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Pourquoi une solution de normalisation d’adresses certifiée CASS est essentielle pour réduire le nombre de courriers UAA

Imaginez un instant le site . 

Vous avez passé   des journées entières à élaborer une campagne de publipostage pour le lancement de votre dernier produit ou service auprès de vos principaux prospects ; vous avez finalisé le texte, approuvé la conception promotionnelle et payé le service postal pour la distribution. Pourtant, au bout de quelques jours, vous constatez que votre adresse postale est inondée de courriers retournés par un tiers des destinataires de votre liste pour cause d’adresse non distribuable ( ), ce qui réduit tous vos efforts à néant. 

Et c’est la bonne image.   

Dans le pire des cas, selon les estimations de l’USPS, plus de 40 % des déménageurs ne signalent pas un changement d’adresse , ce qui fait perdre aux entreprises la possibilité de contacter et de vérifier leurs nouvelles adresses !  

Alors comment les entreprises peuvent-elles éviter que cela ne se produise ?  La réponse : utiliser une solution de normalisation d’adresses certifiée par le CASS . Voyons comment. 

Qu’est-ce que la normalisation des adresses ?  

La normalisation des adresses, également appelée standardisation des adresses, désigne le processus de conversion du format des adresses en normes spécifiées dans une base de données faisant autorité, telle que l’USPS aux États-Unis.  

La normalisation ou la standardisation des adresses est essentielle dans les scénarios où les listes d’adresses regorgent de détails variables, incohérents et incomplets tels que des erreurs d’orthographe, de casse, de ponctuation et des valeurs ZIP+4 et ZIP+6. Dans l’exemple ci-dessous, aucune n’est conforme aux directives de l’USPS. 

Table 1 

Nom  Adresse  Erreurs d’orthographe  Problèmes de formatage  Informations manquantes  Erreurs de tubage  Erreurs d’espacement 
David  129 parker  ave, wantagh, 44354  Oui  Oui  Oui  Oui   
Bruce  43 Mayne, Charlotte 13421  Oui    Oui    Oui 
Tim  Rue McKinsey, Salisbury, MD    Oui  Oui     

La normalisation des adresses est étroitement liée à la vérification et à la correspondance des adresses. La vérification d’adresse consiste à s’assurer qu’une adresse donnée est conforme à un enregistrement dans la base de données de l’USPS. La correspondance d’adresses, quant à elle, consiste à faire correspondre deux données d’adresse pour confirmer si elles appartiennent à la même personne ou à deux personnes différentes.  

Causes de Données d’adresse non fiables 

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises peuvent se retrouver avec une multitude de formats d’adresses et d’inexactitudes. Il s’agit notamment de : 

  • Silos de données : les entreprises dont les opérations sont réparties entre plusieurs unités – succursales, centres d’appels, départements, etc – peuvent avoir des ensembles de données déconnectés, chacun ayant ses propres conventions de dénomination de fichier, formats de champ et règles de données. Prenons l’exemple d’une grande entreprise de vente et de marketing qui possède plusieurs centres d’appels, chacun conservant des listes d’adresses de clients avec des formats de date ou de naissance différents, tels que Jour/Mois/Année et Mois/Jour/Année. 
  •  Fusions et acquisitions : Les fusions de deux ou plusieurs entreprises peuvent également compromettre un cadre unique de qualité des données à l’échelle de l’entreprise. Dans la plupart des cas, chaque entreprise aura ses propres règles de qualité des données et de gouvernance, ce qui peut entraîner des incohérences et des entités non résolues lors de la consolidation des données d’adresses des clients.  
  • La dégradation de la base de données : les adresses , comme toute autre donnée, peuvent finir par être périmées. Les contacts déménagent dans d’autres villes, vendent et déménagent, et changent de locaux de bureau – surtout depuis le début de covid-19. Selon l’USPS, près de 16 millions de personnes adéposé des demandes de changement d’adresse à USPS entre février 2020 et juillet 2020.  

Comment la normalisation des adresses peut minimiser les courriers UAA 

Le site USPS définit les courriers UAA comme suit : 

« tout le courrier qui ne peut pas être distribué au nom et à l’adresse indiqués sur l’envoi et qui doit être acheminé, retourné à l’expéditeur ou traité comme un déchet, comme autorisé pour la classe de courrier et la mention de service auxiliaire sur l’envoi « . 

Les 2 principales causes des courriers UAA sont les suivantes :  

  • Changement d’adresse : l’adresse postale n’appartient plus au destinataire.  
  • Adresses manquantes et incorrectes : l’adresse postale comporte des données de localisation manquantes (par exemple, nom de rue ou numéro d’appartement) ou est incorrecte.  

La normalisation des adresses dans un format reconnu par la base de données de l’USPS peut grandement contribuer à améliorer la distribution du courrier. Une fois normalisées, la validité et l’exactitude des adresses peuvent être vérifiées par l’USPS afin d’éliminer les adresses fausses, obsolètes et vides et de corriger les erreurs de formatage telles que les fautes d’orthographe, les espaces avant et arrière et autres anomalies.  

Cette démarche peut vous permettre d’atteindre les objectifs suivants : 

  • Minimiser les coûts d’envoi de   : des adresses complètes, propres et vérifiées par l’USPS peuvent améliorer le taux de distribution du courrier, ce qui permet aux entreprises d’espérer un meilleur retour sur leurs campagnes de publipostage en raison de la diminution des retours de courrier et des coûts d’emballage gaspillés. 
  • Optimisez la productivité du personnel   : des adresses normalisées et validées peuvent éliminer les goulots d’étranglement du processus en économisant les précieuses heures que le personnel consacre à passer en revue de multiples feuilles de calcul pour confirmer les détails ou distribuer les courriers aux bonnes adresses. 
  • Amélioration de la satisfaction du client   : L’amélioration du service client résultant de livraisons ponctuelles peut contribuer à l’obtention d’un meilleur score de promoteur net et à la fidélité à la marque, ce qui peut se traduire par une valeur à vie plus élevée.  

Comment les adresses sont-elles normalisées ? 

La normalisation des adresses comprend 4 étapes clés. Il s’agit notamment de : 

  1. Importer une liste d’adresses : importez une liste contenant des adresses à partir de sources telles que des bases de données SQL ou Excel. 

  1. Identifier les erreurs de données : trouver les anomalies dans les adresses telles que les erreurs d’orthographe, les manques, la ponctuation et l’espacement. 

  1. Nettoyer les erreurs : corriger et normaliser les erreurs sur la base du format USPS pour la cohérence. 

  1. Dédoublement des enregistrements : identifier les doublons en utilisant le double comptage et les supprimer. 

Inconvénients de la normalisation manuelle des adresses 

Il existe divers outils manuels qui permettent aux utilisateurs de normaliser et de vérifier les adresses conformément aux directives de l’USPS. Il s’agit notamment de :   

  1. Langages de programmation : Python, JavaScript ou R peut vous permettre d’exécuter une correspondance d’adresses floue pour identifier les correspondances d’adresses inexactes et appliquer des règles de normalisation personnalisées en fonction de vos propres données d’adresses.  

  1. Dépôts de code : GitHub fournit des modèles de code et l’intégration de l’API USPS que vous pouvez utiliser pour vérifier et normaliser les adresses.   

  1. Outils basés sur Excel : les compléments et solutions tels que YAddress, AddressDoctor Excel Plugin, ou excel VBA Master peuvent vous aider à analyser et normaliser vos adresses dans vos ensembles de données. 

Cependant, les méthodes manuelles ont généralement des limites dans le traitement des données au-delà de quelques milliers d’enregistrements. L’affinement des scripts peut prendre du temps, en particulier pour les ensembles de données plus complexes, et nécessite un certain savoir-faire technique pour être utilisé efficacement.  

Certification CASS – Qu’est-ce que c’est ? 

Le système d’aide à l’exactitude du codage, ou CASS, est un système d’aide à l’exactitude du codage. Norme USPS de vérification et de validation des adresses pour améliorer la distribution du courrier en tenant compte valeurs comme Code ZIP+4 pour une plus grande précision. Disposer d’une solution certifiée CASS peut être une infaillible une façon d’éliminer les conjectures pour la validation et la normalisation des adresses par la détection et la correction des erreurs d’orthographe, compléter les détails manquants, et géocoder les adresses jusqu’au niveau ZIP+4. 

En utilisant les adresses du tableau 1, une solution certifiée CASS peut vérifier et normaliser les adresses comme suit. 

Table 2 

Avant la normalisation  Après la normalisation 
129 parker  ave, wantagh, 44354  129 Parker Ave, Wantagh NY 44354-2451 
43 Mayne, Charlotte 13421  43 Main St., Charlotte NY 13421-5633 
Rue McKinsey, Salisbury, MD  151 McKinsey St., Salisbury MD 24133-6423 

Normalisation des adresses avec DataMatch Enterprise 

DataMatch Enterprise (DME) est un logiciel de normalisation et de rapprochement d’adresses certifié CASS qui permet aux entreprises de fixer et normaliser les adresses conformément aux directives de l’USPS et de géocoder les valeurs de latitude, de longitude et de ZIP+4 afin d’améliorer la précision des envois .  

Contrairement aux méthodes et outils de scriptage manuels, DME offre des options avancées de normalisation et de vérification des adresses pour minimiser les courriers UAA. Il s’agit notamment de : 

  • Profilage des données : DME peut vous permettre d’inspecter des millions d’enregistrements à la fois pour révéler des erreurs telles que les fautes d’orthographe, les espaces de fin et de début, les erreurs de casse, les valeurs nulles, et bien plus encore. 

  • Vérification d’adresses : valide les adresses jusqu’au ZIP+4, les valeurs de latitude et de longitude sur la base de la norme FIPS (Federal Information Processing Standard) de l’USPS, afin d’identifier les équivalents des comtés et de garantir l’exactitude. 
  • Transformations en un clic : analyse les adresses en Adresse 1, Adresse 2, Ville et code postal et autres incréments pour améliorer les possibilités de correspondance et de dédoublonnage. 

Le groupe Gibraltar uniformise toutes les adresses sous une seule vue

L’un des clients de Data Ladder, le groupe Gibraltar, a dû relever le défi de normaliser des adresses provenant de différentes sources pour une campagne de vente. Les adresses étaient disposées en silos et étaient remplies sans structure ni format spécifiques ; certaines avaient des numéros de voie, d’autres des numéros de rue et le résultat était une liste d’adresses désorganisée et désordonnée. 

Le codage manuel était utilisé, mais il a entraîné la perte d’un nombre considérable d’heures de travail pour et une faible réponse à la campagne pour . Gibraltar Group a alors utilisé les capacités de normalisation, de vérification et d’automatisation des adresses de DME pour mettre en place un processus automatisé de vérification et de normalisation des différents formats conformément aux exigences de l’USPS .  

Le résultat ? Gibraltar Group a pu réaliser ses initiatives de vente incitative et de vente croisée en une fraction du temps par rapport aux méthodes précédentes. 

Pour plus d’informations sur la manière dont DME peut relever vos défis en matière de normalisation d’adresses, , veuillez cliquer sur . 
normalisation d’adresses
 ou téléchargez l’essai gratuit.

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