Vos agents bancaires ou vos agents d’assurance comparent-ils encore manuellement des feuilles de calcul pour donner un sens aux données ? Les entrées de journal manuelles font-elles encore partie de votre flux de travail ? Il n’est pas rare de voir des comptables, des agents de crédit et des agents d’assurance s’enterrer derrière des piles de documents imprimés ou des feuilles de calcul Excel, passant au crible des montagnes de données pour rechercher des informations, identifier des erreurs ou rapprocher des éléments.
Le plus grand défi du rapprochement des transactions est donc le temps et l’effort humain nécessaires à son traitement, en particulier lorsque les comptes du grand livre sont constitués de millions de lignes et de colonnes qui doivent être rapprochées d’autres sources de données pour être pertinentes et substantielles.
Le temps et les efforts ne sont toutefois qu’une partie du problème – il existe des risques réels associés au processus manuel qui mettent en jeu la réputation de votre organisation.
Impact de l’effort manuel sur l’exactitude
Le rapprochement des données transactionnelles est une tâche fastidieuse et onéreuse, qui ne garantit pas l’exactitude et la précision. Un enregistrement omis, une faute d’orthographe, un numéro en double, un chiffre incorrect sont des exemples qui ont un impact majeur.
Les documents bancaires, les factures, les cartes de crédit, les fiches bancaires, les informations sur les clients sont des données confidentielles qui ne laissent pas de place aux erreurs. Le défi est encore plus grand lorsque votre personnel doit traiter des données ERP ou des données provenant de plusieurs silos. Les suppositions, l’omission délibérée ou indélibérée de faits, la négligence sont inévitables lorsqu’on est confronté à une telle pression et à une telle surcharge de travail.
Un rapport de l’IMA qui a interrogé 751 professionnels de la finance
a conclu que :
- En moyenne, il faut sept jours pour achever la procédure de clôture.
- Deux tiers des personnes interrogées ont déclaré qu’elles s’appuient fortement sur des feuilles de calcul, ce qui augmente le temps consacré aux états financiers ainsi que le risque de résultats inexacts.
Malgré les risques associés à l’effort manuel, il s’agit toujours d’une méthode prévalente de rapprochement et de réconciliation des transactions dans les organisations financières – simplement parce que la transition vers l’automatisation est lente et souvent compromise.
Problèmes liés à la gestion d’un volume de travail élevé
Les relations de type « un à plusieurs » ou « plusieurs à plusieurs » entre les ensembles de données doivent souvent être rapprochées, mais le fait de devoir le faire manuellement peut entraîner de fausses hypothèses et des erreurs individuelles. Avec un volume de travail important, des délais et un soutien limités, le personnel travaillant sur ces éléments de données peut être submergé, négligeant ainsi des points de données cruciaux. Cela ouvre littéralement la porte à des entrées manquées et à des erreurs de données financières coûteuses.
Une charge de travail excessive peut également amener les employés à être négligents, à ignorer des éléments peu clairs, à faire des hypothèses erronées sur des ensembles de données, ce qui entraîne finalement des retards, des erreurs et bien d’autres problèmes substantiels.
Épuisement des employés et rétention des talents
Si ceux qui choisissent la comptabilité le font pour l’amour des chiffres, ils tombent dans le piège des tâches manuelles répétitives. Appariement de feuilles de calcul qui ont la priorité sur d’autres tâches de résolution de problèmes.
En outre, les tâches répétitives empêchent les employés d’ajouter de la valeur et de la pensée critique aux processus, ce qu’ils devraient idéalement faire. Au lieu de cela, ils passent la plupart de leur temps à donner un sens aux données, la tête enfouie derrière des montagnes de paperasse.
Le résultat ? Ils ne sont plus satisfaits de leur travail. L’organisation doit à nouveau se concentrer sur le recrutement, la formation et la rétention des employés.
Tous ces problèmes pourraient être considérablement réduits grâce à l’utilisation de logiciels de transactions automatisées.
Avantages de l’utilisation d’un logiciel de rapprochement automatique des transactions
Que vous le reconnaissiez ou non, votre organisation devra un jour investir dans des systèmes et des processus automatisés. Le processus de rapprochement des soldes des grands livres, la mise en correspondance des entités avec d’autres entités, les transactions financières à plusieurs endroits sont des tâches fastidieuses qui font intervenir des systèmes et des sources disparates.
Voici comment une solution d’automatisation peut vous aider :
Assure l’exactitude
Il est impossible pour un être humain de vérifier, d’identifier et de garantir une exactitude à 100 % sur plusieurs couches de données. Il y aura toujours des erreurs. Un logiciel automatisé garantit la précision car il utilise une logique prédéfinie basée sur le système pour effectuer automatiquement la correspondance. Vous n’avez pas besoin de passer manuellement en revue des volumes de données.
Respecter les délais de clôture
Évitez la pression de dernière minute d’un délai de clôture. Réduisez le travail manuel fastidieux, raccourcissez vos délais de clôture et donnez à vos employés une chance de respirer. La solution logicielle ne prendra que quelques minutes pour effectuer un rapprochement de transactions qui prendrait des jours de pression constante à vos employés.
Intégration avec vos sources de données
Un bon logiciel de rapprochement des transactions vous permettra d’intégrer automatiquement vos informations dans le logiciel afin que vous puissiez effectuer le rapprochement des transactions sans avoir à passer d’un fichier ou d’une feuille à l’autre. Vous n’avez même pas besoin de copier/coller ou d’importer manuellement le fichier. Il suffit d’intégrer la base de données au logiciel et de laisser ce dernier effectuer le profilage, les concaténations ou la normalisation des données en fonction de normes définies par l’utilisateur.
Automatiser l’appariement
Faites correspondre un nombre illimité de lignes de données ou plusieurs ensembles de données grâce à un processus régi par des règles qui vous permet d’automatiser le rapprochement financier de gros volumes en temps réel. L’intégration de votre base de données au logiciel permet une mise en correspondance instantanée et en temps réel, ce qui garantit une correspondance instantanée et précise des données.
Lisez cet article pour en savoir plus sur les logiciels et les solutions de mise en correspondance.
Supprimer les redondances et les erreurs
Il y a de fortes chances que vos informations de contact soient réparties entre plusieurs sources de données, ce qui peut entraîner des redondances et des doublons. Si la saisie manuelle est encore un processus dans votre organisation, le risque d’erreur humaine augmente. Le logiciel de rapprochement des transactions vous permettra également d’identifier les doublons et de fournir une source unique de vérité (voir l’article du blog ici).
Réduire les risques
Comme nous l’avons mentionné plus haut, le plus grand défi que pose le rapprochement manuel des transactions est le risque d’erreur, de négligence, d’inexactitude, d’ensembles de données incomplets ou non structurés. Réduisez les risques en laissant le logiciel identifier et traiter les différences, les doublons, les redondances et tout autre problème de qualité des données.
À l’heure où le monde évolue vers un paysage numérique, il n’est plus conseillé à votre institut financier de s’appuyer sur les méthodes de rapprochement traditionnelles. Votre volume de données augmentera de manière exponentielle, tout comme vos sources de données, surtout si d’autres départements de votre organisation intègrent des canaux numériques dans le cadre d’une initiative globale de transformation numérique. Au milieu de tout cela, si vos comptables doivent encore faire correspondre manuellement des gigaoctets de données, votre organisation risque de perdre des revenus, des talents, voire des parts de marché.
Chez Data Ladder, nous avons travaillé avec un certain nombre d’institutions financières qui sont passées de processus manuels à l’utilisation de notre logiciel de rapprochement des transactions.
Voici une étude de cas intéressante.
Lamb Financial Group – Étude de cas
Lamb Financial Group est l’un des courtiers d’assurance dont la croissance est la plus rapide du pays. Il fournit des services financiers exclusivement à des organismes à but non lucratif et à des organisations de services sociaux dans tout le pays. L’entreprise s’efforce de trouver les assurances dont ont besoin les organisations caritatives locales qui s’attaquent à certains des problèmes les plus difficiles de la société. Basée à New York, l’organisation travaille avec des assureurs spécialisés dans les organisations à but non lucratif et les organismes de bienfaisance, et propose des assurances contre les accidents du travail, les risques divers, la responsabilité professionnelle, les biens, l’automobile, les administrateurs et les dirigeants, la santé collective et l’invalidité.
Situation de l’entreprise
L’organisation devait extrapoler des données provenant de différentes sources. Avec de légères différences dans le champ clé, ils devaient réduire la quantité de nettoyage des données et gagner du temps avec le nettoyage des données. La précision étant un élément essentiel de leur activité, le maintien d’un niveau élevé de normalisation était également très important pour l’organisation. Il était essentiel de pouvoir disposer d’un outil logiciel de données capable de combler le fossé en rapprochant les différences avec toutes les données combinées et en reliant les enregistrements entre eux avec précision.
Notre solution
DataMatch Enterprise™ était une solution de nettoyage et de rapprochement des données plus facile pour l’organisation. Ils ont pu utiliser rapidement notre fonction Wordsmith™, qui est un outil de normalisation permettant de créer des paramètres de bibliothèque personnalisés. Cette option de standardisation ainsi que les fonctions de correspondance et de nettoyage ont fait de DataMatch Enterprise un élément important de leur processus d’importation de nouvelles données dans leur CRM.
Avantages de l’utilisation de DataMatch Enterprise de Data Ladder
La trousse d’outils de nettoyage et de rapprochement de Data Ladder a permis à l’entreprise de faire plus avec moins de supervision, optimisant ainsi son flux de travail de plusieurs heures chaque semaine. Cela leur est particulièrement utile lorsqu’ils traitent de gros volumes de données de réconciliation.
En utilisant notre système DataMatch Enterprise comme outil de rapprochement des transactions, vous pouvez.. :
- Économisez sur le travail manuel
- Effectuer une comparaison par lot ou en temps réel
- Établissez le profil de vos données pour identifier les champs à problèmes
- Standardiser les données pour assurer la cohérence
- Intégrer plusieurs bases de données dans le logiciel (Quickbooks, Excel, etc.)
- Effectuer des rapprochements de gros volumes de données entre les sources de données
- Assurer l’exactitude et la précision des rapports
Pour les organisations financières, les données ne sont pas seulement un carburant, c’est une bouée de sauvetage. Il n’y a pas de place pour les erreurs, les compromis en matière de précision ou de convivialité. Pourtant, les processus manuels sont la principale cause de rapports inexacts, d’informations clients non concordantes et de nombreux autres problèmes de qualité. À l’ère du numérique, une société financière ne peut plus s’appuyer sur des processus manuels. La rapidité, la précision et le temps de réponse instantané sont les nouvelles exigences.
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avec nos spécialistes pour voir comment notre outil de rapprochement des données peut vous aider en matière de rapprochement des comptes et des transactions.
