Principes de base de la validation des adresses – Comment valider les données d’adresse d’une liste de diffusion ?

Les données relatives aux adresses postales de vos clients ressemblent-elles à ceci ?

Si la ville, l’État, le numéro de rue et les voies ne sont pas corrects, votre adresse ne peut être validée. Mais qu’est-ce que la validation d’adresse exactement, pourquoi est-elle importante et comment la faire ? Nous vous aidons à comprendre les principes de base de la validation d’adresse.

Qu’est-ce que la validation d’adresse ?

La validation d’adresse est le processus qui consiste à vérifier une adresse physique pour s’assurer qu’elle existe dans les registres postaux officiels pour une zone donnée. La plupart du temps, les adresses ne seront pas validées parce que les données de l’adresse sont soit :

Incomplet : Comme dans l’exemple ci-dessus, certains champs ne contiennent pas de données d’état.

Imprécis : Un nom de zone mal orthographié peut rendre difficile la validation d’une adresse.

Non-existante/vacante : Une adresse qui est marquée vacante ou qui n’est pas enregistrée.

Malheureusement, les données d’adresses sont l’un des problèmes de données les plus complexes qui coûtent aux entreprises des centaines de milliers de dollars en retours de courrier, en pertes de marchandises, en mécontentement des clients et en réputation de la marque.

Cela dit, il n’est pas impossible de résoudre les données d’adresse. Cela peut se faire en trois étapes, et la bonne nouvelle est que vous pouvez effectuer ces trois étapes à l’aide d’un logiciel de validation d’adresses comme DataMatch Enterprise.

1. Nettoyage d’adresses : Nettoyez les données d’adresse désordonnées.
2. Déduplication des données : Supprimez les doublons de vos enregistrements de données.
3. Validation USPS : Faire correspondre les données propres avec le registre postal de l’USPS ou de toute autre autorité.

Discutons-en en détail.

Qu’est-ce que le nettoyage d’adresse ?

Une analogie simple serait celle d’un chirurgien se frottant les mains avant de pratiquer une opération. Lorsque vous préparez des données d’adresses pour une liste de diffusion, vous devez les épurer, c’est-à-dire éliminer toutes les erreurs, incohérences et problèmes de formatage.

Lenettoyage d’adresses est un processus fastidieux qui ne peut être pris à la légère. Cela ne peut pas être fait manuellement, vous devrez donc utiliser un puissant outil de nettoyage d’adresses qui vous permettra de le faire :

Établissez le profil de vos données d’adresses : La plupart des problèmes liés aux données d’adresses sont sous-jacents, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas faciles à détecter. Par exemple, un signe de ponctuation inutile entre deux alphabets est un phénomène courant, mais il n’est pas détecté par les tableurs ou les systèmes de gestion de la relation client. C’est pourquoi vous avez besoin du profilage des données, une fonction qui vous permet d’identifier les erreurs dans vos données d’adresse.

Regardez l’image ci-dessous.

Vous pouvez profiler vos données d’adresse pour déterminer les rangées de données invalides, comme les noms de ville incorrects, ou pour connaître le nombre de rangées comportant des lettres dans le code postal. Ce niveau de détail du profilage vous aide à évaluer la qualité de vos données et vous permet de prendre des décisions éclairées.

Il existe 20 autres modèles et règles de gestion que vous pouvez utiliser pour plonger en profondeur dans vos données d’adresses et obtenir des détails que vous n’auriez pas pu voir.

Nettoyez vos données : Maintenant que vous pouvez voir les problèmes de vos données, vous pouvez commencer à les nettoyer. Cette partie est facile. Vous pouvez nettoyer les données en corrigeant les problèmes de formatage, en supprimant les espaces, en ajustant les lettres et les chiffres. Vous pouvez même remplacer toutes les orthographes incorrectes par les bonnes en utilisant un dictionnaire de localisation.

Déduplication des données : Il y a de fortes chances que vos données soient dupliquées. Vous avez plusieurs adresses de la même entité et cela fait des années que ces données n’ont pas été mises à jour. Avant de commencer le processus de validation, il est important de déduire l’ensemble de vos données pour vous assurer que vous ne validez pas des adresses obsolètes – ce serait une perte de temps et d’efforts.

Lorsque vous avez terminé ce nettoyage des données, vous pouvez alors procéder à la validation de votre liste de diffusion.

Comment valider une adresse postale avec USPS ?

La validation de l’adresse n’est que la dernière étape et c’est la plus facile. La partie la plus difficile a été le nettoyage des données, afin de s’assurer que vous n’ayez pas à gérer des données désordonnées et dupliquées.

Si vous utilisez un logiciel de validation d’adresse, vous accéderez à un module qui fera correspondre vos données d’adresse à l’adresse postale standard de l’USPS ou de toute autre autorité. Il n’y a que deux étapes dans ce processus :

Faites correspondre vos données : Lorsque vos données sont nettoyées, elles peuvent maintenant être validées avec une base de données gouvernementale. DataMatch Enterprise dispose d’un module spécial de vérification et de normalisation des adresses qui vous permet de faire correspondre vos données avec la base de données de l’USPS. Avec plus de 50 champs, vous pouvez établir une correspondance jusqu’au code postal + 5.

Obtenir une valeur de retour : Lorsque vous validez des données d’adresse, vous devez renvoyer une valeur basée sur le statut de l’adresse fournie par l’enregistrement gouvernemental. Certaines de ces valeurs sont :

1. Adresse non valide : L’adresse n’est pas validée parce qu’elle est fausse ou qu’elle n’existe pas.
2. Code postal non valide : Le code postal ne correspond pas à la région. Cela se produit souvent lorsque les gens tapent des codes postaux faux ou erronés.
3. Code d’État non valide : Même problème que pour le code postal.
4. Ville non valide : Si vous avez de graves problèmes d’orthographe, comme dans les données ci-dessus, vous obtiendrez une ville non valide lors de la comparaison avec l’USPS.
5. Adresse non trouvée : Elle n’est peut-être pas invalide, mais elle n’est peut-être plus utilisée. Par exemple, un bâtiment ou une maison qui a pu être démoli.
6. Réponses multiples : Plusieurs possibilités pour une même adresse. Cela arrive rarement, mais si c’est le cas, il y a de fortes chances que vos données d’adresse soient dupliquées.
7. Réponse par défaut (Informations manquantes – Numéro d’identification, ou Numéro d’identification non valide) : Si aucune information n’est fournie, par exemple, les lignes qui n’ont pas de code postal, une réponse invalide ou d’information manquante est renvoyée.

Grâce à cette classification, vous êtes maintenant mieux à même d’écarter les adresses fausses ou inexistantes et de créer une liste de diffusion qui ne contient aucune erreur. Objectif atteint !

Comprendre les défis complexes de la validation des adresses

Un outil de validation d’adresse ne peut pas tout faire. Vous devrez garantir l’intégrité de votre liste de diffusion en appliquant certaines bonnes pratiques en matière de qualité des données. Il s’agit notamment de :

1. Réduire les erreurs de saisie : La plupart des erreurs que vous voyez dans l’exemple ci-dessus sont le résultat d’erreurs humaines. Si les clients remplissent le formulaire de données d’adresse, vous devrez mettre en place des contrôles, par exemple en les laissant choisir dans une liste de villes au lieu de l’écrire manuellement. Si les membres de votre équipe ou des fournisseurs tiers remplissent ces données, vous devrez les former aux principes de base de la saisie de données. Plus vous vous concentrerez sur la réduction des erreurs de saisie, plus il sera facile de gérer la partie nettoyage par la suite.

Informations erronées : C’est peut-être la partie la plus délicate des données d’adresse. Il n’y a que peu de choses que vous pouvez faire avec un logiciel. Si elle peut régler les problèmes structurels, elle ne peut pas régler les problèmes de contexte. Ainsi, si l’adresse est correcte, mais que l’utilisateur a indiqué un mauvais nom de rue ou de maison, le logiciel ne peut pas le détecter. Certaines entreprises vérifient ces données par rapport à un ensemble d’adresses réelles, ce qui signifie qu’elles se connectent à un fournisseur de données local spécialisé dans l’atténuation des fraudes. Ces sociétés vérifient les données par rapport aux factures de services publics, aux relevés bancaires, aux cartes d’identité ou aux permis de conduire. Une fois encore, la vérification de l’USPS élimine une grande partie de ces adresses, de sorte que vous n’avez pas vraiment besoin d’un service supplémentaire.

Donner la priorité à la qualité des données : La qualité des données est une activité permanente. Il ne peut être accompli en une seule fois ou en une seule séance. Vous aurez toujours besoin de listes d’adresses et tant que votre entreprise sera fonctionnelle, vous recevrez toujours de nouvelles données chaque jour. Il n’est donc pas vraiment judicieux de considérer la qualité des données comme un objectif ponctuel. Vous aurez également besoin d’une mise en œuvre en temps réel du nettoyage et de la déduplication des données si vous traitez des données transactionnelles.

Pourquoi devez-vous vous soucier de l’intégrité des données d’adresses et des listes de diffusion ?

Les données d’adresses ne servent pas uniquement à envoyer des bulletins d’information mensuels ou des magazines promotionnels. Il s’agit de bien d’autres choses. Il joue un rôle crucial dans :

Intelligence économique : Vous voulez développer l’entreprise ? Ouvrir un nouveau magasin ou lancer un nouveau service ? Ou pourquoi ne pas créer des campagnes locales ciblées ? Vous aurez besoin de données d’adresse précises. Sans ces données, vous ne ferez que viser dans le noir. Aujourd’hui, avec la possibilité d’obtenir des données sociales et comportementales, cela pourrait vous donner une idée très claire de la démographie de vos clients, de leurs préférences et de leurs attentes vis-à-vis d’une marque.

Logistique : Vous devez effectuer des livraisons ? Il est évident que ce modèle économique repose sur des données précises.

Commerce électronique : Les détaillants sont ceux qui ont le plus à faire avec les données d’adresses et les listes de diffusion. Ce sont également elles qui souffrent le plus de l’impossibilité de se faire une idée précise de la démographie de leurs clients lorsqu’elles disposent de mauvaises données d’adresses. Si vous êtes dans le commerce en ligne et que vous expédiez des marchandises dans le monde entier, les données relatives aux adresses physiques sont littéralement une bouée de sauvetage.

Réduction des coûts : Corrigez vos données d’adresse et réduisez les coûts de retour de courrier et les frais de réapprovisionnement. Les experts du secteur ont montré que le seul coût opérationnel du courrier non distribuable varie entre 1 et 3 dollars.

Source : MailingSystemsTechnology

Règlement : Yep. De mauvaises données d’adresse peuvent également causer des problèmes de réglementation. Lorsqu’un courrier est retourné, l’expéditeur est tenu de prendre les mesures suivantes :

• L’expéditeur a la possibilité, une seule fois, de renvoyer le courrier avant de signaler que le détenteur du titre est « perdu ».
• si le dossier ne peut être mis à jour dans un délai déterminé (de quelques jours à trois mois), l’entreprise est tenue d’envoyer le nom et le SSN du destinataire à un tiers pour tenter d’obtenir une mise à jour de l’adresse.

Tout cela demande beaucoup de temps et d’efforts, car à l’ère moderne, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre des clients, de subir des dépenses inutiles et d’avoir des problèmes avec la loi. Pour vous épargner tout cela, il est préférable de nettoyer vos données et de privilégier leur intégrité avant tout.

Conclusion

La validation des adresses n’est pas une tâche facile et nécessite une stratégie de qualité. Vous devrez investir dans une solution qui peut vous aider à nettoyer, déduire et réparer les mauvaises données. Si la validation des adresses pose des problèmes, il existe aussi des solutions viables que vous pouvez utiliser. La seule question que vous devez vous poser est de savoir si votre organisation est prête à donner la priorité à la validation des adresses dans le cadre d’un objectif de gestion des données.

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