Courrier non distribuable : Parfois, ce n’est pas la faute de Postes Canada

Ce n’est pas parce que votre entreprise pense que vos adresses sont valides que votre courrier peut être distribué. Une adresse supposée valide ne signifie pas à 100% qu’elle est correcte et tout ce problème de courrier non distribuable peut coûter cher à votre entreprise. Donc, si vous avez une entreprise qui doit envoyer du courrier ou des colis, surtout fréquemment et/ou en grand nombre, ce post est pour vous.

Problème de données d’adresses de mauvaise qualité

Tout d’abord, définissons le scénario. Postes Canada dessert environ 15,1 millions d’adresses professionnelles et personnelles. [En 2017, le volume total de tous les types de courrier était de 8,4 milliards de pièces. [2] C’est
milliards de dollars.
Attendez, ce problème devient plus délicat. D’après une étude de ComFree, 28 % des propriétaires canadiens ont envie de déménager tous les cinq ans, et parmi les autres, 14 % déménagent chaque année. [3] Nous supposons que les entreprises déménagent moins souvent, mais il faut ajouter les entreprises qui démarrent ou échouent en un an et les personnes qui ne vivent pas dans des maisons comme les habitants d’appartements. Vous voyez ce que je veux dire, ça fait beaucoup de déplacements.
Il n’existe pas de données sur le coût du courrier non distribuable pour l’économie canadienne, mais dans le Sud, c’est une autre histoire. Le bureau de l’inspecteur général de l’USPS définit le courrier non distribuable comme « un courrier qui n’atteint pas son destinataire parce que l’adresse est incorrecte, incomplète ou illisible. »[4] Il coûte 1,5 milliard de dollars par an à l’USPS et 20 milliards de dollars à l’ensemble du secteur postal aux États-Unis. [5] Aïe.

Sources des données sales dans les adresses

Votre courrier peut être marqué « non distribuable » ou « retour à l’expéditeur » pour diverses raisons. Postes Canada identifie ces 5 premiers :

1. Espaces manquants
2. Numéros d’unité/de maison manquants
3. Noms de rue mal orthographiés
4. Le destinataire est passé à autre chose
5. Rezonage et nouveaux codes postaux

Il existe cependant une autre source importante de ces données désormais sales, les humains, ce qui est prévisible. Il se peut que l’on vous ait donné des informations totalement erronées, que vous les ayez mal entendues, copiées ou mal lues, que vous les ayez mal saisies dans votre système. Les possibilités de développer de mauvaises données sont infinies.

L’impact des adresses incorrectes sur les entreprises et les consommateurs

1. Vos clients reçoivent le bon courrier en temps voulu, à chaque fois. Cela renforce leur confiance en vous et consolide votre marque. Une plus grande confiance se traduit facilement par des ventes répétées.
2. Il est particulièrement important d’avoir la bonne adresse si vous avez une entreprise qui fonctionne par abonnement. Pour être rentable, l’ensemble de votre modèle économique repose sur une base de clients en constante augmentation.
3. Vous pouvez réduire, voire éliminer, les coûts d’impression, de traitement et d’affranchissement inutiles. N’oublions pas que vous risquez également de perdre l’ensemble de votre colis et de devoir assumer le coût des stocks perdus. Tout cela améliorera votre retour sur investissement.
4. Logiquement, peu de courriers non distribuables et retournés. Nettoyer votre base de données et la maintenir propre n’empêchera pas tous les courriers non distribuables, mais cela fera une grande différence.
5. Vos clients et les personnes chargées d’envoyer ce courrier seront beaucoup moins frustrés en permanence. De plus, votre équipe du service clientèle aura moins de clients en colère.
6. Si vous continuez à envoyer des factures et à recevoir des chèques, cela raccourcira également votre processus de gestion des créances.
7. Postes Canada offre même à votre entreprise de meilleurs tarifs postaux si votre score de validation d’adresse est de 95 % ou plus !

Options de vérification de l’adresse

Heureusement, votre entreprise a des options. Il existe de nombreux outils sur le marché pour vérifier les données d’adresse. Tout dépend de vos besoins, et vous obtenez vraiment ce pour quoi vous payez. Pour certaines très petites bases de données, il existe quelques sites web où vous pouvez accéder à des outils gratuits. Cependant, lorsque vous avez des dizaines ou des centaines de milliers d’adresses, ces outils ne fonctionnent pas du tout.
Lorsque vous cherchez le bon outil de vérification d’adresse, voici quelques questions essentielles à poser :

1. Peut-il traiter un nombre illimité d’enregistrements ?
2. Vous avez besoin d’une solution sécurisée sur site, et pas seulement d’un site web sur lequel vous importez vos données ?
3. Fonctionne-t-il avec les systèmes de USPS (CASS) ou de Postes Canada (SERP) ?
4. Vos données d’adresses propres peuvent-elles être stockées dans différents formats ?
5. Cet outil peut-il vérifier l’existence physique des adresses et comparer les correspondances avec les adresses livrables ?

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[1] https://www.cbc.ca/news/canada/canada-post-mail-volume-costs-and-other-quick-facts-1.2459693
[2] https://www.statista.com/topics/4190/canada-post-corporation/ & https://www.canadapost.ca/assets/pdf/aboutus/financialreports/2017_ar_complete_en.pdf
[3] http://blog.comfree.com/2012/09/26/how-often-do-canadians-move/
[4] https://www.uspsoig.gov/blog/undeliverable-addressed-costs-more-you-think
[5] https://www.uspsoig.gov/blog/undeliverable-addressed-costs-more-you-think