferentes.  

Causas de Datos de dirección no fiables 

Hay varias razones por las que las empresas pueden acabar teniendo una multitud de formatos de dirección e inexactitudes. Entre ellas se encuentran: 

  • Datos silos: las empresas con operaciones repartidas en múltiples unidades -sucursales, centros de llamadas, departamentos, etc – pueden tener conjuntos de datos desconectados, cada uno con sus propias convenciones de nomenclatura de archivos, formatos de campos y reglas de datos. Un ejemplo de esto es una gran empresa de ventas y marketing con múltiples centros de llamadas, cada uno de los cuales mantiene listas de direcciones de clientes con diferentes formatos de fecha o nacimiento, como Día/Mes/Año y Mes/Día/Año. 
  • Fusiones y adquisiciones :Las fusiones de dos o más empresas en también pueden poner en peligro un marco de calidad de datos único para toda la empresa. En la mayoría de los casos, cada empresa tendrá sus propias normas de calidad de datos y gobernanza que pueden dar lugar a incoherencias y entidades no resueltas al consolidar los datos de las direcciones de los clientes.  
  • Decaimiento de la base de datos: las direcciones de , como cualquier otro dato, pueden quedar obsoletas con el tiempo. Los contactos se trasladan a otras ciudades, vende y se muda de casa, y cambia los locales de las oficinas – especialmente desde el inicio del covid-19. Según USPS, casi 16 millones de personas presentó las solicitudes de cambio de dirección a USPS entre febrero de 2020 y julio de 2020.  

Cómo la normalización de direcciones puede minimizar los correos de la SAU 

El sitio web USPS define los correos del SAU como: 

«todo el correo de que no pueda ser entregado al nombre y la dirección especificados en la pieza de correo de , y que deba ser reenviado, devuelto al remitente o debidamente tratado como residuo, según lo autorizado para la clase de correo y la anotación de servicio auxiliar en la pieza de correo de «. 

Las dos causas principales de los correos del SAU son las siguientes:  

  • Cambio de dirección: la dirección postal ya no pertenece al destinatario  
  • Direcciones ausentes e incorrectas: la dirección postal carece de datos de localización (por ejemplo, nombre de la calle o número de apartamento) o es incorrecta.  

La normalización de las direcciones en un formato reconocido por la base de datos del USPS puede contribuir en gran medida a mejorar la entrega del correo. Tras la normalización, se puede verificar la validez y exactitud de las direcciones a través de USPS para marcar las direcciones falsas, obsoletas y en blanco y corregir los errores de formato, como las faltas de ortografía, los espacios iniciales y finales y otras anomalías.  

Hacerlo puede permitirle lograr lo siguiente: 

  • Minimizar los costes de envío de   : las direcciones completas, limpias y verificadas por el USPS pueden mejorar la tasa de entrega del correo, lo que permite a las empresas esperar un mayor rendimiento de las campañas de correo directo debido a la disminución de los correos devueltos y los costes de embalaje desperdiciados. 
  • Optimice la productividad del personal : las direcciones estandarizadas y validadas pueden eliminar los cuellos de botella del proceso ahorrando valiosas horas del personal dedicadas a a rebuscar en múltiples hojas de cálculo para confirmar los detalles o entregar los correos en las direcciones correctas. 
  • Mejora de la satisfacción de los clientes   : La mejora del servicio al cliente resultante de las entregas puntuales puede ayudar a obtener una mayor puntuación neta del promotor y una mayor fidelidad a la marca que puede traducirse en un mayor valor de por vida.  

¿Cómo se normalizan las direcciones? 

La normalización de las direcciones consta de 4 pasos clave. Entre ellas se encuentran: 

  1. Importar lista de direcciones: importar lista con direcciones desde fuentes como bases de datos SQL o Excel. 

  1. Identificar errores en los datos: encuentra anomalías dentro de las direcciones como errores ortográficos, de ausencia, de puntuación y de espaciado. 

  1. Limpieza de errores: corregir y estandarizar los errores basados en el formato de USPS para mayor coherencia. 

  1. Deduplicar registros: identificar los duplicados mediante recuentos dobles y eliminarlos. 

Inconvenientes de la normalización manual de direcciones 

Existen varias herramientas manuales que permiten a los usuarios normalizar y verificar las direcciones de acuerdo con las directrices de USPS. Entre ellas se encuentran:   

  1. Lenguajes de programación: Python, JavaScript o R pueden permitirle ejecutar la concordancia difusa de direcciones para identificar las coincidencias inexactas de direcciones y aplicar reglas de normalización personalizadas que se adapten a sus propios datos de direcciones.  

  1. Repositorios de código: GitHub proporciona plantillas de código e integración de la API de USPS que puede utilizar para verificar y normalizar las direcciones.   

  1. Herramientas basadas en Excel: complementos y soluciones como YAddress, AddressDoctor Excel Plugin, o excel VBA Master pueden ayudarle a analizar y estandarizar sus direcciones dentro de sus conjuntos de datos. 

Sin embargo, los métodos manuales suelen tener límites a la hora de procesar los datos más allá de unos pocos miles de registros. Puede llevar tiempo perfeccionar las secuencias de comandos, especialmente en el caso de los conjuntos de datos más complejos, y requiere un cierto grado de conocimientos técnicos para su uso eficaz.  

Certificación CASS – ¿Qué es? 

El Sistema de Apoyo a la Precisión de la Codificación, o CASS, es un Normativa de USPS de verificación y validación de direcciones para aumentar la capacidad de entrega del correo teniendo en cuenta valores como Código postal+4 para una mayor precisión. Disponer de una solución con certificación CASS puede ser una seguro manera de eliminar las conjeturas para abordar la validación y normalización detectando y corrigiendo los errores ortográficos, rellenar los detalles que faltan y geocodificar direcciones hasta el nivel ZIP+4. 

Utilizando las direcciones de la Tabla 1, una solución certificada por CASS puede verificar y normalizar las direcciones de la siguiente manera. 

Tabla 2 

Antes de la normalización  Después de la normalización 
129 parker  ave, wantagh, 44354  129 Parker Ave, Wantagh NY 44354-2451 
43 Mayne, Charlotte 13421  43 Main St., Charlotte NY 13421-5633 
McKinsey Street, Salisbury, MD  151 McKinsey St., Salisbury MD 24133-6423 

Normalización de direcciones con DataMatch Enterprise 

DataMatch Enterprise (DME) es un software de estandarización y concordancia de direcciones con certificación CASS que permite a las empresas fijar y normalizar las direcciones según las directrices de USPS y geocodificar los valores de latitud, longitud y ZIP+4 para mejorar la precisión del envío .  

A diferencia de los métodos y herramientas manuales de scripting, el ISD ofrece opciones avanzadas de normalización y verificación de direcciones para que minimice los correos de SAU. Entre ellas se encuentran: 

  • Perfiles de datos : DME puede permitirle inspeccionar millones de registros a la vez para revelar errores tales como faltas de ortografía, espacios al final y al principio, errores de carátula, valores nulos, y mucho más. 

  • Verificación de direcciones: valida las direcciones hasta el ZIP+4 y los valores de latitud y longitud basándose en la Norma Federal de Procesamiento de la Información (FIPS) del USPS para identificar los equivalentes de los condados y garantizar su exactitud. 
  • Transformaciones con un solo clic: analiza las direcciones en Dirección 1, Dirección 2, Ciudad y código postal y más incrementos para mejorar las posibilidades de coincidencia y deduplicación 

El Grupo Gibraltar estandariza todas las direcciones bajo una única vista

Uno de los clientes de Data Ladder, Gibraltar Group, se enfrentaba al reto de estandarizar las direcciones de una variedad de fuentes diferentes para una campaña de ventas. Las direcciones estaban dispuestas en silos y se rellenaban sin una estructura y un formato específicos; algunas tenían números de carril, otras tenían números de calle y el resultado era una lista de direcciones desorganizada y desordenada. 

 Mientras se utilizaba la codificación manual, se perdían considerables horas de trabajo en y la respuesta de la campaña era escasa. Gibraltar Group utilizó entonces las capacidades de estandarización, verificación y automatización de direcciones de de DME para crear un proceso automatizado de verificación y normalización de formatos variados según los requisitos de USPS .  

¿El resultado? El Grupo Gibraltar pudo lograr sus iniciativas de venta ascendente y cruzada a una fracción del tiempo en comparación con los métodos anteriores. 

Para obtener más información sobre cómo el ISD puede cumplir con sus desafíos de normalización de direcciones, por favor haga clic en 
normalización de direcciones
 o descargue la prueba gratuita.

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