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¿Qué es un código postal y por qué es importante para la verificación y validación de la dirección?

Es posible que haya oído hablar a menudo de la verificación de direcciones ZIP+4 cuando se realiza una actividad de limpieza y cotejo de datos. ¿Pero sabe exactamente qué es un código postal y por qué el ZIP+4 es importante para la verificación y validación completa de la dirección?

Averigüemos más.

En este rápido artículo del blog, hablaremos de ello:

  • ¿Qué es un código postal?
  • La historia de los códigos postales
  • La importancia de los códigos postales para las empresas
  • ¿Cómo verifica DataMatch Enterprise los datos de las direcciones?

¿Qué es un código postal?

Todos sabemos lo que es el código postal, pero no muchos conocemos los detalles técnicos (o históricos) que hay detrás. Para empezar, ZIP es la abreviatura de Zone Improvement Plan. Se trata de un sistema iniciado por el Departamento de Correos para gestionar los crecientes volúmenes de correo mediante la categorización de los Estados Unidos en zonas bien definidas, lo que lo convierte en uno de los sistemas de direcciones más organizados y maduros del mundo. El código se convirtió en una herramienta para organizar y mostrar la información demográfica, a la vez que permitía clasificar y despachar el correo con eficacia.

A lo largo de 50 años, el código postal pasó de tener 5 dígitos a 9 y luego a 11, y cada dígito indicaba la ubicación de la dirección. Con sólo el código postal, era fácil clasificar los correos hasta la zona postal de una zona o localidad concreta.

Una rápida lección de historia

En los años 40, la clasificación del correo se hacía manualmente. El personal de correo del Departamento de Correos dependía totalmente de las direcciones locales y de la clasificación manual de las direcciones con las oficinas postales. En la posguerra, el auge económico provocó un aumento del volumen de correo del 160%. Los bancos y las empresas empezaron a enviar correo publicitario a los clientes de todo el país. Para el personal de correos resultaba abrumador clasificar manualmente los correos y, al mismo tiempo, asegurarse de que se entregaban a las direcciones correctas. Durante todo este tiempo, la clasificación del correo era un trabajo laborioso que provocaba grandes retrasos y entregas erróneas. Se necesitaban entre 8 y 10 empleados para gestionar una sola carta enviada por correo.

Con el auge de la industria, los directores de correos con visión de futuro intentaron crear un sistema que aumentara la eficiencia y redujera el esfuerzo de clasificación manual. En 1943, el programa inició la creación de un sistema de codificación estandarizado que permitiera una fácil agrupación del correo para su distribución, logística y encaminamiento del transporte.

El sistema dividía las grandes ciudades en múltiples cifras de dos dígitos que más tarde se llamarían números de zona local. Este código de dos dígitos facilitaba la distribución del correo, pero se limitaba a las grandes ciudades, lo que dificultaba la gestión del correo de otras regiones.

En 1944, el inspector de correos Robert Moon propuso el uso de un sistema de códigos de 3 dígitos para clasificar las zonas del país por códigos de centros seccionales, que son las oficinas centrales de correos de esa región.

El código de 3 dígitos introducido por Moon se incorporó al anterior código de 2 dígitos para formar un código de 5 dígitos que proporcionaba información sobre la zona, el código de la oficina central y las pequeñas oficinas de correos o zonas postales que le seguían. El uso de los códigos postales redujo significativamente las entregas erróneas y mejoró los servicios de entrega de correo.

Códigos postales actuales

En 1983, el Servicio Postal volvió a ampliar el Código Postal, añadiendo 4 dígitos más al código. Esta ampliación de 4 dígitos permitiría identificar manzanas, calles o un edificio de oficinas. En la actualidad, el código postal se ha ampliado a 11 dígitos, y cada ampliación añade una nueva capa de información y aumenta la precisión de la dirección. A medida que las máquinas se vuelven más sofisticadas con la precisión de la localización, el código postal desempeña un papel aún más importante para garantizar la entrega del correo sin necesidad de ninguna información escrita adicional.

¿Qué importancia tienen los códigos postales para las empresas?

Los códigos postales no son sólo números que identifican una ubicación. Se han convertido en identificadores sociales que dan información sobre la demografía de los habitantes de una determinada región. Las empresas utilizan los códigos postales como importantes estructuras de datos que les proporcionan una representación visual de su audiencia. Con esta información, las empresas toman importantes decisiones de marketing, como el cierre o la apertura de tiendas, el lanzamiento de nuevos productos o servicios y el giro de los datos de ventas a las regiones. Los códigos postales son PODEROSOS y como tal, es necesario para cualquier negocio tener códigos postales VÁLIDOS y PRECISOS.

Los códigos postales incompletos e inválidos son el mayor reto para la calidad de los datos

En una época en la que las empresas obtienen datos de múltiples fuentes, los datos de las direcciones suelen ser defectuosos, incompletos o no válidos. La introducción de datos por parte de las personas es a menudo la causa de los errores, las erratas, los signos de puntuación, los códigos postales erróneos o mal escritos, etc. Por no hablar de que algunas personas también pueden introducir direcciones falsas haciendo que sus datos sean inexactos e inválidos. Por lo tanto, es importante que las organizaciones verifiquen su fuente de datos de direcciones para asegurarse de que disponen de información completa para el análisis estadístico.

Además de los datos falsos o incompletos, la mayoría de los códigos de dirección están plagados de letras o signos de puntuación que no tienen ninguna utilidad en el código. Estos problemas, aunque aparentemente menores, se convierten en grandes cuellos de botella para las empresas cuando intentan utilizar sus datos para el análisis. Los datos erróneos también conducen a un análisis erróneo: ¡imagina las consecuencias de tomar una decisión empresarial basada en datos erróneos!

Si bien los datos defectuosos son un reto crítico, otro problema importante es el de las direcciones que no se ajustan al código de direcciones del USPS. Esto significa que las empresas están almacenando y utilizando datos de direcciones que pueden no ser válidos y cuya autenticidad tampoco se verifica, dejando a la empresa en riesgo legal, financiero y operativo.

Verificación y validación de direcciones con códigos postales

Para dar sentido a los datos brutos de las direcciones, hay que verificarlos y validarlos con una base de datos gubernamental de direcciones, como la de USPS. Esta verificación y validación se realiza a través de un cotejo de datos en el que primero se perfilan los datos de la dirección de la organización para encontrar errores, se limpian para corregirlos y luego se cotejan con la base de datos de USPS para verificar y validar la dirección.

Una vez que sus datos de direcciones se validan con la base de datos de USPS, las empresas pueden estar seguras de la exactitud y validez de sus datos, lo que a su vez les ayuda a obtener análisis en los que pueden confiar.

Solución de verificación de la dirección postal y del código postal

Existen docenas de soluciones de verificación de direcciones, pero la mayoría de ellas se limitan a cotejar las direcciones con una base de datos de direcciones fiable (normalmente una base de datos gubernamental). Estas soluciones requieren que las empresas tengan ya datos limpios y válidos, lo que puede ser una hazaña difícil de conseguir si se tienen millones de filas de datos. Sería imposible resolver las erratas, los errores de puntuación y otros muchos problemas mediante métodos manuales.

Aquí es donde se necesita una solución completa de calidad de datos.

¿Cómo ayuda DataMatch Enterprise con los datos de los códigos postales?

DataMatch Enterprise es una solución completa de calidad de datos que tiene la verificación de direcciones como parte importante de su proceso de calidad de datos.

Primero se perfila una fuente de datos para detectar problemas como:

  • Errores tipográficos, abreviaturas y mayúsculas/minúsculas (Nueva York escrito como NewYark)
  • Errores de puntuación y de caracteres no imprimibles (90210 escrito como ZIP-902-10)
  • Problemas de campos inválidos y nulos, como códigos postales incompletos

El usuario puede fijar los datos y normalizarlos durante la fase de elaboración de perfiles. Una vez depurados estos datos, el usuario puede optar por la concordancia de datos, que ayuda a:

  • Cotejar los campos de la fuente dedatos de direcciones para detectar registros duplicados dentro de la fuente de datos o con otra fuente de datos. Aquí se verifican las direcciones hasta el ZIP+4 o los datos geocodificados.
  • Cotejar los datos de su dirección con una base de datos fiable (como la de USPS) para verificar y validar la dirección garantizando que cumple con el Sistema de Apoyo a la Precisión de la Codificación (CASS).
  • Una vez validada esta dirección, la empresa puede utilizar los datos con plena confianza en su exactitud.

Como la mayoría de las direcciones no tienen un ZIP+4, DataMatch Enterprise puede añadir el ZIP+4 a las direcciones verificadas. Esto ayuda a la empresa a disponer de datos precisos que pueden utilizar para múltiples fines, como la entrega, el análisis y mucho más.

El uso de un software de solución completa de calidad de datos como DataMatch Enterprise puede ayudar a su empresa a garantizar que sus datos de direcciones estén limpios, sean precisos, estén actualizados y sean válidos. Esto es extremadamente importante para garantizar un mejor servicio al cliente y reducir los costes de correo devuelto, al tiempo que se mejora la eficiencia operativa.

Data Ladder ayuda a las organizaciones a limpiar y estandarizar los datos de las direcciones, a deduplicarlos y a obtener una única fuente de verdad. Póngase en contacto con nosotros para ver cómo podemos ayudar a su empresa a ser operativamente eficiente con los datos.

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